Оформлення прибуткових і видаткових касових ордерів

Згідно з п. 23 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Положення № 148) касові операції оформляються такими документами, як:

• прибуткові касові ордери (далі – ПКО);
• видаткові касові ордери (далі – ВКО);
• видаткові відомості;
• документи за операціями, які здійснюються із застосуванням електронних платіжних засобів (наприклад, квитанція термінала);
• інші касові документи, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки.

Також до касових документів відносяться розрахункові документи (визначення див. у ст. 2 Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»), зокрема чек РРО, товарний чек (п. 24 Положення № 148).

Згідно з п. 23 Положення № 148 касові документи можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі. При цьому електронні касові документи оформляються згідно з вимогами законодавства про електронний документообіг і при наявності сертифіката відкритого/посиленого ключа, що дозволяє накласти на документ електронний цифровий підпис (кваліфікований цифровий підпис) під час обміну документами з контрагентом (п. 23 Положення № 148).

Однак не завжди можна оформити касові документи в електронному вигляді. Наприклад, якщо скласти ПКО в електронній формі, то неможливо видати особі, яка сплатила гроші, оригінал відривної частини ордера – квитанції. Відсутність оригіналу платіжного документа в даній ситуації призведе до штрафу для підприємства такої особи – у розмірі сплаченої суми готівки (згідно зі ст. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» (далі – Указ № 436)).

Також при оформленні касових документів слід пам'ятати, що: