Топливо в баке арендованного автомобиля: три варианта учета

02.09.2014 24091 0 2

Из этой статьи вы узнаете: как правильно и с наименьшими начислениями налогов учитывать топливо, находящееся в баке автомобиля при его передаче в аренду и возврате из аренды.

Что можно сделать на практике: отразить в договоре аренды автомобиля порядок передачи и получения топлива.

Определяем остаток топлива в баке

Когда автомобиль передается в аренду и возвращается из нее, то логично, что в его баке уже есть топливо. С пустым баком далеко не уедешь, а приносить с собой, например, бензин в канистре – довольно затруднительно. Несмотря на логику, бухгалтеры сторон договора аренды ломают себе голову над вопросом: как правильно отразить такое топливо, не нарушив законодательство и заплатив при этом минимум налогов? При этом рассматриваются несколько вариантов передачи топлива:

подарить;
передать с компенсацией;
одолжить.

Понятно, что учет в этих случаях будет разным. Однако прежде чем отразить это топливо в учете, необходимо точно определить его остаток в баке.Самый точный и легкий способ будет выглядеть так:

1. Получив автомобиль с топливом в баке, езжайте на АЗС и заправьте автомобиль, чтобы был полный бак.

2. Посмотрите по техпаспорту объем топливного бака.

3. Сделайте несложный расчет: объем бака по техпаспорту минус объем топлива при заправке. Разница и составит то количество топлива, которое было в баке автомобиля, когда вам передали авто.

Теперь рассмотрим все варианты, чтобы вы могли выбрать способ учета топлива, оптимальный для обеих сторон договора аренды автомобиля.

Вариант 1. Подарить топливо

Сначала арендодатель отдает бесплатно остаток топлива в баке автомобиля арендатору. При возврате авто из аренды арендатору придется тоже заправить автомобиль. Остаток топлива в баке он отдаст бесплатно арендодателю.

Условие о дарении может быть указано в договоре аренды автомобиля или оформлено договором дарения. Порядок заключения таких договоров регулируется гл. 55 Гражданского кодекса (далее – ГК). Право собственности на подаренное топливо возникает у получателя с момента его принятия (ч. 1 ст. 722 ГК). Факт приемки-передачи топлива надо подтвердить актом приемки-передачи, который должны подписать обе стороны.

Главный минус этого варианта в том, что стоимость бесплатно полученных товаров при их списании не попадает в налоговые расходы получателя. Подробнее бухгалтерский и налоговый учет операции мы рассмотрим ниже.

Вариант 2. Передать топливо с компенсацией его стоимости

Условие о компенсации стоимости топлива в баке можно предусмотреть в договоре аренды. Для получения компенсации необходимо оформить акт приемки-передачи топлива, указав в нем остаток топлива в баке и его стоимость. Компенсировать стоимость топлива можно по отдельно выставленному счету.

Плюс: при получении топлива его стоимость можно включить в налоговые расходы (если автомобиль используется в хоздеятельности).

Минус: неудобство при расчетах. Например, при получении автомобиля арендатору придется дополнительно перечислить арендодателю сумму, чтобы компенсировать стоимость топлива в баке. А при возврате автомобиля арендодатель должен будет компенсировать стоимость топлива в баке арендатору. Лишние платежки придется оформлять.

Вариант 3. Одолжить топливо

Передача товаров в долг оформляется договором займа (§ 1 гл. 71 ГК). Договор займа между юрлицами в обязательном порядке заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 1047 ГК). Это значит, что устная договоренность о передаче топлива «туда-сюда» между сторонами договора аренды в расчет не принимается. И операция «по обмену» топливом может быть истолкована налоговыми органами как бесплатная передача (получение) товара. А это, в свою очередь, повлияет на ее налогообложение (см. вариант 1 в таблице).

Условие о предоставлении топлива в заем можно просто включить в договор аренды автомобиля. При этом надо указать, какое количество топлива передается и должно быть возвращено.

Передача топлива оформляется либо отдельным актом приемки-передачи, либо отражается в акте приемки-передачи автомобиля.

