Новорічні подарунки коштом підприємства: відображаємо в обліку

Із цієї статті ви дізнаєтеся: як задокументувати та відобразити на рахунках бухобліку видачу новорічних подарунків працівникам підприємства та їхнім дітям, а також іншим фізособам-непрацівникам.

Наближається Новий рік, і підприємства починають планувати забезпечення подарунками працівників, їхніх дітей тощо. Тож як правильно робити добрі справі, щоб напередодні новорічних свят і працівники відчували, що працюють на вдячного роботодавця, і бухгалтери були впевнені у своїх облікових діях? Розпочнемо із прописної бухгалтерської істини, яка є актуальною і для обліку новорічних витрат: факт здійснення передноворічних витрат, а також їх зв’язок із госпдіяльністю підприємства мають бути підтверджені документально.

Оформлюємо придбання та надання подарунків

Підставою для здійснення господарських операцій, що підлягають відображенню в бухгалтерському обліку, є розпорядчі документи керівництва.

Тож для закупівлі новорічних подарунків насамперед оформлюється наказ керівника по підприємству. Тут прописуються всі суттєві вимоги щодо порядку закупівлі та видачі подарунків, зокрема визначається відповідальна особа, вартісна межа подарунків, місце закупівлі подарунків і порядок їх видачі тощо (див. зразок 1).

________

* Для закупівлі подарунків доцільно скласти кошторис (на підставі переліку подарунків, їх кількості та вартості). До речі, у 2017 році подарунок, що не обкладається ПДФО та військовим збором, у розрахунку на місяць коштує 800 грн. Докладніше про це – див. у консультації «Новорічні подарунки та корпоративи: ПДФО, ЄСВ».
** Доцільно скласти окремий список на дітей згідно з копіями свідоцтв про народження дітей (або копіями паспортів). До якого віку особа вважається дитиною, визначено ст. 6 Сімейного кодексу – до 18 років. При цьому підприємство може самостійно встановити обмеження на вік дітей, яким видаватимуться подарунки.

.

На підприємстві працює лише директор: чи потрібен наказ про надання новорічних подарунків?

Складати чи не складати розпорядчий документ не залежить від того, скільки працівників трудиться на підприємстві. Адже відповiдно до внутрiшнiх нормативних та статутних документів підприємства повноваження щодо видання наказiв закрiплюються за керiвником пiдприємства. Тож у будь-якому разі видавати наказ потрібно – це буде додатковим підтвердженням зв’язку понесених витрат із госпдіяльністю.

Звісно, у нашій ситуації має бути дещо інше формулювання розпорядчої частини наказу (наприклад: «1. Скласти список усіх працівників підприємства та їхніх дітей, яким станом до 01.01.18 р. не виповниться 18 років...»). А контроль за його виконанням покладається на директора.

Первинним документом, що підтверджує закупівлю подарунків за безготівковим розрахунком, буде банківська виписка з рахунка. Якщо мав місце готівковий розрахунок, довірена на купівлю подарунків особа надає авансовий звіт, до якого додає накладні, касові або товарні чеки, квитанції тощо.

Роздача подарунків здійснюється за відомістю згідно із затвердженим списком під підпис працівників, де зазначаються П. І. Б. працівників (із зазначенням реєстраційного номера облікової картки платника податків) та їх дітей, число, місяць та рік народження дітей.

У разі потреби можна також зазначати і реєстраційний номер облікової картки платника податків – дитини, якщо такий є (тоді оподаткування вартості подарунків для працівників та дітей здійснюватиметься окремо – див. у консультації «Новорічні подарунки та корпоративи: ПДФО, ЄСВ») (див. зразок 2).

Зразок 2

Після роздачі подарунків оформлюється акт на списання подарунків (довільної форми на підставі відомості).

Відображаємо на рахунках бухобліку

Придбані подарунки доцільно оприбуткувати на субрахунок 209 «Інші матеріали» за первісною вартістю, яка формується з таких витрат (п. 9 П(С)БО 9 «Запаси»):

• сум, сплачених постачальнику (продавцю) згідно з договором, за вирахуванням ПДВ;
• транспортно-заготівельних витрат.

Далі треба визначитися зі статусом подарунка: чи можна його вважати заохоченням у складі зарплати, чи розцінювати як додаткове благо, надане працівнику?

Додаткове благо — це кошти, матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, котрі виплачуються (надаються) платнику податку податковим агентом, якщо такий дохід не є зарплатою та не пов’язаний із виконанням обов’язків трудового найму чи не є винагородою за цивільно-правовими договорами (угодами), укладеними з таким платником податку (пп. 14.1.47 Податкового кодексу, далі – ПК).

Тож якщо подарунок надається за результатами роботи чи за високі показники в роботі, він буде пов’язаний із виконанням трудових обов’язків і підпадатиме під визначення зарплати. А додатковим благом може бути дарунок, надання якого не передбачено колективним або трудовим договором та який надається як разова допомога чи благо.

У нашій ситуації працівникам надають подарунки як додаткове благо, тобто його надання жодним чином не пов’язане з виконанням трудових обов’язків і не передбачене колдоговором.

