Паливо в баку орендованого автомобіля: три варіанти обліку

Із цієї статті ви дізнаєтеся: як правильно і з найменшими нарахуваннями податків обліковувати паливо, що знаходиться в баку автомобіля при його передачі в оренду і поверненні з оренди.

Що можна зробити на практиці: відобразити в договорі оренди автомобіля порядок передачі й отримання палива.

Визначаємо залишок палива в баку

Коли автомобіль передається в оренду і повертається з неї, то логічно, що в його баку вже є паливо. З порожнім баком далеко не виїдеш, а приносити із собою, наприклад, бензин у каністрі – досить важко. Незважаючи на логіку, бухгалтери сторін договору оренди сушать собі голову над питанням: як правильно відобразити таке паливо, не порушивши законодавство і заплативши при цьому мінімум податків? При цьому розглядаються декілька варіантів передачі палива:

• подарувати;
• передати з компенсацією;
• позичити.

Зрозуміло, що облік у цих випадках буде різним. Проте перш ніж відобразити це паливо в обліку, необхідно точно визначити його залишок у баку. Найточніший і найлегший спосіб виглядатиме так.

1. Отримавши автомобіль із паливом у баку, їдьте на АЗС і заправте автомобіль, щоб був повний бак.

2. Подивіться за техпаспортом об'єм паливного бака.

3. Зробіть нескладний розрахунок: об'єм бака за техпаспортом мінус об'єм палива при заправлянні. Різниця і становитиме ту кількість палива, яка була в баку автомобіля, коли вам передали авто.

Тепер розглянемо всі варіанти, щоб ви могли вибрати спосіб обліку палива, оптимальний для обох сторін договору оренди автомобіля.

Варіант 1. Подарувати паливо

Спочатку орендодавець віддає безплатно залишок палива в баку автомобіля орендареві. При поверненні авто з оренди орендареві доведеться теж заправити автомобіль. Залишок палива в баку він віддасть безплатно орендодавцеві.

Умова про дарування може бути зазначена в договорі оренди автомобіля або оформлена договором дарування. Порядок укладення таких договорів регулюється гл. 55 Цивільного кодексу (далі – ЦК). Право власності на дароване паливо виникає в отримувача з моменту його прийняття (ч. 1 ст. 722 ЦК). Факт приймання-передачі палива треба підтвердити актом приймання-передачі, який повинні підписати обидві сторони.

Головний мінус цього варіанта в тому, що вартість безплатно отриманих товарів при їх списанні не потрапляє до податкових витрат отримувача. Докладніше бухгалтерський і податковий облік операції ми розглянемо нижче.

Варіант 2. Передати паливо з компенсацією його вартості

Умову про компенсацію вартості палива в баку можна передбачити в договорі оренди. Для отримання компенсації необхідно оформити акт приймання-передачі палива, зазначивши у ньому залишок палива в баку і його вартість. Компенсувати вартість палива можна за окремо виставленим рахунком.

Плюс: при отриманні палива його вартість можна включити до податкових витрат (якщо автомобіль використовується в госпдіяльності).

Мінус: незручність при розрахунках. Наприклад, при отриманні автомобіля орендареві доведеться додатково перерахувати орендодавцеві суму, щоб компенсувати вартість палива в баку. А при поверненні автомобіля орендодавець повинен буде компенсувати вартість палива в баку орендареві. Зайві платіжки доведеться оформляти.

Варіант 3. Позичити паливо

Передача товарів у борг оформляється договором позики (§ 1 гл. 71 ЦК). Договір позики між юрособами в обов'язковому порядку укладається у письмовій формі (ч. 1 ст. 1047 ЦК). Це означає, що усна домовленість про передачу палива «туди-сюди» між сторонами договору оренди до розрахунку не береться. І операція «з обміну» паливом може тлумачитися податковими органами як безплатна передача (отримання) товару. А це, у свою чергу, вплине на її оподаткування (див. варіант 1 у таблиці).

Умову про надання палива в позику можна просто включити до договору оренди автомобіля. При цьому треба зазначити, яка кількість палива передається і має бути повернена.

Передача палива оформляється або окремим актом приймання-передачі, або відображається в акті приймання-передачі автомобіля.

Треба розуміти, що в обліку така операція набуває ознак бартеру (див. нижче).

Плюс: такий спосіб є найбільш зручним і використовується багатьма підприємствами, що здають свої автомобілі в оренду. Не потрібні додаткові платіжні доручення, як при компенсації вартості палива.

Мінус: при поверненні автомобіля з оренди вартість палива може виявитися вищою, ніж при отриманні авто в оренду. Для орендаря у такому разі операція буде збитковою.

Відображення в обліку

Припустимо, що сума орендної плати за автомобіль становить 1 200 грн. (у т. ч. ПДВ – 200 грн.) на місяць, вартість залишку палива в баку – 240 грн. (у т. ч. ПДВ – 40 грн.). Автомобіль використовується для збуту продукції. Покажемо, яким буде облік для всіх розглянутих вище варіантів.

(грн.)

Висновки

1. При оренді автомобіля залишок палива, що знаходиться в баку автомобіля, можна:

• подарувати;
• передати з компенсацією;
• позичити.

У кожному із цих випадків бухгалтерський і податковий облік буде різним. Який з варіантів переважніший для сторін – вони вільні вибирати самостійно.

2. Якщо не зазначити в договорі оренди спосіб передачі палива в баку автомобіля, контролюючі органи визнають таке паливо безплатно переданим (отриманим). Це поставить під сумнів визнання витрат при списанні палива в податковому обліку в обох сторін (навіть якщо паливо передавалося не безплатно).