Реєстрація ПН/РК та її призупинення: як це повинно працювати

Прийняті скорочення:

• ПК – Податковий кодекс;
• Порядок № 1246 – Порядок, затверджений постановою КМУ від 29.12.10 р. № 1246;
• Порядок № 1307 – Порядок, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.15 р. № 1307;
• Критерії № 567, Перелік № 567 – наказ Мінфіну від 13.06.17 р. № 567 «Про затвердження Критеріїв оцінки ступеня ризиків, достатніх для призупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних і Вичерпного переліку документів, достатніх для прийняття рішення про реєстрацію податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних»;
• ПН – податкова накладна;
• РК – розрахунок коригування;
• ЄРПН – Єдиний реєстр податкових накладних.

Акценти цієї статті:

• оновлений механізм реєстрації ПН/РК в ЄРПН;
• перевірки, які проводяться в автоматичному режимі при відправленні ПН/РК на реєстрацію;
• алгоритм призупинення реєстрації.

Порядок реєстрації ПН/РК

Чим регламентовано порядок реєстрації ПН/РК?

Реєстрація ПН і РК в ЄРПН здійснюється згідно з вимогами ПК і Порядку № 1246.

Із 20.05.17 р. діє нова редакція Порядку № 1246, затверджена постановою КМУ від 26.04.17 р. № 341. Документ приведено у відповідність із нормами ПК, у ньому викладено порядок дій органів ДФС при реєстрації ПН і РК. Основні нововведення – додано розділ із визначеннями термінів; зазначено, що автоматично перевіряється в електронних ПН і РК, які надійшли на реєстрацію (дається розширений перелік); які квитанції відправляються платникам за результатами цих перевірок; як діє ДФС у випадку призупинення реєстрації ПН і РК; який порядок отримання ПН за запитом платника.

Що саме автоматично перевіряється в ПН/РК?

Після подання ПН/РК платником та їх розшифрування орган ДФС перевіряє такі моменти, як (п. 12 Порядку № 1246):

1. Відповідність ПН/РК затвердженому формату (стандарту).

Як показала практика березня 2017 року («раптове» затвердження нової нової форми ПН/РК), цей пункт може й не перешкодити успішній реєстрації документа в ЄРПН. Звичайно, із дозволу ДФС – при наявності на те технічних причин (новий затверджений формат не був готовий).

2. Справжність електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП), порядок його накладення та наявність права підпису в посадової особи платника податків.

Послідовність накладення підписів на документ наведено в п. 10 Порядку № 1246. ЕЦП посадових осіб постачальника (продавця) накладається в такому порядку:

• спочатку ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера) або ЕЦП керівника (у разі відсутності в постачальника посади бухгалтера);
• потім ЕЦП печатки (за наявності).

Право підписувати ПН/РК за допомогою ЕЦП може бути і в іншої посадової особи (не бухгалтера і не керівника). Це право не повинне викликати сумнівів, якщо дотримано порядок його делегування (тобто якщо платник податків отримав ЕЦП в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої посадової особи та подав до органу ДФС посилені сертифікати його ЕЦП).

Зверніть увагу! Припустимо, ви хочете змінити ЕЦП (наприклад, у зв'язку з наслідками кібератаки). Тоді вам доведеться переукладати договір про визнання електронних документів із ДФС.

3. Наявність у підприємства реєстрації платником ПДВ на момент складання та реєстрації ПН/РК.

Це означає, що в разі анулювання ПДВ-реєстрації можна зареєструвати ПН/РК не пізніше дати такого анулювання (раніше про це ДФС говорила у своїх роз'ясненнях, а з нормативних актів цього не випливало).

4. Дотримання вимог, установлених п. 192.1 і 201.10 ПК.

Конкретного списку таких вимог, на які «налаштований» перевірочний алгоритм в ЄРПН, немає в нормативних документах. Але тенденція до збільшення кількості автоматичних перевірочних алгоритмів – у наявності. Тому можна припустити, що ЄРПН тепер не буде пропускати якісь ПН/РК, які раніше проходили реєстрацію без проблем.