Оскільки такий дохід працівника у вигляді подарунків можна персоніфікувати, то його слід провести через субрахунок 663 «Розрахунки за іншими виплатами», на якому обліковують виплати, що не належать до фонду оплати праці. Це дає можливість провести нарахування й утримання ПДФО та військового збору (далі – ВЗ). Отже:

• нарахування такого доходу відобразиться проведенням Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» (або 96 «Інші витрати» – якщо підприємство використовує Спрощений план рахунків) – Кт 663. Датою витрат є звітний період, в якому вони були здійснені (дата, зазначена в актах на списання подарунків) (п. 7 П(С)БО 16 «Витрати»);
• видача подарунків працівникам та їхнім дітям – Дт 663 – Кт 209.

Важливо: оскільки нарахування (надання) працівникам доходу у вигляді подарунка, що має негрошову форму, здійснюється за рахунок власних коштів роботодавця, саме він як податковий агент своїм коштом може за бажанням сплатити ПДФО та ВЗ із вартості подарунка, перерахувавши їх суму до відповідного бюджету. Тому в Дт 949 буде сума, що перевищує облікову вартість подарунка, оскільки на цей рахунок у цьому разі доцільно списати й нарахування ПДФО та ВЗ. Також на Дт 949 нарахують податкові зобов’язання з ПДВ згідно з п. 185.1 ПК (див. приклад нижче).

Однак на практиці найчастіше ПДФО та ВЗ із вартості наданого працівникам подарунка сплачують за рахунок їх зарплати. Відповідно на рахунках бухобліку таке утримання відображають записами: Дт 661 – Кт 641/ПДФО, 641/ВЗ.

Зазначимо: бухгалтерського доходу (на рахунках 7-го класу) в разі безоплатної роздачі новорічних презентів не виникає в принципі. Адже не виконуються критерії його визнання – у результаті такої операції не збільшуються економічні вигоди підприємства (п. 5, 8 П(С)БО 15 «Дохід»).

Усі бухгалтерські проведення та розрахунки, пов’язані з наданням подарунка, покажемо на умовному прикладі.

Приклад
У грудні 2017 року роботодавець (платник єдиного податку четвертої групи, платник ПДВ) надав працівникам подарунки в негрошовій формі. Зокрема, Куриленку Петру Івановичу видано два подарунки: один (планшет) — для нього, вартістю 1 500 грн. (без ПДВ), другий (новорічний подарунковий набір цукерок) — для його дитини, вартістю 200 грн. (без ПДВ). Базою оподаткування буде сукупна вартість подарунків (працівника та його дитини), зменшена на 800 грн. Суму ПДФО та ВЗ включено до інших витрат операційної діяльності, тобто сплачуються за рахунок підприємства (Дт 949).

Бухгалтерський облік буде таким.

(грн.)

Подарунки непрацівникам підприємства (власникам земельних паїв)

Придбання та видача подарунків непрацівникам підприємства (власникам земельних паїв) оформляється за аналогічним порядком, наведеним вище.

Чи потрібно із фізособами-непрацівниками підприємства оформляти договори дарування?

Вважаємо, що цього робити не потрібно. Адже з позиції обкладення ПДФО та ВЗ подарунок непрацівнику – це його додаткове благо (пп. 14.1.47 ПК) без жодних умов. Виключенням є, хіба що, дарунок у вигляді нерухомого майна, оскільки воно підлягає держреєстрації речових прав, а також транспортних засобів, щодо яких обов’язкова державна реєстрація.

А для бухобліку розрахунків із такими фізособами застосовуватиметься рахунок 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» (замість субрахунка 663). Зокрема, слід формувати такі проведення:

• Дт 949 – Кт 377 – на суму доходу фізособи в розмірі облікової вартості подарунка;
• Дт 377 – Кт 641/ПДФО (641/ВЗ) – на суму належних податків та зборів з одночасним списанням на витрати, тобто Дт 949 – Кт 377 (з одночасним списанням на витрати, тобто Дт 949 – Кт 377 – якщо зазначені податки сплачує підприємство власним коштом);
• Дт 377 – Кт 209 – на облікову вартість виданого фізособі подарунка;
• Дт 949 – Кт 641/ПДВ – у сумі податкового зобов’язання з ПДВ згідно з п. 198.5 ПК.

Висновки

1. Для належного документування операцій із придбання та видачі новорічних подарунків потрібні: списки фізосіб та їхніх дітей згідно з копіями свідоцтв про народження дітей (або копіями паспортів);. кошторис витрат на придбання подарунків (слід зазначити перелік і кількість подарунків, які будуть роздаватися); відповідний наказ керівника про закупівлю та роздачу подарунків у зв’язку зі святами; відповідні документи, які підтверджують понесені витрати на придбання подарунків (прибуткові накладні, авансові звіти, довіреності, товарні та касові чеки тощо); відомість на видачу подарунків із підписами отримувачів; акт на списання розданих подарунків (його може скласти постійно діюча комісія підприємства на списання ТМЦ).

2. Для відображення операцій з новорічними подарунками застосовують такі рахунки бухобліку: 209 – для обліку наявності та руху подарункових наборів; 663 – для бухгалтерського відображення розрахунків із працівниками за виданими подарунками; 377 – для відображення операцій із подарунками для непрацівників підприємства; 949 – для обліку всіх витрат, пов’язаних із наданням подарунків.

Також читайте: «Новорічні подарунки та корпоративи: обкладення ПДВ та податком на прибуток»