Купе для двох: чи будуть податкові наслідки?

Два працівники підприємства були направлені у відрядження. Залізничні квитки в один бік отримувалися підприємством за безготівковим розрахунком. Квитки у зворотний бік працівники купували на свої гроші та з дозволу керівника викупили купе на 4 місця. Чи має право підприємство компенсувати працівникам витрати на зворотний проїзд у повному розмірі, не вважаючи при цьому вартість двох «зайвих» квитків їх оподатковуваним доходом?

Так, підприємство може компенсувати відрядженим працівникам повну вартість зворотного проїзду і не обкладати ПДФО і військовим збором вартість «зайвих» квитків. Проте при цьому повинні бути дотримані певні умови.

По-перше, витрати на проїзд повинні бути підтверджені документально. Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу (далі – ПК) не вважаються доходом працівника витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і по місцю відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті), за наявності підтвердних документів, які засвідчують вартість цих витрат. Це можуть бути транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його наявність передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту.

Такі проїзні документи оформляються відповідно до п. 2.34 розд. 2 Правил перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу і пошти залізничним транспортом України, затверджених наказом Мінтрансу від 27.12.06 р. № 1196 (далі – Правила № 1196). При цьому, згідно з п. 2.26 розд. 2 Правил № 1196, за бажанням пасажира (пасажирів) і наявності вільних місць можна викупити окреме купе в купейному вагоні для проїзду одного, двох або трьох пасажирів.

Завважимо, що поїздка одного пасажира в окремому купе оформляється одним проїзним документом, а поїздка двох (і більше) пасажирів – різними проїзними документами на кожне місце із зазначенням прізвища та імені пасажира. Тобто в нашому випадку в авансовому звіті кожного відрядженого працівника повинні бути зазначені по два проїзних квитки, оформлені на його ім'я.

По-друге, у внутрішньому документі підприємства (наприклад, у Положенні про відрядження) рекомендуємо передбачити випадки, коли відрядженим працівникам дозволяється проїзд в умовах «підвищеної комфортності». Якщо ж таких застережень Положення не містить, тоді рекомендуємо передбачити дозвіл на комфортний проїзд працівників у наказі на відрядження. Або ж після повернення з відрядження працівники можуть додати до авансового звіту пояснювальну записку, у якій пояснити, чому виникла необхідність у придбанні «зайвих» квитків. А керівник повинен затвердити такі звіти.

У противному разі вартість «зайвих» квитків, доданих до авансового звіту, може розглядатися як додаткове благо для працівників з обкладенням ПДФО і військовим збором.

Завважимо, що ДФС не заперечує проти «безподаткового» відшкодування відрядженому працівникові витрат на проїзд у купе на два місця вагону «СВ», а також у таксі – за умови дотримання вимог, установлених п. 170.9 ПК (див. Індивідуальну податкову консультацію від 01.09.17 р. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).