Завершення облікового року: що треба зробити бухгалтеру

Головне завдання бухгалтера в кінці року – підготовка та складання фінансової та податкової звітності. І ще треба завершити все, що не було зроблене протягом року. Крім того, бухгалтер (особливо на невеликих підприємствах) – це універсальний солдат. Тому список його справ у цей період містить не тільки бухгалтерські. У консультації зупинимося на тих важливих діях, які потрібно вчинити бухгалтеру наприкінці року.

Перевіряємо первинні документи

Первинними є документи, які містять відомості про господарські операції та підтверджують факт їх здійснення (ст. 9 Закону № 996). Дане визначення буде працювати до 4 січня 2017 року. Після цієї дати бухгалтери будуть користуватися новим визначенням первинного документа (зміни внесено Законом № 1724), а саме: це документ, що містить відомості про господарську операцію. Фразу про те, що первинний документ підтверджує факт здійснення господарської операції виключили. У результаті статус первинного отримає, наприклад, рахунок (інвойс).

При перевірці діяльності підприємства фахівці ДФС приділяють пильну увагу первинці. Адже згідно з п. 44.1 і 44.2 ПК із метою оподаткування платники зобов'язані вести облік доходів і витрат, інших показників на підставі первинних документів, регістрів бухобліку та інших документів, пов'язаних із нарахуванням і сплатою податків і зборів, оформлення яких передбачене законодавством. При цьому забороняється формувати показники податкової звітності, митних декларацій виходячи з даних, не підтверджених відповідними документами.

У зв'язку із цим у кінці року бухгалтеру слід перевірити:

• підтвердження факту здійснення кожної господарської операції первинним документом. Якщо в наявності не виявиться, наприклад, накладних на відпуск товарів, то правочин може бути визнаний недійсним;
• правильність оформлення первинних документів, наявність у них усіх обов'язкових реквізитів. Первинні документи мають юридичну силу і доказовість лише при наявності всіх реквізитів, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону № 996, п. 2.3 і 2.4 Положення № 88;
• наявність підпису в документах. Якщо документ підписано не тією особою, то це послужить підставою для його визнання непервинним. Керівник підприємства затверджує список осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення операцій, пов'язаних із відпуском (витрачанням) коштів і документів, ТМЦ, іншого майна підприємства.

Якщо при перевірці виявлено помилки в первинних документах, то їх потрібно виправити (докладніше див. «Як виправити помилку в первинних документах та облікових регістрах»). А відсутні документи доведеться відновити.

Ревізія первинки вбереже ваше підприємство від штрафних санкцій, дозволить скласти достовірну фінансову та податкову звітність.

Виправляємо помилки в бухобліку

При відображенні господарської операції в регістрах бухгалтерського обліку можуть бути допущені помилки. А при складанні фінансової звітності можуть бути неправильно зазначені статті, сальдо за статтями і т. д. Порядок виправлення помилок у бухобліку регулюється П(С)БО 6 (докладніше про це див. «Виправлення помилок у бухобліку та фінзвітності»).

Підприємства, які зобов'язані оприлюднити фінансову звітність згідно зі ст. 14 Закону № 996, у випадку виявлення помилок минулих років повинні повторно оприлюднити правильну фінзвітність за ці роки в тому ж порядку, що й звіти з помилками. Даний факт повинен бути відображений у примітках до фінзвітності (п. 20.3 П(С)БО 6). Це слід робити, тільки якщо допущені помилки є суттєвими (лист Мінфіну України від 13.01.05 р. № 31-04200-20-10/508 «Щодо порядку відображення виправлення помилок, допущених при складанні фінансової звітності у попередніх роках», лист Мінфіну України від 22.09.03 р. № 31-04220-20-10/2515). Поріг суттєвості підприємство визначає самостійно в наказі про облікову політику, а за основу можна брати критерії, наведені в Методрекомендаціях № 635.

Контролюємо правильність відображення результатів інвентаризації

Достовірність даних бухобліку перед складанням фінзвітності покликана забезпечити інвентаризація майна та всіх зобов'язань (п. 5 розд. I Положення № 879). При цьому можуть бути виявлені активи, які втратили свої первісні якості та застаріли. Підприємство повинне встановити їх реальну вартість для відображення в балансі. Тільки повна інвентаризація дасть можливість підприємству побачити реальний стан своїх активів і зобов'язань. Тому важливо, щоб усі інвентаризаційні різниці в річній фінзвітності були відображені правильно.

Аналізуємо заборгованості

Спочатку встановимо наявність однакових контрагентів у складі дебіторів і кредиторів. А потім проведемо взаємні розрахунки за передоплатами і відвантаженнями.

Аналіз дебіторської заборгованості на предмет сумнівності або безнадійності її погашення проводиться під час інвентаризації розрахунків із дебіторами та кредиторами перед складанням річної фінзвітності. Для підтвердження сальдо розрахунків із контрагентами складають акти звірянь довільної форми. Звіряння проводять тільки щодо заборгованості зі строком позовної давності, що не минув. Якщо немає впевненості в погашенні заборгованості, то вона вважається сумнівною, а якщо є впевненість у тому, що заборгованість не буде погашена або за нею минув строк позовної давності, вона визнається безнадійною (п. 4 П(С)БО 10).

