Проверки управления Гоструда: действия директора предприятия

Читать по теме:

Спецпроект «Захист бізнесу: судова практика»

Штрафы управления Гоструда могут быть уменьшены, о чем свидетельствует проект Закона от 03.10.19 г. № 1233. Так, юридические и физические лица, которые являются плательщиками единого налога первой – третьей групп, освобождаются от штрафов за первое нарушение трудового законодательства, тогда как налогоплательщики на общей системе будут сразу привлечены к ответственности. Несмотря на существенное смягчение ответственности предпринимателей, размеры штрафов остаются довольно значительными. Поэтому руководителю предприятия нужно знать последовательность действий, которые уменьшат риск привлечения его к ответственности за нарушение трудового законодательства.

Действия руководителя до начала инспекционного посещения

Действия руководителя предприятия при проведении проверки управления Гоструда можно разделить на следующие этапы:

• подготовка к возможной проверке по трудовым вопросам;
• непосредственные действия во время самой проверки;
• обжалование результатов проверки и подача возражений на акт инспекционного посещения.

Итак, руководитель предприятия прежде всего должен организовать производственный процесс таким образом, чтобы его можно было приостановить без ущерба для производства на определенный период, например на время проведения инспекционного посещения. Это может понадобиться, в частности, в случае проведения инспекционного посещения в течение нескольких дней. Поскольку наемные работники, не оформленные надлежащим образом, не смогут быть задействованы в производственных процессах до завершения инспекционного посещения, нужно сделать так, чтобы они по указанию руководителя предприятия могли покинуть его территорию, причем другим путем, нежели через центральный вход, через который будет входить инспектор управления Гоструда.

Если приостановка работы предприятия нереальна, руководитель должен позаботиться о возможности ее приостановки до конца рабочего дня. Тогда в день начала инспекционного посещения главный бухгалтер предприятия по указанию руководителя подает в контролирующий орган уведомление о приеме на работу всех работников (работавших без надлежащего оформления). На утро следующего дня все эти работники могут быть допущены к работе на законных правовых основаниях, что может быть даже зафиксировано инспекторами труда. Единственным риском для предприятия может быть общение инспектора с наемным работником наедине и признание работника в том, что он работал на предприятии и раньше.

Назначение уполномоченного лица на случай отсутствия руководителя

Обращаем внимание, что в соответствии с абзацем первым п. 8 Порядка осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденного постановлением КМУ от 21.08.19 г. № 823, инспектор труда уведомляет о проведении инспекционного посещения объект посещения или уполномоченное им должностное лицо.

Поскольку директор не всегда может находиться на рабочем месте в связи с командировкой, болезнью и т. п., стоит позаботиться о том, чтобы на предприятии остался работник, который сможет руководить действиями других при проведении налоговой проверки или инспекционного посещения.

То есть руководителю предприятия рекомендуется назначить лицо, которое будет уполномочено им на получение любых документов от контролирующего органа, будет иметь право сопровождать проверяющих при проверке или инспекционном посещении, будет наделено правом подписи официальных документов: акта налоговой проверки, акта инспекционного посещения.

О полномочиях лица на совершение определенных действий директор издает приказ и доводит его до личного состава предприятия. Такой приказ следует разместить в доступном для всех работников месте.

Таким образом, при наличии на предприятии наемных работников без надлежащего оформления такому уполномоченному лицу придется объяснять причины их пребывания на производстве или совершать действия, направленные на их сокрытие от инспекторов во избежание штрафов управления Гоструда.

Проверка полномочий инспектора управления Гоструда

В соответствии с п. 9 Порядка № 823 при проведении инспекционного посещения инспектор труда должен предъявить объекту посещения или уполномоченному им должностному лицу свое служебное удостоверение. Поэтому вторым этапом действий руководителя предприятия будет установление полномочий инспекторов труда перед началом инспекционного посещения.

