Інвентаризація розрахунків: документальне оформлення

Процес інвентаризації починається, супроводжується та завершується оформленням відповідних документів: наказів, актів, відомостей та протоколів. У статті розглянемо, які документи потрібно скласти під час інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей.

Акт звірки

Згідно з пп. 7.2 розд. III Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879), під час інвентаризації розрахунків підприємства-кредитори повинні передати всім дебіторам виписки з аналітичних рахунків про їхню заборгованість.

На практиці як таку виписку використовують акт звірки взаєморозрахунків. Це зведений обліковий документ, який відображає стан залишків за розрахунками між двома контрагентами. Акт не є первинним документом, але складається на основі первинки.

Наша порада. Найбільш значущим для підприємства контрагентам рекомендуємо направляти акти звірки рекомендованим листом.

Підприємства-дебітори повинні підтвердити заборгованість або заявити про свої заперечення.

Зазначимо, що законодавчо не встановлено, у якому саме вигляді боржнику слід оформити підтвердження чи заперечення, який конкретний строк повернення акта звірки кредитору, а також якою є відповідальність за відмову підписати такий акт. Єдиним регулюючим фактором у цій ситуації може бути спеціальна умова в договорі з контрагентом, згідно з якою відмова від підписання акта звірки в установлений договором строк тягне за собою штраф у визначеному розмірі.

У будь-якому разі підписані боржниками акти мають бути повернені кредитору до закінчення інвентаризації, тобто до 31 грудня звітного року.

Далі акти передаються інвентаризаційній комісії (робочій інвентаризаційній комісії) для підтвердження реальності заборгованості. На підставі інформації з актів звірки комісія складає акти інвентаризації розрахунків (див. нижче).

Яка форма акта звірки?

Форму акта звірки нормативними документами не встановлено. Підприємство може скористатися формою, наведеною в додатку 1 до спільного наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держстату від 10.11.1998 № 148/234/383 «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998 року», або скласти акт у довільній, зручній для себе формі. При цьому бажано, щоб акт мав реквізити, встановлені для первинних документів ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Акт звірки може бути складений за операціями з контрагентом або за весь звітний рік, або починаючи з періоду року, за який з таким контрагентом не звірялися. Він може бути розгорнутим (відображається сума кожної операції, здійсненої з контрагентом) або скороченим (наводиться лише згорнуте кінцеве сальдо на дату інвентаризації).

В акті може бути передбачена окрема графа для суми можливих розбіжностей із контрагентом щодо операцій, а можна обійтися без неї.

Хто може підписати акт звірки взаємних розрахунків від імені підприємства?

Акт звірки може бути підписаний:

• бухгалтером, а за наявності бухгалтерського відділу на підприємстві – головним бухгалтером;
• посадовою особою, яка відповідає за цей вид господарських операцій, якщо підприємство має складну організаційну структуру;
• власником підприємства або уповноваженим ним органом (особою), якщо вони самі ведуть бухгалтерський облік.

Чи переривається строк позовної давності за договором, якщо боржник підписав акт звірки?

Так, переривається. Відповідно до ст. 264 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) перебіг позовної давності переривається у зв’язку зі здійсненням боржником дій, які свідчать про визнання заборгованості чи іншого обов’язку. Після цього перебіг строку позовної давності починається заново. А час, який минув до переривання строку давності, до нового строку не додається. Про це свідчить і судова практика (див., наприклад, постанову ВГСУ від 01.12.2016, ЄДРСР, реєстр. № 63153551).

Підписання актів звірки ніяк не впливало на переривання строку позовної давності під час карантину та воєнного стану в Україні, коли перебіг такого строку було призупинено. Але з 04.09.2025 (дата набрання чинності Законом від 14.05.2025 № 4434-IX «Про внесення змін до розділу «Прикінцеві та перехідні положення» Цивільного кодексу України щодо поновлення перебігу позовної давності») із розділу «Прикінцеві та перехідні положення» ЦКУ було виключено п. 19, яким перебіг строків позовної давності було призупинено на період дії воєнного стану. Таким чином, з указаної дати перебіг цих строків поновлено.

Як чинити, якщо під час звірки виникли розбіжності у сумах розрахунків?

У такому разі дебітор підписує акт з розбіжностями (або взагалі не підписує), а потім з’ясовують причину розбіжностей, що виникли.

Для цього кредитор і дебітор можуть обмінюватися копіями первинних документів, що підтверджують суми розрахунків, які є у обліку кожної сторони. В результаті і у кредитора, і у дебітора може виникнути необхідність провести в обліку відповідні коригування.

Після узгодження сум кредитор може скласти новий акт звірки, який дебітор уже підпише без розбіжностей.

Наведемо приклад складання акта звірки (див. зразок).

Зразок акта звірки взаєморозрахунків

Акти інвентаризації розрахунків

Результати інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей (далі – ДЗ і КЗ). оформлюються актами інвентаризації розрахунків та довідкою, форму яких затверджено наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572.

Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами та кредиторами

Згідно з пп. 7.5 розд. III Положення № 879 в акті інвентаризації зазначаються: найменування проінвентаризованих субрахунків та суми виявленої неузгодженої ДЗ і КЗ, безнадійних боргів, ДЗ і КЗ, за якими минув строк позовної давності (див. фрагмент 1).

Фрагмент 1. Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами

До акта додається Довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув (див. фрагмент 2). У ній зазначаються: найменування та місцезнаходження дебіторів або кредиторів із минулою заборгованістю, суми, причини, дати та підстави виникнення заборгованості (для бюджетних установ – листи до вищих органів про виділення коштів для погашення такої заборгованості).

Фрагмент 2. Довідка про дебіторську заборговансть, щодо якої строк позовної давності минув

Увага! Якщо дебітор відмовився підписувати акт звірки або взагалі з ним втрачено зв’язок, тоді підприємство включає таку суму ДЗ в акт розрахунків, але додатково додає до акта довідку довільної форми з інформацією про такого дебітора та його заборгованість.

ДЗ такого дебітора підприємство відображає відповідно до своїх облікових даних.

Акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання

Цей акт (див. фрагмент 3) складається окремо. В принципі, він дублює довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, за якими строк позовної давності закінчився.

У бюджетних установах акт затверджує керівник установи.

Фрагмент 3. Акт інвентаризації дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання

Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків

Акт складається у разі, якщо в обліку підприємства значиться сальдо за субрахунком 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». В акті зазначаються: прізвище боржника, за що і коли виник борг, дата прийняття рішення суду чи іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування матеріальних збитків. Якщо таке рішення не прийнято, то наводяться дата пред’явленого підприємством позову та сума заборгованості на дату інвентаризації.