Перевірки управління Держпраці: дії директора підприємства

Читати за темою:

Спецпроєкт «Захист бізнесу: судова практика»

Штрафи управління Держпраці можуть бути зменшені, про що свідчить проєкт Закону від 03.10.19 р. № 1233. Так, юридичні та фізичні особи, які є платниками єдиного податку першої –третьої груп, звільняються від штрафів за перше порушення трудового законодавства, тоді як платники податків на загальній системі будуть одразу притягнуті до відповідальності. Незважаючи на суттєве пом’якшення відповідальності підприємців, деякі розміри штрафів залишаються доволі значними. Тому керівнику підприємства потрібно знати послідовність дій, які зменшать ризик притягнення його до відповідальності за порушення трудового законодавства.

Дії керівника до початку інспекційного відвідування

Дії керівника підприємства під час перевірки управління Держпраці можна поділити на такі етапи:

• підготовка до можливої перевірки з трудових питань;
• безпосередні дії під час самої перевірки;
• оскарження результатів перевірки та подання заперечень на акт інспекційного відвідування.

Отже, насамперед керівник підприємства має організувати виробничий процес так, щоб його можна було зупинити без шкоди для виробництва на певний період, наприклад на час проведення інспекційного відвідування. Це може знадобитися, зокрема, у разі проведення інспекційного відвідування протягом декількох днів. Оскільки наймані працівники, не оформлені належним чином, не зможуть бути задіяні у виробничих процесах до завершення інспекційного відвідування, треба зробити так, щоб вони за вказівкою керівника підприємства могли залишити його територію, причому іншим шляхом, ніж через центральний вхід, через який входитиме інспектор управління Держпраці.

Якщо зупинка роботи підприємства є нереальною, керівник має подбати про можливість її зупинення до кінця робочого дня. Тоді в день початку інспекційного відвідування головний бухгалтер підприємства за вказівкою керівника подає до контролюючого органу повідомлення про прийняття на роботу всіх працівників (які працювали без належного оформлення). На ранок наступного дня всі ці працівники можуть бути допущені до роботи на законних правових підставах, що може бути навіть зафіксовано інспекторами праці. Єдиним ризиком для підприємства може бути спілкування інспектора з найманим працівником наодинці та зізнання працівника в тому, що він працював на підприємстві і раніше.

Призначення уповноваженої особи на випадок відсутності керівника

Наголошуємо, що відповідно до абзацу першого п. 8 Порядку здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю, затвердженого постановою КМУ від 21.08.19 р. № 823, інспектор праці повідомляє про проведення інспекційного відвідування об’єкта відвідування або уповноважену ним посадову особу.

Оскільки директор не завжди може перебувати на робочому місці через відрядження, хворобу тощо, варто подбати про те, щоб на підприємстві залишилася особа, яка зможе керувати діями інших у разі проведення податкової перевірки або інспекційного відвідування.

Тобто керівнику підприємства рекомендується призначити особу, яка буде уповноваженою ним на отримання будь-яких документів від контролюючого органу, матиме право супроводжувати перевіряльників під час перевірки або інспекційного відвідування, буде наділена правом підпису офіційних документів: акта податкової перевірки, акта інспекційного відвідування.

Про уповноваження особи на вчинення певних дій директор видає наказ та доводить його до особового складу підприємства. Такий наказ варто розмістити в доступному для всіх працівників місці.

Отже, у разі наявності на підприємстві найманих працівників без належного оформлення такій уповноваженій особі доведеться пояснювати причини їх перебування на виробництві або вчиняти дії, спрямовані на їх приховання від інспекторів для уникнення штрафів управління Держпраці.

Перевірка повноважень інспектора управління Держпраці

Відповідно до п. 9 Порядку № 823 під час проведення інспекційного відвідування інспектор праці повинен пред’явити об’єкту відвідування або уповноваженій ним посадовій особі своє службове посвідчення. Тому другим етапом дій керівника підприємства є встановлення повноважень інспекторів праці перед початком інспекційного відвідування.

