Штатний розпис: вчимося на чужих помилках

Ситуація. Власник новоствореного підприємства став його директором. Він прийняв найманих працівників, але вирішив, що штатний розпис складати не обов'язково, а назви посад і розміри посадових окладів визначив на свій розсуд. Для нього стала неприємним сюрпризом звістка про те, що через відсутність штатного розпису на його підприємство і на нього особисто може бути накладений штраф.

Давно відомо, що вчитися на чужих помилках набагато легше (і дешевше), ніж на своїх власних. Тому сьогодні ми розповімо, навіщо підприємству необхідно мати штатний розпис і яким він має бути.

Запитання – відповіді

Що таке штатний розпис?

Закон дав підприємству право самостійно визначати свою організаційну структуру, установлювати чисельність працівників і штатний розпис (ст. 64 Господарського кодексу). При цьому в жодному законодавчому акті немає пояснень, що таке штатний розпис.

На думку Мінсоцполітики (лист від 25.04.13 р. № 336/13/155-13), штатний розпис – це документ, який установлює для цього підприємства, установи, організації структуру, штати, назви посад, чисельність персоналу й оклади за кожною посадою.

Навіщо підприємству штатний розпис?

Штатний розпис є дуже корисним документом:

• у ньому зазначено всі посади, що існують у штаті підприємства. Наприклад, підприємству необхідний фахівець того або іншого профілю. Керівник звіряється із штатним розписом, щоб знати, зможе він оформити цього фахівця за трудовим договором чи доведеться укласти з ним цивільно-правовий договір (якщо необхідної вакансії немає або така посада взагалі не передбачена штатним розписом);
• відображена структура підприємства, посадові оклади або тарифні розряди працівників. Це дає можливість керівникові прийняти рішення, наприклад, про підвищення посадових окладів, а кадровій службі підприємства спрощує роботу зі складання посадових інструкцій працівників;
• саме штатний розпис служить підставою для переведення працівника на іншу посаду або для звільнення в разі скорочення штату. Наприклад, якщо обіймана працівником посада ліквідується, то зрозуміло, що він не зможе продовжити свою роботу, обіймаючи неіснуючу посаду. У цьому випадку внесення змін до штатного розпису або затвердження нового штатного розпису підтвердить обґрунтованість дій підприємства стосовно працівника. А отже, убереже від трудових спорів.

У якій формі треба скласти штатний розпис?

Форма штатного розпису:

• передбачена для підприємств, установ, організацій, що фінансуються з бюджету (наказ Мінфіну від 28.01.02 р. № 57, далі – Наказ № 57);
• не затверджена для комерційних підприємств (господарських товариств, приватних підприємств).

Форма Типового штатного розпису, затверджена Наказом № 57, містить відомості про назви структурних підрозділів і посад, кількість штатних одиниць, посадові оклади, фонд заробітної плати за місяць. Тому комерційні підприємства можуть скористатися типовою формою або скласти свій штатний розпис у довільній формі.

Якщо ви вирішили скласти штатний розпис у довільній формі, тоді зважте на те, що штатний розпис є організаційно-розпорядчим документом, який створюється в результаті діяльності підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. А отже, має бути складений із дотриманням вимог, установлених Національним стандартом «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55.

Чи можна зазначити у штатному розписі посади, не передбачені Класифікатором професій?

Класифікатор професій ДК 003:2010 (затверджений наказом Держкомітету з питань технічного регулювання і споживчої політики від 28.07.10 р. № 327, далі – Класифікатор) призначений для застосування центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, об'єднаннями соціальних партнерів усіх рівнів, іншими громадськими організаціями, усіма суб'єктами господарювання при внесенні записів про роботу до трудових книжок працівників.

Професійні назви робіт, наведені у Класифікаторі, рекомендовано застосовувати під час створення нових назв професій і посад у зв'язку з розвитком нового виду економічної діяльності та технологій.

Унесений до трудової книжки запис про назву роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, повинен відповідати професійній назві робіт, зазначеній у Класифікаторі (п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58, далі – Інструкція № 58).

Тому і назви посад (професій) у штатному розписі підприємства повинні відповідати назвам із Класифікатора.

Якщо назва посади у штатному розписі не відповідає Класифікатору, чи є це порушенням, за яке можуть покарати підприємство?

Тут має значення, прийнято на цю «неправильну» посаду працівника чи вона вакантна.

Нагадаємо, що згідно зі ст. 32 КЗпП істотними умовами праці є: система і розмір оплати праці, режим роботи, установлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміна розрядів і найменування посад. Назва роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, повинна відповідати професійній назві робіт, зізначеній у Класифікаторі.

Отже, приймаючи працівника на посаду, не передбачену Класифікатором, підприємство-роботодавець порушує права працівника. У цьому випадку:

• підприємству може загрожувати штраф у розмірі 1 МЗП за порушення вимог трудового законодавства (ч. 2 ст. 265 КЗпП);
• посадові особи підприємства можуть притягатися до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.) за порушення трудових прав працівників (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Якщо ж у штатному розписі посада, назва якої не відповідає Класифікатору, вакантна, тоді посадових осіб немає за що притягати до відповідальності. Адже у цьому випадку права працівника не порушено. А просто за наявність у штатному розписі підприємства посади, що не відповідає Класифікатору, покарання не передбачене.

Висновки

Мати штатний розпис, у якому зазначено посади, що відповідають Класифікатору, не тільки необхідно, але й вигідно самому підприємству. Адже наявність штатного розпису:

• по-перше, істотно спрощує прийняття кадрових рішень;
• по-друге, дозволяє підприємству і його посадовим особам уникнути витрат на сплату штрафів або на судове оскарження накладених стягнень.