Приклад заповнення форми № 1ДФ залежно від виду доходів

Форма № 1ДФ: звітуємо без проблем!

Податковим агентам – усе про форму № 1ДФ

Для кого ця стаття: для податкових агентів, які заповнюють форму № 1ДФ.

Про що ви дізнаєтеся: як правильно заповнити форму № 1ДФ у разі отримання працівниками таких доходів, як відпусткові, нецільова благодійна допомога, поворотна фінансова допомога, орендна плата, а також доходу у вигляді додаткового блага.

Податкові агенти знають, що «довгограюча» форма № 1ДФ – дуже неоднозначна. Та й податківці часто змінюють свою думку щодо порядку відображення в ній тих або інших доходів фізосіб, тим більше що видів таких доходів – велика кількість. Сьогодні на простому прикладі покажемо заповнення форми № 1ДФ для тих виплат, які найчастіше зустрічаються на практиці.

Приклад

У II кварталі 2020 року в ТОВ «Транзит-А» працювали три працівники:

• керівник підприємства Омельченко В. Ф.;
• головний бухгалтер Зінченко О. Л. (прийнята на роботу 06.05.20 р.);
• менеджер із продажів Паперна Н. А. (звільнилася з роботи 15.05.20 р.).

Суми зарплати, нарахованої у II кварталі 2020 року, а також суми утриманого ПДФО і війсь­кового збору (далі – ВЗ) показано в таблиці. Виплата зарплати на підприємстві проводиться не пізніше 7-го числа наступного місяця.

(грн)

Крім того, у 2020 році:

• Омельченко В. Ф. перебував у щорічній оплачуваній відпустці 17 календарних днів починаючи з 1 квітня. Відпусткові в сумі 5 960,90 грн йому нараховано і виплачено перед виходом у відпустку – у березні. Сума утриманого ПДФО становить 1 072,96 грн, ВЗ – 89,41 грн;
• із зарплати Омельченка В. Ф., нарахованої у II кварталі, утримано та виплачено аліменти на користь Снігур І. А. (РНОКПП – 3333333333) у сумі 4 942,70 грн;
• Омельченку В. Ф. у квітні видано разову допомогу на лікування в сумі 6 000 грн, утримано ПДФО – 550,80 грн, ВЗ – 45,90 грн;
• Зінченко О. Л. у травні видано поворотну фінансову допомогу у розмірі 15 000 грн;
• Зінченко О. Л. за травень – червень нараховано дохід у вигляді орендної плати за користування її особистим автомобілем у сумі 4 000 грн, утримано ПДФО – 720 грн, ВЗ – 60 грн. Виплата орендного платежу та сплата податку (збору) до бюджету були в місяці, що настає за місяцем нарахування доходу;
• Паперною Н. А. оплачено використання мобільного телефону в особистих цілях – у березні нараховано дохід у сумі 79,27 грн, із цього доходу утримано ПДФО в сумі 14,27 грн і ВЗ в сумі 0,98 грн. Податок (збір), нарахований за березень, сплачено у квітні.

Дамо пояснення з приводу заповнення форми № 1ДФ для деяких із зазначених у прикладі виплат.

Застосування ПСП

Зінченко О. Л. прийнята на роботу на умовах неповного робочого часу (0,5 ставки), посадовий оклад установлено в розмірі мінімальної зарплати, інших доплат і надбавок немає. Зінченко О. Л. має двох дітей віком до 18 років.

Граничний розмір доходу для застосування ПСП на 2020 рік становить (пп. 169.4.1 Податкового кодексу, далі – ПК):

2 940 грн х 2 = 5 880 грн.

Зарплата Зінченко О. Л. у травні та червні 2020 року:

4 723 грн х 0,5 = 2 361,50 грн.

Як бачимо, сума зарплати за травень і червень менша, ніж граничний розмір доходу для застосування ПСП. Тому Зінченко О. Л. має право на ПСП у розмірі, що дорівнює 100 % суми пільги, визначеної пп. 169.1.1 ПК, з розрахунку на кожну дитину (пп. 169.1.2 ПК):

1 051 грн х 2 = 2 102 грн.