У результаті виявляється заборгованість, яку можна списати з балансу.

Коригуємо резерви та забезпечення

У кінці року підприємство зобов'язане уточнити нараховані резерви та забезпечення, зокрема забезпечення (резерв) оплати відпусток працівникам (п. 18 П(С)БО 11). За сумнівною дебіторською заборгованістю станом на 31 грудня звітного року визначається відповідна сума резерву сумнівних боргів за допомогою методу, передбаченого п. 8 П(С)БО 10 і закріпленого в наказі про облікову політику підприємства.

Підставою для коригування є дані інвентаризації забезпечень і резервів, яка обов'язково проводиться в кінці року.

У бухгалтерському обліку на кінець року дане забезпечення або донараховується, або зменшується.

Приймаємо рішення щодо переоцінки основних засобів і нематеріальних активів

Якщо на дату балансу (на кінець року) залишкова вартість об'єкта основних засобів (далі – ОЗ) суттєво відрізняється від його справедливої вартості, то підприємство може провести його переоцінку (п. 16 П(С)БО 7). При прийнятті рішення про переоцінку ОЗ ураховується поріг суттєвості, який закріплюється в наказі про облікову політику і зазвичай установлюється на рівні 10%-вого відхилення залишкової вартості об'єктів ОЗ від їх справедливої вартості (п. 34 Методрекомендацій № 561).

Рішення про переоцінку приймається відносно всіх об'єктів групи ОЗ. Якщо група переоцінювалася хоча б раз, у подальшому її об'єкти обов'язково переоцінюються за умови, що відхилення залишкової вартості від справедливої перевищує поріг суттєвості.

Підприємство також може прийняти рішення щодо переоцінки нематеріальних активів до справедливої вартості на дату балансу за тими з них, за якими існує активний ринок (п. 19 П(С)БО 8). У разі переоцінки окремого об'єкта нематеріального активу слід переоцінювати всі інші активи групи, до якої він належить (крім тих, за якими немає активного ринку).

Формуємо фінрезультат

Фінансовий результат формується на однойменному рахунку 79 після звіряння всіх операцій за звітний рік. Перед цим за попередньою оборотно-сальдовою відомістю станом на 31 грудня перевіряють, чи немає залишків на рахунках класів 7 (крім рахунка 79), 8 і 9. Усі зазначені рахунки повинні бути закриті. Якщо ж є залишки, слід з'ясувати причини незакриття рахунків, а потім уточнити суми списання з рахунків класів 7–9 на рахунок 79.

Після того як сума прибутку (збитку) звітного року зафіксована, сальдо рахунка 79 закривається проведенням Дт 79 – Кт 44 (якщо отримано прибуток) або Дт 44 – Кт 79 (якщо отримано збиток). У результаті в нас буде показник прибутку (збитку) за звітний рік. Дана інформація необхідна для прийняття рішення про розподіл прибутку (у т. ч. і на виплату дивідендів).

Визначаємо склад фінансової звітності

Проведіть тест на відповідність вашого підприємства критеріям ст. 55 ГК і визначте, до якої категорії суб'єктів господарювання ви відноситеся (великих, середніх, малих чи мікро) за підсумками року. Залежно від цього треба буде подавати фінзвітність – у повному обсязі (форми № 1–6) чи скорочену.

Наприклад, протягом року підприємство було суб'єктом малого підприємництва і складало форми № 1-м і № 2-м. У IV кварталі через збільшення чисельності працівників воно перейшло до категорії середніх. Тому фінзвітність за 2016 рік доведеться подати в повному обсязі (п. 3 розд. I П(С)БО 25).

Аналізуємо діяльність

На підставі даних фінзвітності та управлінського обліку рекомендуємо провести аналіз господарської діяльності. Це дозволить, зокрема, визначити рентабельність, платоспроможність підприємства та інші показники, необхідні для прийняття стратегічних рішень.

Оптимізуємо документообіг

На підприємстві обов'язково повинен бути графік документообігу (п. 5.1–5.5 Положення № 88). Можливо, у кінці року його доведеться уточнити. Причинами такого уточнення можуть бути:

• організаційно-виробнича структура підприємства;
• вид та обсяги документів, що надходять зі сторони;
• строки обробки документів.

Після внесення змін із новим графіком документообігу потрібно ознайомити виконавців (під підпис) і видати кожному з них витяг із графіка, який стосується безпосередньо цієї особи. Контроль над дотриманням графіка на підприємстві здійснює головний бухгалтер. Тому його вимоги щодо подання до бухгалтерії необхідних документів і даних повинні виконуватися всіма підрозділами та службами підприємства (п. 5.5 Положення № 88).

Готуємо документи до архівування

Положенням № 88 (п. 6.1) установлено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерські звіти після обробки повинні зберігатися в архіві підприємства. Забезпечити їх зберігання в архіві зобов'язаний головний бухгалтер (п. 6.7 Положення № 88). Відповідно й видаватися документи з архіву підприємства можуть тільки за рішенням головного бухгалтера (п. 6.8 Положення № 88).

