Можно ли возместить работнику суточные расходы без отметок в загранпаспорте?

Работник был командирован в страну с визовым режимом. Но у него в загранпаспорте не поставлены отметки Госпогранслужбы о въезде и выезде. Можно ли такому работнику возместить суточные расходы на основании приказа о командировке?

Возместить суточные работнику вы можете (если самим предприятием не установлен запрет для их возмещения в такой ситуации). Но эту сумму придется обложить НДФЛ как допблаго, полученное работником (пп. "г" пп. 164.2.17 Налогового кодекса, далее – НК; см. ОИР, категория 103.17).

А вот включить сумму суточных в налоговые расходы – не получится. Дело в том, что общая сумма суточных при командировках в страны с визовым режимом определяется по датам в приказе о командировке и по отметкам Госпогранслужбы в загранпаспорте командированного (или в заменяющем его документе). Если же таких отметок не будет, то в расходы сумма суточных не включается (пп. 140.1.7 НК).

Заметим, что пограничная служба не обязана проставлять отметки в загранпаспортах всем пересекающим границу или спрашивать: «Кто здесь командированный? Нужна отметка в паспорте?» Человек должен лично обратиться с просьбой, чтобы ему поставили отметку в паспорте. Это предусмотрено п. 1 ч. 3. ст. 12 Закона от 05.11.09 г. № 1710-VI «О пограничном контроле». Поэтому советуем закрепить такое требование в локальном документе предприятия, с которым ознакомить всех работников. Например, это можно указать в Положении о командировках. Тогда ваш работник не забудет попросить пограничников поставить отметку в паспорте. А вам не придется с него удерживать НДФЛ и вы сможете включить сумму суточных в налоговые расходы.