Офісні чай, кава, солодощі: особливості обліку та оподаткування

Ситуація: в офісі підприємства є обладнане приміщення для вживання їжі. За дорученням адміністрації відповідальний співробітник періодично купує в супермаркеті чай, каву, вершки, солодощі для загального користування і подає до бухгалтерії чеки РРО. Напої та продукти споживаються співробітниками офісу, а також використовуються для супроводу ділових зустрічей.
Запитання: як відобразити ці закупівлі в обліку? Чи потрібно утримувати з когось ПДФО, нараховувати умовні зобов'язання з ПДВ?

Придбані через підзвітну особу продукти харчування прибуткують на рахунки запасів, якщо інше не встановлено обліковою політикою підприємства (іноді ТМЦ, що мають неістотну вартість, які витрачаються менше ніж за місяць, відображають у складі витрат відразу при їх придбанні, не прибуткуючи на матеріальні рахунки). Наприклад, можна використовувати субрахунок 209 «Інші матеріали».

Як правило, такі ТМЦ не зберігають на складі, а відразу ж видають для споживання і списують на витрати (субрахунок 92 «Адміністративні витрати» або 949 «Інші витрати операційної діяльності»).

Витрати підприємства на продукти для офісу, які підтверджені документально і відображені в бухобліку, потраплять і до податкових витрат. Коригувати бухгалтерський фінрезультат на різниці за такими продуктами Податковим кодексом (далі – ПК) не передбачено.

Суми ПДВ, сплачені у зв'язку з придбанням продовольчих товарів, зокрема чаю, кави, цукру, цукерок, печива, води питної, соку, вершків, включаються до складу податкового кредиту за наявності документального підтвердження (у т. ч. касових чеків). Так роз'яснює ДФС в Індивідуальній податковій консультації від 05.05.17 р. № 77/6/99-99-15-02-02-15/ІПК (далі – ІПК № 77).

Тобто будь-який вхідний ПДВ, підтверджений так, як того вимагає ПК, включається до податкового кредиту. Але не забудьте, що податковий кредит на підставі касових чеків (де зазначено фіскальний номер і податковий номер постачальника), які містять загальну суму ПДВ, – обмежений. Загальна сума отриманих за чеками товарів не може перевищувати 200 грн. на день (без урахування ПДВ). Причому чеки понад цю суму в разі відсутності податкової накладної не враховуються взагалі. На думку ДФС, платник не має права віднести до складу податкового кредиту суму ПДВ, зазначену в касовому чеку, або її частину, якщо загальна сума отриманих за цим чеком товарів/послуг перевищує 200 грн. (ЗІР, категорія 101.23).