Власні кошти витрачені на потреби підприємства: що з ПДФО

У чому полягає проблема: працівник підприємства витратив свої гроші, діючи від імені підприємства. Наприклад, купив стільці, відремонтував службову машину. Потім йому відшкодували здійснені витрати. Податківці вважають, що сума відшкодування – це дохід працівника, який треба обкладати ПДФО. Це означає, що працівник отримає на руки грошей менше, ніж витратив. У статті ми з'ясуємо, чи обгрунтовані вимоги податківців, чи є інша точка зору і що робити на практиці.

Чим допоможе рішення: ми навели аргументи на захист необкладення ПДФО суми відшкодування працівникові та запропонували альтернативні варіанти виходу із ситуації.

У процесі господарської діяльності підприємства можуть виникати ситуації, коли працівники придбавають товари, роботи, послуги на свої гроші, а потім підприємство компенсує їм ці витрати.

Чому працівники купують на свої гроші, а не на гроші, видані їм під звіт? Ситуації можуть бути різні. Наприклад, випадково (за вигідною ціною, на виставці, при розпродажу) працівник придбав пару естетичних стільців в офіс на заміну старих, поламаних.

Або інша, досить розповсюджена, ситуація. У водія підприємства в дорозі зламалася машина. Якщо не зробити терміновий ремонт, вантаж не буде доставлений у строк. Ні підприємство, ні водій не припускали поломки, тому водій не отримав під звіт суму на непередбачені витрати. У результаті водій оплатив за свій кошт ремонт на СТО (припустимо, 1 000 грн.), узяв підтвердні документи (акт виконаних робіт, квитанцію про оплату). А після повернення на підприємство склав авансовий звіт (за встановленою формою, згідно з Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841). Керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість цих витрат і затвердив авансовий звіт. Бухгалтер відобразив у бухобліку визнане зобов'язання підприємства перед підзвітною особою за кредитом субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особам» (як рекомендує чинити в подібних випадках Мінфін у листі від 01.12.16 р. № 31-11170-16-29/34246). Потім підзвітній особі (водієві) відшкодували витрати – 1 000 грн.

Здавалося б, тут усе звично і зрозуміло. Проте з'явилося дивне роз'яснення від ДФС...