5. Наявність помилок при заповненні обов'язкових реквізитів, установлених п. 201.1 ПК.

Не всі помилки в обов'язкових реквізитах можна виявити при автоматизованій перевірці (докладніше див. «Податкова накладна з помилкою зареєстрована: чи потрібно виправляти помилку?»). А ті, що виявити можна, повинні бути виявлені, крім таких, які не заважають ідентифікувати операцію. Адже повинні бути враховані норми абзацу одинадцятого п. 201.10 ПК (про те, що помилки в обов'язкових реквізитах (крім коду товару згідно з УКТЗЕД), які не заважають ідентифікувати операцію, її зміст (товар/послугу, що поставляються), період, сторони та суму податкових зобов'язань, не можуть бути причиною неприйняття ПН в ЄРПН. От тільки конкретного переліку таких пробачних помилок у нормативних документах і роз'ясненнях держорганів немає.

6. Наявність достатньої для реєстрації суми ПДВ у формулах (п. 200¹.3 і 200¹.9 ПК).

Нагадаємо, що крім показника ∑Накл для розрахунку суми ПДВ, на яку можна зареєструвати ПН/РК, з 01.01.17 р. додали ще один показник. Нагадаємо, звідки він береться і як його розрахувати.

Припустимо, у платника загальна сума податкових зобов'язань у поданих податкових деклараціях (з урахуванням поданих до них уточнюючих розрахунків) перевищує суму ПДВ у ПН/РК, зареєстрованих в ЄРПН (тобто є показник ∑Перевищ). А значення ∑Накл недостатньо для реєстрації ПН/РК за звітні періоди, у яких виникло таке перевищення.

У такому випадку платник податків має право незалежно від значення показника ∑Накл зареєструвати ці документи в ЄРПН на суму ПДВ, що дорівнює значенню показника ∑Перевищ:

зменшеному на суму задекларованих до сплати податкових зобов'язань за періоди починаючи з 1 липня 2015 року (як сплачені, так і не сплачені);

збільшеному на значення показника ∑ПопРах.

Цей розрахунковий показник (відкоригований ∑Перевищ) використовується для реєстрації ПН/РК тільки за ті звітні періоди, у яких виникло ∑Перевищ.

7. При поданні на реєстрацію РК – наявність в ЄРПН відомостей, що містяться в ПН, яка коригується.

Нагадаємо, що РК до ПН, що складена до 1 лютого 2015 і не підлягає на той момент реєстрації в ЄРПН, реєструється тільки після реєстрації такої ПН. Зареєструвати такий комплект (стару ПН незалежно від дати її складання з урахуванням строків давності, визначених ст. 102 ПК, і свіжий РК) постачальник повинен протягом одного операційного дня.

8. Факт реєстрації/призупинення реєстрації/відмови в реєстрації ПН/РК із такими самими реквізитами.

Імовірно, ідеться от про що. Припустимо, при спробі зареєструвати ПН/РК документ на реєстрацію не був прийнятий (наприклад, через помилку в обов'язкових реквізитах). Тоді документ із виправленими показниками потрібно відправляти на реєстрацію з іншим номером.

А якщо платник направив на реєстрацію декілька примірників однієї ПН/РК, то зареєстрованими вважаються документи, дані яких унесено до ЄРПН, про що платнику податків направлено квитанцію (п. 16 Порядку № 1246).

9. Відповідність ПН/РК критеріям оцінки ступеня ризиків, достатнім для зупинення їх реєстрації на підставі п. 201.16 ПК.

До проведення моніторингу всі ПН/РК повинні тестуватися на наявність чотирьох ознак із п. 5 Критеріїв № 567. Якщо документ відповідає хоча б одній із них, він моніторингу не підлягає. Докладніше див. «Які ПН/РК не підлягають моніторингу».

10. Дотримання вимог Законів від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», від 22.05.03 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис» і Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого у встановленому порядку.