База обкладення ПДФО у вигляді зарплати за місяць зменшується на суму ПСП (п. 164.6 ПК):

2 361,50 грн – 2 102,00 грн = 259,50 грн.

Тому сума ПДФО становитиме:

259,50 грн х 18 % = 46,71 грн.

База оподаткування для ВЗ не зменшується, тому місячна сума збору розраховується з усієї зарплати:

2 361,50 грн х 1,5 % = 35,42 грн.

Виплата відпусткових

З метою оподаткування сума відпусткових (її частина) належить до податкового періоду її нарахування (пп. 169.4.1 ПК). При цьому ПДФО і ВЗ сплачуються до бюджету під час виплати відпусткових (пп. 168.1.2 ПК).

Усю суму відпусткових Омельченку В. Ф. підприємство нарахувало і виплатило в березні 2020 року, тоді ж були нараховані і сплачені до бюджету ПДФО та ВЗ. Тому суми нарахованого і виплаченого доходу, суми нарахованих і сплачених податку та збору були показані у формі № 1ДФ за I квартал 2020 року. Тобто у звітності за II квартал цього року вони взагалі не відображаються.

Утримання аліментів

Зарплата Омельченка В. Ф. у формі № 1ДФ показана в нарахованій сумі без вирахування утриманих аліментів (показана з ознакою доходу «101»). Проте в цій формі аліменти все одно фіксуються – як доходи отримувача (Снігур І. А.) із зазначенням її РНОКПП й ознакою доходу «140» (Індивідуальна податкова консультація (далі – ІПК) ДФС від 18.03.19 р. № 1093/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Завважимо, що аліменти можуть сплачуватися добровільно за рішенням сторін або в примусовому порядку за рішенням суду. Але в будь-якому випадку їх сума не обкладається ПДФО та ВЗ (пп. 165.1.14, пп. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК). Тому у графах 4а та 4 за Снігур І. А. проставляються нулі, і в показниках відповідних граф рядка «Військовий збір» розд. II форми № 1ДФ нарахований і сплачений ВЗ теж не враховується.

Надання нецільової благодійної допомоги

Допомога, надана Омельченку В. Ф. на лікування, в обліку визнана нецільовою благодійною допомогою, оподаткування якої регламентується пп. 170.7.3 ПК. Так, сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, не включається до оподатковуваного доходу платника ПДФО, якщо:

• така допомога надана резидентами — юридичними або фізичними особами;
• її розмір сукупно за рік не перевищує граничну величину доходу, що не обкладається ПДФО, визначену згідно з пп. 169.4.1 ПК. У 2020 році ця величина становить 2 940 грн.

Отже, суму нецільової благодійної допомоги, наданої Омельченку В. Ф., потрібно поділити на дві частини: 2 940 грн не обкладаються податком, а 3 060 грн (6 000 грн – 2 940 грн) – обкладається. Тобто сума ПДФО становитиме 550,80 грн (3 060 грн х 18 %), сума ВЗ – 45,90 грн (3 060 грн х 1,5 %).

Як же нецільова благодійна допомога повинна відображатися у формі № 1ДФ? Із цього питання податківці в різний час консультували по-різному. Спочатку вони вважали, що оподатковувану частину потрібно розглядати як дохід у вигляді додаткового блага (ознака доходу «126») або як інший оподатковуваний дохід (ознака доходу «127»). Сьогодні вони пропонують брати до уваги не те, оподатковується (чи не оподатковується) якась частина виплати, а те, як її можна назвати. Тому у формі № 1ДФ з ознакою доходу «169» відображається загальна сума нецільової благодійної допомоги, включаючи суму перевищення (ЗІР, підкатегорія 103.25).

Видача поворотної фінансової допомоги

Згідно з пп. 165.1.31 ПК до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу не включається основна сума ПФП, отримуваної платником податків. Адже ця допомога підлягає поверненню і протягом строку дії договору не вважається доходом позичальника.

