Топливо в баке арендованного автомобиля: три варианта учета

Из этой статьи вы узнаете: как правильно и с наименьшими начислениями налогов учитывать топливо, находящееся в баке автомобиля при его передаче в аренду и возврате из аренды.

Что можно сделать на практике: отразить в договоре аренды автомобиля порядок передачи и получения топлива.

Определяем остаток топлива в баке

Когда автомобиль передается в аренду и возвращается из нее, то логично, что в его баке уже есть топливо. С пустым баком далеко не уедешь, а приносить с собой, например, бензин в канистре – довольно затруднительно. Несмотря на логику, бухгалтеры сторон договора аренды ломают себе голову над вопросом: как правильно отразить такое топливо, не нарушив законодательство и заплатив при этом минимум налогов? При этом рассматриваются несколько вариантов передачи топлива:

• подарить;
• передать с компенсацией;
• одолжить.

Понятно, что учет в этих случаях будет разным. Однако прежде чем отразить это топливо в учете, необходимо точно определить его остаток в баке.Самый точный и легкий способ будет выглядеть так:

1. Получив автомобиль с топливом в баке, езжайте на АЗС и заправьте автомобиль, чтобы был полный бак.

2. Посмотрите по техпаспорту объем топливного бака.

3. Сделайте несложный расчет: объем бака по техпаспорту минус объем топлива при заправке. Разница и составит то количество топлива, которое было в баке автомобиля, когда вам передали авто.

Теперь рассмотрим все варианты, чтобы вы могли выбрать способ учета топлива, оптимальный для обеих сторон договора аренды автомобиля.

Вариант 1. Подарить топливо

Сначала арендодатель отдает бесплатно остаток топлива в баке автомобиля арендатору. При возврате авто из аренды арендатору придется тоже заправить автомобиль. Остаток топлива в баке он отдаст бесплатно арендодателю.

Условие о дарении может быть указано в договоре аренды автомобиля или оформлено договором дарения. Порядок заключения таких договоров регулируется гл. 55 Гражданского кодекса (далее – ГК). Право собственности на подаренное топливо возникает у получателя с момента его принятия (ч. 1 ст. 722 ГК). Факт приемки-передачи топлива надо подтвердить актом приемки-передачи, который должны подписать обе стороны.

Главный минус этого варианта в том, что стоимость бесплатно полученных товаров при их списании не попадает в налоговые расходы получателя. Подробнее бухгалтерский и налоговый учет операции мы рассмотрим ниже.

Вариант 2. Передать топливо с компенсацией его стоимости

Условие о компенсации стоимости топлива в баке можно предусмотреть в договоре аренды. Для получения компенсации необходимо оформить акт приемки-передачи топлива, указав в нем остаток топлива в баке и его стоимость. Компенсировать стоимость топлива можно по отдельно выставленному счету.

Плюс: при получении топлива его стоимость можно включить в налоговые расходы (если автомобиль используется в хоздеятельности).

Минус: неудобство при расчетах. Например, при получении автомобиля арендатору придется дополнительно перечислить арендодателю сумму, чтобы компенсировать стоимость топлива в баке. А при возврате автомобиля арендодатель должен будет компенсировать стоимость топлива в баке арендатору. Лишние платежки придется оформлять.

Вариант 3. Одолжить топливо

Передача товаров в долг оформляется договором займа (§ 1 гл. 71 ГК). Договор займа между юрлицами в обязательном порядке заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 1047 ГК). Это значит, что устная договоренность о передаче топлива «туда-сюда» между сторонами договора аренды в расчет не принимается. И операция «по обмену» топливом может быть истолкована налоговыми органами как бесплатная передача (получение) товара. А это, в свою очередь, повлияет на ее налогообложение (см. вариант 1 в таблице).

Условие о предоставлении топлива в заем можно просто включить в договор аренды автомобиля. При этом надо указать, какое количество топлива передается и должно быть возвращено.

Передача топлива оформляется либо отдельным актом приемки-передачи, либо отражается в акте приемки-передачи автомобиля.

Надо понимать, что в учете такая операция приобретает признаки бартера (см. ниже).

Плюс: такой способ является наиболее удобным и используется многими предприятиями, сдающими свои автомобили в аренду. Не нужны дополнительные платежные поручения, как при компенсации стоимости топлива.

Минус: при возврате автомобиля из аренды стоимость топлива может оказаться более высокой, чем при получении авто в аренду. Для арендатора в таком случае операция будет убыточной.

Отражение в учете

Предположим, что сумма арендной платы за автомобиль составляет 1 200 грн. (в т. ч. НДС – 200 грн.) в месяц, стоимость остатка топлива в баке – 240 грн. (в т. ч. НДС – 40 грн.). Автомобиль используется для сбыта продукции. Покажем, каким будет учет для всех рассмотренных выше вариантов.

(грн.)

Выводы

1. При аренде автомобиля остаток топлива, находящегося в баке автомобиля, можно:

• подарить;
• передать с компенсацией;
• одолжить.

В каждом из этих случаев бухгалтерский и налоговый учет будет различным. Какой из вариантов предпочтительнее для сторон – они вольны выбирать самостоятельно. 

2. Если не указать в договоре аренды способ передачи топлива в баке автомобиля, контролирующие органы признают такое топливо бесплатно переданным (полученным). Это поставит под сомнение признание расходов при списании топлива в налоговом учете у обеих сторон (даже если топливо передавалось не бесплатно).