Проект Порядку оприлюднено для обговорення на сайті Мінфіну ще 06.02.17 р., але поки що не затверджено. На сьогодні ж діє Інструкція, затверджена наказом ДПАУ від 10.04.08 р. № 233, яка регулює порядок подання податкової звітності в електронному вигляді. Вона була прийнята ще до набуття чинності ПК, її норми не приведено у відповідність із діючим законодавством і, крім того, вони не відповідають діючому механізму прийняття документів в електронному вигляді в контролюючих органах. Про це сказано в пояснювальній записці до проекту (Аналіз регуляторного впливу акта).

Що відбувається в результаті автоматичної перевірки?

За результатами таких перевірок формується квитанція про прийняття чи неприйняття або про зупинення реєстрації ПН/РК. Квитанція надсилається платнику протягом операційного дня роботи ЄРПН (з 0.00 до 23.00).

Якщо в ПН/РК виявлено порушення вимог, наведених у п. 1–8 і 10 (див. вище нашу нумерацію), тоді платнику податків направляється квитанція про неприйняття цих документів із зазначенням причини.

А якщо ПН/РК підпадають під критерії оцінки ступеня ризиків, то прийде квитанція про призупинення їх реєстрації. У ній повинні бути зазначені відомості та перелік документів, визначених п. 201.16.1 ПК (п. 17 Порядку № 1246). Зверніть увагу! Таку квитанцію одночасно отримують і постачальник, і покупець – платник ПДВ.

Порядок реєстрації ПН/РК покажемо на схемі (див. рис. 1).

Порядок призупинення реєстрації ПН/РК

Що передбачено в нормативних документах?

Із 01.07.17 р. – відповідно до п. 74.2 ПК і Критеріїв № 567 – ДФС запущено систему автоматизованого моніторингу відповідності ПН/РК критеріям оцінки ступеня ризиків, достатніх для зупинення реєстрації таких ПН/РК в ЄРПН (СМКОР). Тестовий режим перестав діяти.

Тепер якщо подані на реєстрацію ПН або РК відповідають таким критеріям (є «ризикованими»), то постачальнику та покупцю надійде відповідна квитанція.

У відповідь постачальник має право подати Таблицю даних, якщо він її не подав до 01.07.17 р. або якщо в нього з'явилися нові операції. На підставі цієї інформації, а також звітності платника податків та іншої наявної податкової інформації і повинен здійснюватися моніторинг ПН/РК (п. 2 Критеріїв № 567). Якщо контролюючий орган установить, що інформація в Таблиці недостовірна, він має право не врахувати її при моніторингу (п. 5 Критеріїв № 567). А ПН/РК, що підлягають моніторингу, перевіряються на відповідність критеріям ризику з п. 6 Критеріїв № 567.

Для прийняття рішення платник може також подати комісії письмові пояснення та копії документів щодо призупиненої ПН/РК (детальніше див. «Припинення реєстрації податкових накладних: алгоритм дій платника ПДВ»).

На момент прийняття комісією рішення про реєстрацію або про відмову в реєстрації ПН/РК ще раз проводяться перевірки, передбачені положеннями п. 12 Порядку № 1246, крім абзацу десятого (п. 1–8 і 10 нашої нумерації). Оскільки за цими пунктами документ уже перевірявся, цією перевіркою швидше за все виявляється тільки наявність достатньої для реєстрації суми реєстраційного ліміту на даний момент. Адже поки комісія аналізувала подані документи та приймала рішення, ця сума могла змінитися.

За результатами останньої перевірки формується квитанція про реєстрацію або про відмову в реєстрації ПН/РК, яка направляється платнику разом із рішенням комісії. Квитанція про реєстрацію тих ПН/РК, за якими комісією прийняте позитивне рішення, одночасно направляється постачальнику та покупцю – платнику ПДВ (п. 18 Порядку № 1246).

Якщо в ДФС надійде рішення суду про реєстрацію або про скасування реєстрації ПН/РК, що набуло законної сили, такі документи реєструються знову ж після проведення перевірок, передбачених п. 12 Порядку № 1246 (крім абзацу десятого, п. 9 нашої нумерації) або їх реєстрація скасовується. При цьому датою реєстрації або скасування реєстрації вважається день, зазначений у такому рішенні, або день набуття законної сили рішення суду.