Учитывая неожиданность таких мероприятий, руководитель предприятия должен ознакомиться заранее с информацией о возможности проверки удостоверений инспекторов труда на официальном сайте Гоструда. Официальную информацию о выпущенных удостоверениях инспекторов труда можно узнать по ссылке. Для этого следует выбрать соответствующую область и проверить номер удостоверения и его соответствие фамилии, имени и отчеству инспектора.

При проверке удостоверения следует удостовериться, что инспектор труда имеет полномочия проводить инспекционное посещение на территории, на которой находится налогоплательщик, и проверить информацию об органе, который выдал документ. Если удостоверение инспектора труда будет иметь расхождения с указанным на официальном сайте управления Гоструда или его не будет в реестре, если фотография на документе не будет соответствовать лицу, пришедшему проводить инспекционное посещение, директор предприятия или уполномоченное им лицо имеет право не допускать такое лицо к проведению инспекционного посещения, о чем должен быть составлен соответствующий акт о недопуске.

В то же время в соответствии с п. 9 Порядка № 823 инспектор труда обязан предоставить копию соответствующего направления на проведение инспекционного посещения и внести запись о его проведении в соответствующий журнал регистрации мероприятий государственного надзора (контроля) объекта посещения (при его наличии) перед предоставлением акта для подписи. Такие действия проводятся только по требованию налогоплательщика или уполномоченного им лица. Поэтому руководителю предприятия следует попросить инспектора о предоставлении копии направления на проведение инспекционного посещения и проверить соответствие данных предприятия, указанных в нем.

Разделение функций главного офиса и производственных объектов

Иногда инспекторы труда имеют целью проверить не только правильность оформления наемных работников, но и условия их труда, полноту выплаты им зарплаты, наличие табелей учета рабочего времени и других документов, которые предприятие обязано вести. Учитывая что не всегда такие документы есть в наличии и «под рукой», налогоплательщик имеет право разделить процесс производства и учета. Документы по учету наемных работников, табели рабочего времени, больничные и прочие документы по приказу руководителя предприятия могут находиться в голаовном офисе, и поэтому они не могут быть предъявлены в тот же день инспектору труда по его устному требованию.

В то же время инспектор труда может обвинить налогоплательщика в препятствии инспекционному посещению, за что законом предусмотрена ответственность.

Поэтому дополнительным основанием отсутствия документов в месте производства может быть заключение договора на ответственное хранение документов с адвокатом, адвокатским бюро или объединением. Руководитель предприятия имеет право заключить такой договор. Это защитит его от штрафов управления Гоструда за препятствие инспекционному посещению, ведь он может предоставить инспектору труда копию такого договора и попросить время на истребование оригиналов документов.

Дальнейшими действиями налогоплательщика будет составление и отправка ценного письма с описью вложения адвокату, у которого хранятся оригиналы документов, с просьбой предоставить их для предъявления контролирующему органу. Получив такое письмо, адвокат может отправить ответ вместе с приложениями, содержащими оригиналы документов.

Аналогичные действия можно совершить в случае различного местонахождения объекта производства и головного офиса налогоплательщика. Такая переписка может проводиться между ними в целях получения законных правовых оснований для подготовки и формирования необходимого пакета документов.

В результате указанных действий инспектор труда не сможет привлечь налогоплательщика к ответственности за препятствие инспекционному посещению. В то же время налогоплательщик будет иметь несколько недель для корректировки документов, их сбора и приведения в соответствие с требованиями действующего законодательства.

Заметим, что стоимость услуг адвоката по ответственному хранению может регулироваться условиями договора. Договором может быть предусмотрено взыскание единовременного вознаграждения только в течение шести месяцев после завершения срока действия договора или уплаты символической суммы, например 100 грн, а остальной суммы — в течение шести месяцев после завершения срока действия договора. В дальнейшем стороны ежегодно могут продлевать срок действия договора без дополнительной оплаты. В таком случае управление Гоструда не сможет ссылаться на то, что такой договор фиктивен, поскольку оплата по нему не проводилась.