Зважаючи на неочікуваність таких заходів, керівник підприємства має ознайомитися попередньо з інформацією про можливість перевірки посвідчень інспекторів праці на офіційному сайті Держпраці. Офіційну інформацію про випущені посвідчення інспекторів праці можна дізнатися за посиланням. Для цього слід обрати відповідну область та перевірити номер посвідчення та його відповідність прізвищу, імені та по батькові інспектора.

Перевіряючи посвідчення, слід упевнитися, що інспектор праці має повноваження проводити інспекційне відвідування на території, на якій перебуває платник податків, та перевірити інформацію про орган, який видав документ. Якщо посвідчення інспектора праці міститиме розбіжності із зазначеним на офіційному сайті управління Держпраці або його не буде в реєстрі, якщо фото на документі не відповідатиме особі, яка прийшла проводити інспекційне відвідування, директор підприємства або уповноважена ним особа має право не допускати таку особу до проведення інспекційного відвідування, про що має бути складено відповідний акт про недопуск.

Водночас відповідно до п. 9 Порядку № 823 інспектор праці зобов’язаний надати копію відповідного направлення на проведення інспекційного відвідування та внести запис про його проведення до відповідного журналу реєстрації заходів державного нагляду (контролю) об’єкта відвідування (за його наявності) перед наданням акта для підпису. Такі дії здійснюються лише на вимогу платника податків або уповноваженої ним особи. Тому керівнику підприємства слід попросити інспектора про надання копії направлення на проведення інспекційного відвідування та перевірити відповідність даних підприємства, зазначених у ньому.

Розділення функцій головного офісу та виробничих об’єктів

Іноді інспектори праці мають на меті перевірити не лише правильність оформлення найманих працівників, а й умови їх праці, повноту виплати їм зарплати, наявність табелів обліку робочого часу та інших документів, які підприємство зобов’язане вести. Зважаючи що не завжди такі документи є в наявності та «під рукою», платник податків має право розділити процес виробництва та обліку. Документи щодо обліку найманих працівників, табелі робочого часу, лікарняні та інші документи за наказом керівника підприємства можуть знаходитися в головному офісі, а тому вони не можуть бути надані в той самий день інспекторові праці на його усну вимогу.

Водночас інспектор праці може звинуватити платника податків у перешкоджанні інспекційному відвідуванню, за що законом передбачено відповідальність.

Тож додатковою підставою відсутності документів у місці виробництва може бути укладання договору на відповідальне зберігання документів з адвокатом, адвокатським бюро або об’єднанням. Керівник підприємства має право укласти такий договір. Це захистить його від штрафів управління Держпраці за перешкоджання інспекційному відвідуванню, адже він може надати інспекторові праці копію такого договору та попросити час на витребування оригіналів документів.

Подальшими діями платника податків буде складення та направлення цінного листа з описом вкладення адвокату, в якого зберігаються оригінали документів, із проханням надати їх для пред’явлення контролюючому органу. Отримавши такого листа, адвокат може надіслати відповідь разом із додатками, які міститимуть оригінали документів.

Аналогічні дії можна здійснювати в разі різного місцезнаходження об’єкта виробництва та головного офісу платника податків. Таке листування може здійснюватися між ними з метою отримання законних правових підстав для підготовки та формування необхідного пакета документів.

У результаті зазначених дій інспектор праці не зможе притягнути платника податків до відповідальності за перешкоджання інспекційному відвідуванню. Водночас платник податків матиме декілька тижнів для коригування документів, їх збирання та приведення у відповідність до вимог чинного законодавства.

Наголошуємо, що вартість послуг адвоката з відповідального зберігання може регулюватися умовами договору. Договором може бути передбачено стягнення одноразової винагороди лише протягом шести місяців після завершення строку дії договору або сплати символічної суми, наприклад 100 грн, а решту суми — протягом шести місяців після завершення строку дії договору. Надалі сторони щороку можуть продовжувати строк дії договору без унесення додаткової оплати. У такому разі управління Держпраці не зможе посилатися на те, що такий договір є фіктивним, оскільки оплата за ним не здійснювалася.