Вимога про зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, міститься також у п. 44.3 ПК. Згідно із цією нормою платник податків зобов'язаний зберігати зазначені документи не менше 1 095 днів із дня подання податкової звітності, при складанні якої були використані дані цих документів. Якщо податкова звітність не подавалася у встановлений строк, то відлік 1 095 днів починається від граничного строку подання звітності за відповідний податковий період. За недотримання встановлених ст. 44 ПК вимог передбачена фінансова відповідальність (ст. 121 ПК) – штраф у розмірі 510 грн., а при повторному порушенні протягом року – розмір штрафу збільшується вдвічі.

Крім того, строк зберігання документів установлено в переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мінюсту України від 12.04.12 р. № 578/5, і зазвичай становить три роки за умови проведення перевірки.

Для деяких документів строк зберігання становить більше 3 років, а саме: для розрахунково-платіжних документів акціонерів – 5 років, податкових накладних – 3 роки, положення про структурні підрозділи, філії, представництва та штатні розписи – 75 років.

Обчислення строків зберігання документів починається з 1 січня року, що настає за роком їх завершення діловодством.

Проводимо перерахунок ПДВ і ПДФО

ПДВ. Платники ПДВ, які здійснюють як оподатковувані, так і неоподатковувані операції, розподіляють податковий кредит із ПДВ згідно із часткою оподатковуваних операцій, визначеною за даними або минулого року, або першого місяця здійснення операцій, що не обкладаються ПДВ, якщо торік таких операцій не було (п. 199.2, 199.3 ПК).

Розподілу підлягає тільки податковий кредит за товарами, роботами, послугами, необоротними активами, які одночасно використовуються і в оподатковуваних, і в неоподатковуваних операціях. У кінці року таким платникам належить зробити перерахунок такого податкового кредиту, виходячи з фактичного співвідношення зазначених операцій за календарний рік (п. 199.4 ПК).

ПДФО. Кожний роботодавець у кінці року зобов'язаний здійснити перерахунок доходів своїх працівників, нарахованих у вигляді зарплати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (далі – ПСП) (пп. 169.4.2 ПК). Фактично цей перерахунок полягає в повторній перевірці правильності обчислення ПДФО і ПСП окремо за кожний місяць, без будь-якого усереднення за рік. Мета даної операції – виявити арифметичні помилки при розрахунку ПДФО, а також установити правомірність застосування ПСП.

Виправляємо помилки в податковій звітності

Необхідно також перевірити правильність нарахування податкових зобов'язань. Адже помилка в податковій звітності може бути наслідком помилки в бухобліку або некоректного застосування норм ПК.

ПК установлено два способи виправлення помилок у податковій звітності:

• шляхом подання уточнюючого розрахунку. У цьому випадку платник податків повинен сплатити штраф у розмірі 3 % суми заниження податкових зобов'язань;
• шляхом відображення суми недоплати в поточній декларації із цього податку. Тоді платнику податків доведеться крім самої недоплати сплатити також штраф у розмірі 5 % її суми.

Якщо ви встигнете виправити виявлену помилку до закінчення граничного строку подання декларації, то штраф взагалі не треба буде платити (п. 50.1 ПК). Обійтися без штрафу можна і в разі, якщо виправляються показники декларації у зв'язку з виконанням вимог п. 169.4 ПК (перерахунок ПДФО).

Визначаємо ймовірність проведення перевірки

ДФС у своєму Наказі № 723 навело критерії, за якими підприємства можуть потрапити до плану проведення перевірок. Рекомендуємо протестувати діяльність підприємства на відповідність таким критеріям. Це дозволить виконати попереджувальні дії й уникнути візитів перевіряючих.

Крім того, ви можете перевірити, чи потрапили ви до плану комплексних планових заходів державного нагляду (контролю) органів держнагляду (контролю) на 2017 рік, затвердженого Наказом № 1909.

Перевіряємо дані в реєстрах

Рекомендуємо перевірити також дані про підприємство та його майно в електронних реєстрах. І насамперед наявність самого підприємства в Єдиному держреєстрі та дані про засновників. Варто перевірити реєстрацію платником податків, зокрема ПДВ. Якщо на підприємстві є РРО, перевірте їх наявність у Реєстрі РРО. Якщо раптом виявиться, що реєстрацію вашого РРО анульовано, то всі розрахункові операції, проведені після дати анулювання, будуть уважатися непроведеними через РРО, а це загрожує штрафом. Ви можете також проконтролювати наявність даних про нерухомість підприємства в Єдиному реєстрі речових прав на нерухоме майно.

Висновки

Рекомендуємо бухгалтеру в кінці року провести ревізію первинних документів і перевірити правильність заповнення фінансової та податкової звітності.

Необхідно також перевірити правильність відображення результатів інвентаризації, провести аналіз заборгованостей. Усе це дозволить вам грамотно скласти річну фінансову та податкову звітність.

Не зайвим буде й проаналізувати господарську діяльність підприємства та визначити слабкі й сильні сторони. На підставі отриманих даних керівник зможе виробити стратегію дій на наступний рік.