Надо понимать, что в учете такая операция приобретает признаки бартера (см. ниже).

Плюс: такой способ является наиболее удобным и используется многими предприятиями, сдающими свои автомобили в аренду. Не нужны дополнительные платежные поручения, как при компенсации стоимости топлива.

Минус: при возврате автомобиля из аренды стоимость топлива может оказаться более высокой, чем при получении авто в аренду. Для арендатора в таком случае операция будет убыточной.

Отражение в учете

Предположим, что сумма арендной платы за автомобиль составляет 1 200 грн. (в т. ч. НДС – 200 грн.) в месяц, стоимость остатка топлива в баке – 240 грн. (в т. ч. НДС – 40 грн.). Автомобиль используется для сбыта продукции. Покажем, каким будет учет для всех рассмотренных выше вариантов.

(грн.)

№ п/п	Содержание операции	Первичные документы	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
№ п/п	Содержание операции	Первичные документы	Дт	Кт	Сумма	Доход	Расходы
1	2	3	4	5	6	7	8
Вариант 1 (дарение топлива)
У арендодателя
1	Приобретено топливо для заправки автомобиля на АЗС	Приходная накладная	203	631	200	–	–
2	Отражен налоговый кредит по НДС	Налоговая накладная	641	631	40	–	–
3	Произведены расчеты с поставщиком топлива	Выписка банка	631	311	240	–	–
4	Безвозмездно передано топливо арендатору в начале срока аренды	Акт приемки-передачи	949	203	200	–¹	–²
5	Начислены налоговые обязательства по НДС	Налоговая накладная	949	641	403	–	–
6	Получено безвозмездно топливо от арендатора в конце срока аренды	Акт приемки-передачи	203	718	200	200³	–
¹ Бесплатная передача товаров (в т. ч. дарение) в целях обложения налогом на прибыль является их реализацией (пп. 14.1.202 Налогового кодекса, далее – НК). Согласно п. 135.4 НК, доход от реализации товаров признается в размере их договорной стоимости, но не меньше суммы полученной компенсации. Поскольку стоимость подаренного топлива равна нулю, то и доход также составит 0 грн. ² Право на расходы отсутствует, так как эта операция не связана с хоздеятельностью предприятия. ³ При бесплатном получении топлива необходимо включить его стоимость, определенную на уровне не ниже обычной цены, в доход (пп. 135.5.4 НК). В данном случае предприятием использован фискальный метод.
7	Списано фактически израсходованное топливо	ТТН, путевой лист¹	93	203	200	–	–²
У арендатора
1	Получено безвозмездно топливо от арендодателя в начале срока аренды	Акт приемки-передачи	203	718	200	200³	–
2	Списано фактически израсходованное топливо	ТТН, путевой лист¹	93	203	200	–	–²
3	Приобретено топливо для его бесплатной передачи арендодателю (в конце срока аренды)	Приходная накладная	203	631	200	–	–
4	Сумма НДС списана на расходы	Налоговая накладная	949	631	40⁴	–	–
5	Произведен расчет с поставщиком топлива	Выписка банка	631	311	240	–	–
6	Передано безвозмездно топливо арендодателю	Акт приемки-передачи	949	203	200	–	–
Вариант 2 (компенсация стоимости топлива)
У арендодателя
1	Начислена арендная плата за текущий месяц	Акт предоставленных услуг	377	703	1 200	1 000	–
2	Начислены налоговые обязательства по НДС	Налоговая накладная	703	641	200	–	–
3	Приобретено топливо для автомобиля, который передается в аренду	Приходная накладная	203	631	200	–	–
4	Отражен налоговый кредит по НДС	Налоговая накладная	641	631	40	–	–
5	Произведен расчет с поставщиком топлива	Выписка банка	631	311	240	–	–
6	Выставлена арендатору автомобиля сумма компенсации за топливо	Акт приемки-передачи	377	719	240	200	–
7	Начислены налоговые обязательства по НДС	Налоговая накладная	719	641	40	–	–