Дії керівника підприємства з метою захисту від інспекційних відвідувань управління Держпраці:

Дії директора підприємства у разі завершення строку інспекційного відвідування

Загальна тривалість інспекційного відвідування не може перевищувати 10 робочих днів. У разі спроби проведення інспекційного відвідування поза межами цього строку директор підприємства має право не допустити інспектора праці на законних підставах, оскільки вимога щодо тривалості інспекційного відвідування застосовується до всіх платників податків без винятку і його строк не може бути продовжений.

Водночас директору підприємства необхідно врахувати, що п. 10 Порядку № 823 зазначає про те, що перебіг строку інспекційного відвідування починається з наступного дня після пред’явлення платником податків усіх необхідних документів та пояснень для проведення інспекційного відвідування. Тобто день пред’явлення інспектором праці направлення на проведення інспекційного відвідування та посвідчення не є днем початку перевірки в розумінні п. 10 Порядку № 823. Не є днем початку інспекційного відвідування і день пред’явлення платником податків документів контролюючому органу на його вимогу.

Виходячи з формулювання п. 10 Порядку № 823, офіційним днем початку інспекційного відвідування є день, що настає після дня надання платником податків не лише необхідних документів, але й «пояснень». Тож можна зробити висновок, що за відсутності пояснень платника податків інспекційне відвідування не почалося, як і не почався відлік його строку.

Водночас Порядок № 823 не містить інформації щодо переліку документів, після надання яких розпочинається відлік строку інспекційного відвідування, а лише передбачає право інспектора праці зажадати від платника податків будь-які документи, що підтверджують або спростовують порушення ним трудового законодавства. Проте директору слід урахувати, що Порядок № 823 передбачає, що відлік тривалості інспекційного відвідування починається з моменту надання не будь-яких документів, а «документів, необхідних для проведення інспекційного відвідування».

Порядок № 823 не містить також інформації, які саме мають бути пояснення: усні чи письмові, що надалі може призвести до непорозумінь між платником податків та контролюючим органом щодо початку відліку строку проведення інспекційного відвідування.

У зв’язку з цим директору слід здійснити аудіозапис усної вимоги інспектора праці, щоб мати доказ того, які саме документи від нього було затребувано, або попросити інспектора надати письмову вимогу, яка міститиме повний перелік документів, необхідних для початку проведення інспекційного відвідування. У разі надання документів, зазначених у письмовій вимозі, можна вважати, що інспектор праці має всі необхідні документи, щоб розпочати перевірку. Усні пояснення директора на запитання інспектора праці бажано також записати за допомогою мобільного телефону. Письмові пояснення слід подавати через канцелярію територіального управління Держпраці або передавати інспектору безпосередньо під розписку про отримання. У такому разі офіційною датою відліку початку інспекційного відвідування вважатиметься наступний робочий день.

Висновки. Перевірки Держпраці: що робити директору підприємства

Виходячи з аналізу вищезазначених обставин, для ефективності дій директора підприємства з метою захисту від штрафів управління Держпраці платникам податків радимо таке:

1. Стратегію захисту прав підприємства слід розробити задовго до проведення інспекційного відвідування.
2. Наявність на підприємстві навченої особи, яка знатиме порядок дій до початку та під час проведення інспекційного відвідування за відсутності директора підприємства, полегшить захист платника податків у разі проведення інспекційного відвідування.
3. Слід приділити увагу правильності відліку початку та завершення інспекційного відвідування, оскільки за недопуск до його проведення законодавством передбачено значний штраф.
4. Ненадання інспекторові управління Держпраці документів може бути розцінене як перешкоджання у проведенні інспекційного відвідування, за що платник податків буде притягнутий до фінансової відповідальності.
5. Слід скористатися договорами відповідального зберігання документів з адвокатом, щоб «виграти» додатковий час для підготовки документів до інспекційного відвідування.
6. Інформація про посвідчення інспекторів праці міститься на офіційному сайті управління Держпраці, а тому може бути перевірена до початку проведення інспекційного відвідування.