Офисные чай, кофе, сладости: особенности учета и налогообложения

Ситуация: в офисе предприятия есть обрудованное помещение для приема пищи. По поручению администрации ответственный сотрудник периодически закупает в супермаркете чай, кофе, сливки, сладости для общего пользования и представляет в бухгалтерию чеки РРО. Напитки и продукты потребляются сотрудниками офиса, а также используются для сопровождения деловых встреч.
Вопрос: как отразить эти закупки в учете? Нужно ли удерживать с кого-либо НДФЛ, начислять условные обязательства по НДС?

Приобретенные через подотчетное лицо продукты питания приходуются на счета запасов, если иное не установлено учетной политикой предприятия (иногда ТМЦ, имеющие несущественную стоимость, которые расходуются меньше чем за месяц, отражают в составе расходов сразу при их приобретении, не приходуя на материальные счета). Например, можно использовать субсчет 209 «Прочие материалы».

Как правило, такие ТМЦ не хранят на складе, а сразу же выдают для потребления и списывают на расходы (субсчет 92 «Административные расходы» или 949 «Прочие расходы операционной деятельности»).

Расходы предприятия на продукты для офиса, которые подтверждены документально и отражены в бухучете, попадут и в налоговые расходы. Корректировать бухгалтерский финрезультат на разницы по таким продуктам Налоговым кодексом (далее – НК) не предусмотрено.

Суммы НДС, уплаченные в связи с приобретением продовольственных товаров, в частности чая, кофе, сахара, конфет, печенья, воды питьевой, сока, сливок, включаются в состав налогового кредита при наличии документального подтверждения (в т. ч. кассовых чеков). Так разъясняет ГФС в Индивидуальной налоговой консультации от 05.05.17 г. № 77/6/99-99-15-02-02-15/ІПК (далее – ИНК № 77).

То есть любой входной НДС, подтвержденный так, как того требует НК, включается в налоговый кредит. Но не забудьте, что налоговый кредит на основании кассовых чеков (где указан фискальный номер и налоговый номер поставщика), содержащих общую сумму НДС, – ограничен. Общая сумма полученных по чекам товаров не может превышать 200 грн. в день (без учета НДС). Причем чеки свыше этой суммы в случае отсутствия налоговой накладной не учитываются вообще. По мнению ГФС, плательщик не имеет права отнести в состав налогового кредита сумму НДС, указанную в кассовом чеке, или ее часть, если общая сумма полученных по этому чеку товаров/услуг превышает 200 грн. (ОИР, категория 101.23).