8	Отражена в составе расходов стоимость переданного арендатору топлива	Акт приемки-передачи	949	203	200	–	200
9	Получены суммы арендного платежа и возмещения стоимости топлива (1 200 + 240)	Выписка банка	311	377	1 440	–	–
У арендатора
1	Начислена арендная плата за текущий месяц	Акт предоставленных услуг	93	685	1 000	–	1 000
2	Отражен налоговый кредит по НДС	Налоговая накладная	641	685	200	–	–
3	Отражена стоимость полученного топлива	Приходная накладная	203	685	200	–	–
4	Отражен налоговый кредит по НДС	Налоговая накладная	641	685	40	–	–
5	Перечислены суммы арендной платы и компенсации стоимости топлива (1 000 + 200 + 200 + 40)	Выписка банка	685	311	1 440	–	–
¹ Хотя типовая форма путевого листа отменена, мы все равно рекомендуем ее использовать в виде самостоятельно разработанного документа. ² При фактическом списании топлива отсутствует право на расходы, так как нет затрат на приобретение (п. 138.2 НК). ³ При бесплатном получении топлива необходимо включить его стоимость, определенную на уровне не ниже обычной цены, в доход (пп. 135.5.4 НК). В данном случае предприятием использован фискальный метод. ⁴ Так как арендодатель приобретает топливо для дальнейшей бесплатной передачи, то уплаченную при покупке топлива сумму НДС он не включает в налоговый кредит, а при передаче топлива – не начисляет налоговые обязательства по НДС (п. 198.1, пп. «г» п. 198.5 НК).
6	Списано израсходованное топливо	ТТН, путевой лист	93	203	200	–	200
Вариант 3 (заем топлива)
У арендодателя
1	Передано арендатору взаем топливо	Акт приемки-передачи	377	203	200	200	200
2	Начислены налоговые обязательства по НДС	Налоговая накладная	377	641	40	–	–
3	Оприходовано топливо при возврате авто из аренды	Приходная накладная	203	685	200	–	–
4	Отражен налоговый кредит по НДС	Налоговая накладная	641	685	40	–	–
5	Произведен взаимозачет задолженностей	Регистры бухгалтерского учета	685	377	240	–	–
У арендатора
1	Получено топливо от арендодателя (в начале срока аренды авто)	Приходная накладная	203	685	200	–	–
2	Отражен налоговый кредит по НДС	Налоговая накладная	641	685	40	–	–
3	Приобретено топливо для передачи его арендодателю (в конце срока аренды авто)	Приходная накладная	281	631	200	–	–
4	Отражен налоговый кредит по НДС	Налоговая накладная	641	631	40	–	–
5	Произведены расчеты с поставщиком топлива	Выписка банка	631	311	240	–	–
6	Передано топливо арендодателю при возврате авто из аренды	Акт приемки-передачи	377	281	200	200	200¹
7	Начислены налоговые обязательства по НДС	Налоговая накладная	377	641	40	–	–
8	Произведен зачет задолженностей	Регистры бухгалтерского учета	685	377	240	–	–
¹ Бартерная операция согласно нормам НК рассматривается как операция купли-продажи. При этом доход признается на дату перехода права собственности на товар (п. 137.1 НК), а расходы – в момент реализации такого товара (п. 138.4 НК).

Выводы

1. При аренде автомобиля остаток топлива, находящегося в баке автомобиля, можно:

подарить;
передать с компенсацией;
одолжить.

В каждом из этих случаев бухгалтерский и налоговый учет будет различным. Какой из вариантов предпочтительнее для сторон – они вольны выбирать самостоятельно.

2. Если не указать в договоре аренды способ передачи топлива в баке автомобиля, контролирующие органы признают такое топливо бесплатно переданным (полученным). Это поставит под сомнение признание расходов при списании топлива в налоговом учете у обеих сторон (даже если топливо передавалось не бесплатно).

НДС бухучет аренда автомобиль налог на прибыль Налоги и сборы