Як ураховувати витрати відрядженого працівника на оплату камери схову?

Повернувшись із відрядження по Україні, працівник склав авансовий звіт (далі – Звіт), у якому у складі витрат на відрядження зазначив витрати, пов'язані зі зберіганням багажу в камері схову будівлі залізничного вокзалу. Витрати були підтверджені відповідними квитанціями.

Чи вважаються такі витрати витратами на відрядження?

Витрати на камеру схову не вважаються витратами на відрядження в розумінні норми абзацу другого пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу (далі – ПК). Але їх сума може бути врахована у складі добових. Пояснимо докладніше.

Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПК витрати на відрядження поділяються на дві групи. Це витрати, які:

• повинні бути підтверджені документально;
• не потребують документального підтвердження, але обмежені законодавчо визначеною сумою (у 2017 році – 320 грн. на кожний день відрядження по Україні) Це так звані добові витрати – на харчування та фінансування інших особистих потреб фізособи.

При цьому в переліку документально підтверджених витрат на відрядження, суми яких не підлягають обкладенню ПДФО та військовим збором, витрат на зберігання багажу немає. Водночас там значаться витрати на перевезення багажу.

Проте зберігання і перевезення багажу – це не одне й те саме. Наприклад, при перевезенні багаж здається не до камери схову на вокзалі, а до багажного відділення поїзда. Це оформляється спеціальним перевізним документом – багажною квитанцією (Правила перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу і пошти залізничним транспортом України, затверджені наказом Мінтрансу від 27.12.06 р. № 1196).

Як бачимо, витрати на зберігання багажу, підтверджені квитанціями камери схову, не можна вважати витратами на перевезення багажу. І, відповідно, їх не можна вважати «неоподатковуваними» витратами на відрядження в розумінні абзацу другого пп. «а» пп. 170.9.1 ПК.

Водночас якщо відряджений працівник зберігатиме в камері схову свої особисті речі, то витрати на таке зберігання можна вважати витратами на фінансування його особистих потреб. А отже, їх слід зарахувати до складу добових витрат. Такі витрати, як уже наголошувалося вище, не вимагають документального підтвердження для їх необкладення ПДФО та військовим збором.

Якщо ж витрати на послуги камери схову будуть відшкодовані працівникові на підставі поданих ним квитанцій, тоді сума відшкодування повинна бути визнана додатковим благом працівника (пп. «г» пп. 164.2.17 ПК). Ця сума стає для працівника доходом, який на загальних підставах обкладається ПДФО за ставкою 18 % (п. 167.1 ПК) і військовим збором за ставкою 1,5 % (п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК). Сплатити податки до бюджету потрібно до або одночасно з виплатою коменсації (пп. 168.1.2 ПК), або не пізніше 30-го числа місяця, що настає за місяцем, у якому був затверджений Звіт (пп. 168.1.5 ПК).

Чи можуть витрати на зберігання багажу не бути особистими витратами працівника?

Уважаємо, що в деяких випадках – можуть.

Припустимо, за дорученням керівника працівник перевозить у відрядженні цінності, що належать підприємству. У цьому випадку він діє від імені підприємства. Тому вартість послуг зберігання, відображена у Звіті та компенсована працівникові, не може вважатися його доходом. А отже, не обкладатиметься ПДФО та військовим збором.

Наприклад, працівник відряджається до трьох населених пунктів. І в період перебування в першому (другому) пункті призначення він змушений зберігати в камері схову рекламну продукцію, призначену для перевезення до другого (третього) пункту.

Рекомендуємо передбачити можливість подібних витрат у завданні (наказі) на відрядження ще до від'їзду працівника у відрядження. У цьому випадку якщо працівникові гроші на відрядження:

• видавали – то частину з них можна вважати авансом на відрядження, а частину – отриманими під звіт на господарські (виробничі) цілі, на витрати, пов'язані з виконанням деяких цивільно-правових дій (у цьому випадку на оплату послуг камери схову). У цьому випадку Звіт підтверджує, у якій сумі та на які цілі працівник витратив видані йому гроші;
• не видавали – тоді Звіт служитиме підставою для виплати відшкодування працівникові (свої особисті кошти він витратив на відрядження або на виконання цивільно-правових дій, тобто оплатив витрати підприємства).

А що робити, коли домовленості про додаткові витрати напередодні відрядження не було? Тоді працівник може написати і додати до Звіту пояснювальну записку із зазначенням причин, чому він був вимушений скористатися камерою схову. Після затвердження такого Звіту керівником бухгалтерія зобов'язана визнати такі витрати витратами підприємства і компенсувати їх працівникові.

Завважимо, що для цілей податку на прибуток витрати на камеру схову, які відшкодовуються працівникові, відображаються так само, як і в бухобліку. Тобто незалежно від того, чиї це витрати (особисті витрати працівника чи витрати підприємства), їх сума включається до складу відповідних витрат звітного періоду і зменшує об'єкт обкладення податком на прибуток.