Що відбувається на практиці у випадку призупинення реєстрації ПН/РК?

Згідно з пп. 201.16.1 ПК і п. 17 Порядку № 1246 квитанція про призупинення реєстрації повинна містити такі дані:

• порядковий номер і дату складання призупиненої ПН/РК;
• визначення критерію, на підставі якого призупинено реєстрацію ПН/РК;
• пропозицію про надання пояснень та/або копій документів (згідно з Переліком № 567), достатніх для того, щоб комісія ДФС могла прийняти рішення щодо реєстрації ПН/РК. Причому в п. 17 Порядку № 1246 написано, що у квитанції повинні бути зазначені інформація та перелік документів, які потрібно подати.

На практиці ж платники ПДВ – постачальники отримують (принаймні так було в першій декаді липня 2017 року) переважно квитанції із зазначенням реквізитів ПН/РК такого змісту:

«Документ прийнято. Реєстрацію зупинено.
Виявлено помилки:
Відповідно до п. 201.16 ст. 201 ПК реєстрацію ПН/РК зупинено. ПН/РК відповідає критеріям оцінки ступеня ризиків, визначеним п. 6 Критеріїв оцінки ступеня ризиків, достатніх для зупинення реєстрації ПН/РК в ЄРПН, затверджених наказом Мінфіну від 13.06.17 р. № 567. За результатами опрацювання СМКОР виявлено невідповідність обсягів постачання обсягам придбання по товарах згідно з УКТЗЕД: ...Пропонуємо надати пояснення та/або копії документів, достатні для прийняття рішення про реєстрацію ПН/РК в ЄРПН відповідно до пп. «в» пп. 201.16.1 п. 201.16 ст. 201 ПК, вичерпний перелік яких установлено наказом Мінфіну від 13.06.17 р. № 567, та/або Таблицю даних платника податків, яка передбачена п. 4 цього наказу».

На наш погляд, ДФС зобов'язана пояснити платникам, що саме від них потрібно в кожному конкретному випадку призупинення реєстрації: тільки Таблиця? Тільки пояснення? Тільки копії документів? Або все це разом узяте чи в якійсь комбінації? Що саме пояснювати та документально підтверджувати?

Що ми рекомендуємо подати до органу ДФС у такому випадку, читайте «Припинення реєстрації податкових накладних: алгоритм дій платника ПДВ».

Що відбувається, якщо за результатами роботи комісії прийняте рішення про реєстрацію ПН/РК, але на цей момент на електронному рахунку платника недостатньо суми реєстраційного ліміту?

Із положень нормативних документів не ясно, що відбувається в такому випадку. У п. 18 Порядку № 1246 тільки написано, що після повторних автоматичних перевірок формується квитанція про реєстрацію або відмову в реєстрації ПН/РК, яка відправляється платнику з відповідним рішенням комісії.

Створюється враження, що в цьому випадку (якщо ліміту мало) надійде відмова в реєстрації. І після того як суми реєстраційного ліміту стане достатньо для реєстрації «призупиненої» ПН/РК, потрібно відправляти документ на реєстрацію повторно. Причому поєднання номера та дати повторити не можна, адже факт призупинення реєстрації документа з такими реквізитами вже зафіксований у системі (п. 12 Порядку № 1246). І тоді тестування цього документа почнеться спочатку і продовжиться по колу.

Насправді це не так. Як усно пояснюють фахівці органів ДФС (а також це випливає із презентації СМКОР, з якою можна ознайомитися на сайті ДФС), перевірочні алгоритми працюють таким чином. Припустимо, ліміту було достатньо на дату відправлення ПН/РК на реєстрацію в ЄРПН, але за результатами моніторингу документ призупинено, а потім за результатами роботи комісії прийняте рішення про його реєстрацію. У цьому випадку документ стає в чергу й очікує появи достатньої суми реєстраційного ліміту.

З урахуванням сказаного порядок призупинення реєстрації ПН/РК покажемо на схемі (див. рис. 2).