Как учитывать расходы командированного работника на оплату камеры хранения?

Вернувшись из командировки по Украине, работник составил авансовый отчет (далее – Отчет), в котором в составе командировочных расходов указал расходы, связанные с хранением багажа в камере хранения здания железнодорожного вокзала. Расходы были подтверждены соответствующими квитанциями.

Считаются ли такие расходы командировочными?

Расходы на камеру хранения не считаются командировочными расходами в понимании нормы абзаца второго пп. «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса (далее – НК). Но их сумма может быть учтена в составе суточных. Поясним подробнее.

Согласно пп. «а» пп. 170.9.1 НК командировочные расходы делятся на две группы. Это расходы, которые:

• должны быть подтверждены документально;
• не требуют документального подтверждения, но ограничены законодательно определенной суммой (в 2017 году – 320 грн. на каждый день командировки по Украине). Это так называемые суточные расходы – на питание и финансирование прочих личных нужд физлица.

При этом в перечне документально подтвержденных командировочных расходов, суммы которых не подлежат обложению НДФЛ и военным сбором, расходов на хранение багажа нет. В то же время там значатся расходы на перевозку багажа.

Однако хранение и перевозка багажа – это не одно и то же. Например, при перевозке багаж сдается не в камеру хранения на вокзале, а в багажное отделение поезда. Это оформляется специальным перевозочным документом – багажной квитанцией (Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденные приказом Минтранса от 27.12.06 г. № 1196).

Как видим, расходы на хранение багажа, подтвержденные квитанциями камеры хранения, нельзя считать расходами на перевозку багажа. И соответственно их нельзя считать командировочными «необлагаемыми» расходами в понимании абзаца второго пп. «а» пп. 170.9.1 НК.

В то же время, если командированный работник будет хранить в камере хранения свои личные вещи, то расходы на такое хранение можно считать расходами на финансирование его личных потребностей. А значит, их следует причислить к составу суточных расходов. Такие расходы, как уже отмечалось выше, не требуют документального подтверждения для их необложения НДФЛ и военным сбором.

Если же расходы на услуги камеры хранения будут возмещены работнику на основании представленных им квитанций, тогда сумма возмещения должна быть признана дополнительным благом работника (пп. «г» пп. 164.2.17 НК). Эта сумма становится для работника доходом, который на общих основаниях облагается НДФЛ по ставке 18 % (п. 167.1 НК) и военным сбором по ставке 1,5 % (п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НК). Уплатить налоги в бюджет нужно до/или одновременно с выплатой компенсации (пп. 168.1.2 НК) либо не позднее 30-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был утвержден Отчет (пп. 168.1.5 НК).

Могут ли расходы на хранение багажа не являться личными расходами работника?

Считаем, что в некоторых случаях – могут.

Допустим, по поручению руководителя работник перевозит в командировке ценности, принадлежащие предприятию. В этом случае он действует от лица предприятия. Поэтому стоимость услуг хранения, отраженная в Отчете и компенсированная работнику, не может считаться его доходом. А значит, не будет облагаться НДФЛ и военным сбором.

Например, работник командирован в три населенных пункта. И в период пребывания в первом (втором) пункте назначения он вынужден хранить в камере хранения рекламную продукцию, предназначенную для перевозки во второй (третий) пункт.

Рекомендуем предусмотреть возможность подобных расходов в командировочном задании (приказе) еще до отъезда работника в командировку. В этом случае если работнику деньги на командировку:

• выдавали – то часть из них можно считать авансом на командировку, а часть – полученными под отчет на хозяйственные (производственные) цели, на расходы, связанные с выполнением некоторых гражданско-правовых действий (в данном случае на оплату услуг камеры хранения). В этом случае Отчет подтверждает, в какой сумме и на какие цели работник потратил выданные ему деньги;
• не выдавали – тогда Отчет будет служить основанием для выплаты возмещения работнику (свои личные средства он израсходовал на командировку или на выполнение гражданско-правовых действий, то есть оплатил расходы предприятия).

А как поступить, если договоренности о дополнительных расходах накануне командировки не было? Тогда работник может написать и приложить к Отчету объяснительную записку – с указанием причин, почему он был вынужден воспользоваться камерой хранения. После утверждения такого Отчета руководителем бухгалтерия обязана признать такие расходы расходами предприятия и компенсировать их работнику.

Отметим, что для целей налога на прибыль расходы на камеру хранения, которые возмещаются работнику, отражаются так же, как и в бухучете. То есть независимо от того, чьи это траты (личные расходы работника или расходы предприятия), их сумма включается в состав соответствующих расходов отчетного периода и уменьшает объект обложения налогом на прибыль.