Действия руководителя предприятия в целях защиты от инспекционных посещений управления Гоструда:

Действия директора предприятия в случае завершения срока инспекционного посещения

Общая продолжительность инспекционного посещения не может превышать 10 рабочих дней. В случае попытки проведения инспекционного посещения вне этого срока директор предприятия имеет право не допустить инспектора труда на законных основаниях, поскольку требование о продолжительности инспекционного посещения применяется ко всем налогоплательщикам без исключения и его срок не может быть продлен.

В то же время директору предприятия необходимо учесть, что в п. 10 Порядка № 823 сказано, что течение срока инспекционного посещения начинается со следующего дня после предъявления налогоплательщиком всех необходимых документов и объяснений для проведения инспекционного посещения. То есть день предъявления инспектором труда направления на проведение инспекционного посещения и удостоверения не считается днем начала проверки в понимании п. 10 Порядка № 823. Не считается днем начала инспекционного посещения и день предъявления налогоплательщиком документов контролирующему органу по его требованию.

Исходя из формулировки п. 10 Порядка № 823, официальным днем начала инспекционного посещения является день, следующий после дня предоставления налогоплательщиком не только необходимых документов, но и «объяснений». Поэтому можно сделать вывод, что при отсутствии объяснений налогоплательщика инспекционное посещение не началось, как и не начался отсчет его срока.

В то же время Порядок № 823 не содержит информации о перечне документов, после предоставления которых начинается отсчет срока инспекционного посещения, а лишь предусматривает право инспектора труда требовать от налогоплательщика любые документы, которые подтверждают или опровергают нарушение им трудового законодательства. Однако директору следует учесть, что Порядок № 823 предусматривает, что отсчет продолжительности инспекционного посещения начинается с момента предоставления не любых документов, а «документов, необходимых для проведения инспекционного посещения».

Порядок № 823 не содержит также информации, какими именно должны быть объяснения: устные или письменные, что в дальнейшем может привести к недоразумениям между налогоплательщиком и контролирующим органом по поводу начала отсчета срока проведения инспекционного посещения.

В связи с этим директору следует сделать аудиозапись устного требования инспектора труда, чтобы иметь доказательство того, какие именно документы от него были истребованы, или попросить инспектора предоставить письменное требование, которое будет содержать полный перечень документов, необходимых для начала проведения инспекционного посещения. В случае предоставления документов, указанных в письменном требовании, можно считать, что инспектор труда имеет все необходимые документы для начала проверки. Устные объяснения директора на вопросы инспектора труда желательно также записать с помощью мобильного телефона. Письменные объяснения следует подавать через канцелярию территориального управления Гоструда или передавать инспектору непосредственно под расписку о получении. В таком случае официальной датой отсчета начала инспекционного посещения будет считаться следующий рабочий день.

Выводы. Проверки Гоструда: что делать директору предприятия

Исходя из анализа вышеупомянутых обстоятельств, для эффективности действий директора предприятия в целях защиты от штрафов управления Гоструда налогоплательщикам советуем следующее:

1. Стратегию защиты прав предприятия нужно разработать задолго до проведения инспекционного посещения.
2. Наличие на предприятии обученного лица, которое будет знать порядок действий до начала и во время проведения инспекционного посещения при отсутствии директора предприятия, облегчит защиту налогоплательщика в случае проведения инспекционного посещения.
3. Следует уделить внимание правильности отсчета начала и завершения инспекционного посещения, поскольку за недопуск к его проведению законодательством предусмотрен значительный штраф.
4. Непредоставление инспектору управления Гоструда документов может быть расценено как препятствие в проведении инспекционного посещения, за что налогоплательщик будет привлечен к финансовой ответственности.
5. Следует воспользоваться договорами ответственного хранения документов с адвокатом, чтобы «выиграть» дополнительное время для подготовки документов к инспекционному посещению.
6. Информация об удостоверениях инспекторов труда содержится на официальном сайте управления Гоструда, и поэтому может быть проверена до начала проведения инспекционного посещения.