Водночас суму ПФП, виданої Зінченко О. Л., слід відобразити у формі № 1ДФ під ознакою доходу «153». У графах 4а та 4 проставляються нулі, і на показники нарахованого і перерахованого ВЗ ця операція не впливає.

Оплата оренди автомобіля

Дохід, отриманий фізособою від здачі майна в оренду, є його оподатковуваним доходом (пп. 164.2.5 ПК). Орендар у формі № 1ДФ такий дохід зазначає з ознакою доходу «127».

Орендна плата нарахована фізособі за травень і червень 2020 року, а виплачена зі сплатою ПДФО/ВЗ у червні та липні. Тому у формі № 1ДФ за II квартал 2020 року показано нарахування доходу, а також нарахування ПДФО/ВЗ за два місяці (у сумах 4 000 грн, 720 грн та 60 грн відповідно). Водночас у II кварталі відображена виплата доходу орендодавцеві за один місяць, тобто за травень – у червні в сумі 2 000 грн, і сплата із цього доходу ПДФО/ВЗ – за один місяць у сумі 360 грн (2 000 грн х 18 %) та 30 грн (2 000 грн х 1,5 %).

Нагадуємо! У випадку якщо оподатковуваний дохід нарахований, але не виплачений, пп. 168.1.5 ПК дозволяє сплачувати податок (а значить, і збір) протягом 30 календарних днів після закінчення місяця нарахування.

Надання додаткового блага

Оплата особистих розмов по мобільному телефону розцінена як надання Паперній Н. А. додаткового блага (пп. 164.2.17 ПК).

Вартість цих розмов з урахуванням ПДВ становить 65 грн. З метою утримання ПДФО ця вартість збільшена на «натуральний» коефіцієнт 1,21951 (п. 164.5 ПК), вийшло 79,27 грн. Суму доходу у вигляді додаткового блага з ознакою доходу «126» підприємство відобразило у формі № 1ДФ за I квартал 2020 року, заповнивши графи 3а, 3 та 4а.

З метою утримання ВЗ «натуральний» коефіцієнт не застосовується (див., наприклад, ІПК ДФС від 17.05.17 р. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Тому сума збору обчислена виходячи з вартості телефонного зв'язку – 65,00 грн. Суму нарахованого ВЗ – 0,98 грн (65 грн х 1,5 %) – підприємство відобразило у графі «Загальна сума утриманого податку, збору нарахованого» відповідного рядка розд. II форми № 1ДФ за I квартал 2020 року.

Водночас суми ПДФО/ВЗ, нараховані за березень, але сплачені у квітні 2020 року, відображено у графі 4 розд. I та розд. II форми № 1ДФ за II квартал 2020 року. Адже правило, сформульоване в п. 3.3 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4, (виплати, здійснені в установлені строки в наступному місяці, відоб-ражаються за той період, куди входить попередній місяць, за який вони були нараховані), стосується виключно зарплати. А оплата особистих розмов по мобільному телефону такою не є.

Не забудьте! У разі надання доходу в негрошовій формі податок/збір сплачуються до бюджету протягом 3 банківських днів, що настають за днем такого надання (пп. 168.1.4 ПК).

Тому описана вище ситуація нештрафонебезпечна тільки в тому випадку, якщо дохід, наприклад, нараховано 31 березня 2020 року (саме цією датою датовано наказ (розпорядження) керівника підприємства про визнання додаткового блага), а ПДФО та ВЗ сплачено не пізніше 3 квітня 2020 року.

Заповнення форми № 1ДФ для нашого прикладу показано на зразку. У рядку «Військовий збір» відображена загальна сума нарахованого ВЗ – 743,74 грн (368,40 грн + 70,84 грн + 198,60 грн + 45,90 грн + 60,00 грн), загальна сума сплаченого ВЗ – 714,72 грн (368,40 грн + 70,84 грн + 198,60 грн + 45,90 грн + 30,00 грн + 0,98 грн).