Розрахунки із підзвітними особами: облік

Розглянемо порядок відображення в податковому і бухгалтерському обліку підзвітних сум.

Бухгалтерський облік

Для обліку підзвітних сум застосовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом цього субрахунка відображається видача грошей під звіт, а за кредитом – суми затверджених витрат і суми повернених підзвітним особам коштів (Інструкція, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291). Операції відображаються такими проведеннями:

- видача грошей під звіт: Дт 372 – Кт 30 «Готівка», 31 «Рахунки в банках»;

- повернення підзвітною особою невитрачених коштів: Дт 30 – Кт 372.

Якщо підзвітною особою за дорученням підприємства придбавалися матеріальні цінності (послуги, роботи), тоді робляться такі проведення:

- оприбуткування матеріальних цінностей: Дт 20 «Виробничі запаси», 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети», 281 «Товари на складі» – Кт 372;

- списання на витрати вартості придбаних підзвітною особою робіт, послуг: Дт 23 «Виробництво», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності» – Кт 372.

Податок на прибуток

Облік за податком на прибуток ведеться за правилами бухгалтерського обліку. Різниці не виникають.

ПДФО

Сума виданих під звіт коштів не є доходом фізособи і не підлягає обкладенню ПДФО (пп. 165.1.11 Податкового кодексу, далі – ПК). Але тільки в тому випадку, якщо підзвітна особа після виконання доручення відзвітує про витрати і поверне до бухгалтерії невитрачений залишок (за наявності) у законодавчо встановлені строки (докладніше див. на с. 27 цього номера). Якщо ж строк повернення невитрачених підзвітних грошей бу-де порушено, тоді цю суму треба включити до місячного оподатковуваного доходу фізособи та обкласти ПДФО (пп. 164.2.11 ПК).

Ставка ПДФО визначається згідно з п. 167.1 ПК і становить 15 % (20 %). Крім того, відповідно до п. 164.5 ПК застосовується підвищувальний коефіцієнт, який у 2015 році для ставки ПДФО 15 % становить 1,17647, а для ставки 20 % – 1,25.

Податковим агентом підзвітної особи є підприємство, що видало їй кошти під звіт (пп. 170.9.1 ПК). Утримати суму ПДФО потрібно з оподатковуваного доходу за місяць, у якому не були повернені підзвітні кошти. Якщо сума доходу не дозволяє відразу утримати всю суму ПДФО, тоді утримання розтягується на наступні місяці. А якщо працівник звільняється, то ПДФО потрібно утримати з доходу, який виплачується при остаточному розрахунку з таким працівником. Якщо ж такого доходу недостатньо, тоді працівник повинен подати декларацію про доходи і самостійно сплатити ПДФО до бюджету після закінчення податкового року

ЄСВ

Нагадаємо, що базою обкладення ЄСВ є сума нарахованої заробітної плати, включаючи основну і додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, винагорода за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI). Неповернена вчасно сума підзвітних коштів не входить до складу зазначених виплат, а отже, не обкладається ЄСВ.

Військовий збір

Об'єктом обкладення військовим збором є суми всіх оподатковуваних доходів фізособи, отриманих як в Україні, так і за її межами (ст. 163, пп. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК). Отже, із доходу працівника у вигляді несвоєчасно повернених підзвітних суми слід утримати військовий збір. Ставка збору становить 1,5 %.

Приклад

20.05.15 р. працівникові підприємства були видані під звіт кошти на придбання ТМЦ у сумі 9 500 грн. Працівник 21.05.15 р. подав Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і підтвердні документи (корінець до прибутково-касового ордера, видаткова та податкова накладні) на суму купівлі 8 400 грн. (у т. ч. ПДВ – 1 400 грн.). Залишок у сумі 1 100 грн. працівником був повернений 29.05.15 р.

(грн.)