Нюанси підписання договорів: дві практичні ситуації

Питання, пов'язані з особливостями ведення договірної роботи на підприємстві, завжди актуальні. У цій консультації розглянемо дві розповсюджені ситуації з практики.

Ситуація 1
На підприємстві помінявся керівник, який підписував усі договори. ТОВ «Світло», в особі директора Петрова Є. Н., який діє на підставі статуту підприємства, уклало договір на постачання продукції з ТОВ «Тополя». Договір був укладений 1 лютого 2016 року строком на один рік. У квітні 2016 року в ТОВ «Світло» помінявся директор: Петров звільнився, на його місце був прийнятий Соколов. У зв'язку зі зміною директора були внесені зміни до Єдиного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань.

Запитання. Чи треба сторонам переукладати договір постачання або скласти додаткову угоду до нього?

Коротка відповідь. Ні, ніяких нових документів оформляти не потрібно. Підписаний колишнім директором договір продовжує діяти на тих самих умовах.

Аналіз ситуації

Як відомо, юрособа реалізує свої права та обов'язки через свої органи управління, що діють відповідно до статутних документів (ч. 1 ст. 92 Цивільного кодексу, далі – ЦК). Один із таких органів – директор підприємства.

При укладенні правочину від імені юрособи всі документи підписує конкретна людина, уповноважена на це установчими документами підприємства, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства (ч. 2 ст. 207 ЦК). Причому повноваження ці в нього повинні бути на момент укладення правочину.

Директор Петров представляв інтереси підприємства і виступав від його імені при укладенні договору з ТОВ «Тополя». Той факт, що директор звільнився, не робить його дії або підписаний ним договір недійсними. Жоден нормативний документ не вимагає переукладати договори при зміні осіб, які підписали договір.

Зрозуміло, що якщо договір укладено на тривалий строк, то протягом його дії директор у підприємства або його контрагента може помінятися не один раз. Це не привід влаштовувати таку саму «чехарду» і в документах (не потрібно кожного разу переукладати договір).

Наші рекомендації

Теорія – теорією, а на практиці через зміну керівництва між контрагентами можуть виникнути спори. Дамо декілька порад, як цього уникнути.

Підприємству, у якого змінився керівник. Рекомендуємо письмово повідомляти своїх контрагентів про зміну керівника. Адже цілком імовірно, що при виконанні договору виникне необхідність у підписанні додаткових договірних документів до договору (додатків, актів, додаткових угод). І контрагент помітить, що в цих документах фігурує вже інше прізвище. Це викличе в нього запитання. Повідомити контрагента можна в будь-якій зручній для вас формі: наприклад, відправити листа поштою (вручити через посильного).

Контрагентові підприємства, у якого змінився керівник. Припустимо, ви бачите, що договір від імені юридичної особи підписував один директор, а подальшу документацію (наприклад, акт приймання-передачі) підписує вже інший директор того ж підприємства. У цьому випадку радимо запитати в контрагента документи, що підтверджують повноваження нового директора (статут підприємства, протокол зборів засновників тощо). Також нагадаємо, що перевірити контрагента, у тому числі й на предмет того, хто є його керівником, ви можете на офіційному сайті Мін’юсту.

Ситуація 2
Чи потрібна віза головного бухгалтера на договорі. Головний бухгалтер підприємства не візує господарські договори (хоча всіма фінансовими питаннями на підприємстві займається саме головний бухгалтер).

Питання. Чи впливає відсутність візи головбуха на дійсність договору або на інші чинники діяльності підприємства?

Коротка відповідь. Ні, не впливає.

Аналіз ситуації

Віза головного бухгалтера не є обов'язковим реквізитом господарського договору. Згідно зі ст. 207 ЦК головне, щоб на договорі стояв підпис особи, уповноваженої на підписання договору від імені підприємства (статутом підприємства або довіреністю).

Разом з тим у візуванні договору головним бухгалтером зацікавлено саме підприємство, а також керівник підприємства, який уповноважений ставити свій підпис на договорі. Адже що, по суті, є ця віза? Вона засвідчує, що головний бухгалтер (або інша посадова особа підприємства, яке відповідає за фінансові питання) вивчив проект договору і його умови влаштовують підприємство з погляду бухгалтерського обліку та фінансів.

Приклад
Менеджер із постачання виробничої компанії ТОВ «Яструб» уклав договір купівлі-продажу, за яким купує витратні матеріали (папір) на суму 100 000 грн. Згідно з умовами договору покупець повинен оплатити товар протягом 5 робочих днів після його отримання, а в разі затримки оплати покупцеві загрожують солідні штрафні санкції. При укладенні договору менеджер не узгодив його умови з головним бухгалтером. Директор підприємства договір схвалив, товар був отриманий. На стадії оплати товару виявилось, що напередодні була проведена ще одна закупівля необхідної для виробництва сировини, у зв'язку із чим у найближчі 5 робочих днів у підприємства не буде можливості оплатити рахунок з купівлі паперу. Таким чином, підприємство прострочить оплату, що призведе до необхідності сплати штрафів.

Цієї вкрай неприємної ситуації можна було уникнути, якби договір купівлі-продажу паперу був узгоджений на етапі укладення з бухгалтерією (головним бухгалтером). У такому разі головний бухгалтер міг би порадити або відсунути на більш пізній строк дату відвантаження паперу (тоді змінилася б і дата оплати), або збільшити строк оплати (припустимо, не 5 робочих днів, а 10).

Щоб подібних ситуацій надалі не виникало, потрібно запровадити на підприємстві процедуру візування документів конкретними посадовими особами.

Як організувати на підприємстві процес візування документів?

Необхідність узгодження (візування) тих або інших документів і порядок їх візування на підприємстві наводиться в інструкції з діловодства підприємства (п. 8 гл. 5 розд. ІІ Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5, далі – Правила № 1000/5) або в інших внутрішніх документах підприємства.

Як правильно ставиться віза на документах?

Віза оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003 (Вимоги до оформлення документів, затвердже­ні наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55).

Так, віза повинна містити:

• особистий підпис, ініціали та прізвище посадової особи (у разі потреби додатково зазначається і її посада), яка візує документ;
• дату проставляння візи.

За загальним правилом візи проставляються на тому зразку документів, який залишається на цьому підприємстві; у деяких випадках можливе візування кожного аркуша документа (види таких документів повинні бути зазначені в інструкції з діловодства підприємства).

Що робити, коли в посадової особи, яка візує договір, є заперечення щодо тих або інших умов договору?

Звичайно, заперечення можуть бути. Наприклад, стосовно суми договору, умови про відповідальність при його невиконанні, строків оплати тощо. Такі заперечення викладаються на окремому аркуші, про що на проекті договору робиться позначка.

Послідовність дій при візуванні договору на підприємстві покажемо схематично.

Наші рекомендації

На сьогодні законодавчо не встановлена необхідність візування документів бухгалтерією (головним бухгалтером) підприємства.

Проте, з практичної точки зору, рекомендуємо в положенні про документообіг на підприємстві передбачити необхідність узгодження певних документів, у тому числі договорів, з головним бухгалтером підприємства (або з фінансовим директором – залежно від структури штату цього підприємства).

Ви можете затвердити вимогу про візування конкретними посадовими особами абсолютно всіх договорів, які укладаються на підприємстві, або обмежитися певними видами договорів. Наприклад, можна зазначити, що головний бухгалтер підприємства візує або тільки договори купівлі-продажу і постачання, або будь-які договори на суму понад 50 000 грн.