Штатное расписание: учимся на чужих ошибках

Ситуация. Собственник вновь созданного предприятия стал его директором. Он принял наемных работников, но решил, что штатное расписание составлять не обязательно, а названия должностей и размеры должностных окладов определил по своему усмотрению. Для него стало неприятным сюрпризом известие о том, что из-за отсутствия штатного расписания на его предприятие и на него лично может быть наложен штраф.

Давно известно, что учиться на чужих ошибках гораздо легче (и дешевле), нежели на своих собственных. Поэтому сегодня мы расскажем, зачем предприятию необходимо иметь штатное расписание и каким оно должно быть.

Вопросы – ответы

Что такое штатное расписание?

Закон дал предприятию право самостоятельно определять свою организационную структуру, устанавливать численность работников и штатное расписание (ст. 64 Хозяйственного кодекса, далее – ХК). При этом ни в одном законодательном акте нет пояснений, что такое штатное расписание.

По мнению Минсоцполитики (письмо от 25.04.13 г. № 336/13/155-13), штатное расписание – это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты, названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.

Зачем предприятию штатное расписание?

Штатное расписание является очень полезным документом:

• в нем указаны все должности, существующие в штате предприятия. Например, предприятию необходим специалист того или иного профиля. Руководитель сверяется со штатным расписанием, чтобы знать, сможет ли он оформить этого специалиста по трудовому договору либо придется заключить с ним гражданско-правовой договор (если необходимой вакансии нет либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием);
• отражена структура предприятия, должностные оклады либо тарифные разряды работников. Это дает возможность руководителю принять решение, например, о повышении должностных окладов, а кадровой службе предприятия упрощает работу по составлению должностных инструкций работников;
• именно штатное расписание служит основанием для перевода работника на другую должность либо для увольнения в случае сокращения штата. Например, если занимаемая работником должность ликвидируется, то понятно, что он не сможет продолжить свою работу, занимая несуществующую должность. В этом случае внесение изменений в штатное расписание либо утверждение нового штатного расписания подтвердит обоснованность действий предприятия в отношении работника. А значит, убережет от трудовых споров.

В какой форме надо составить штатное расписание?

Форма штатного расписания:

• предусмотрена для предприятий, учреждений, организаций, финансируемых из бюджета (приказ Минфина от 28.01.02 г. № 57, далее – Приказ № 57);
• не утверждена для коммерческих предприятий (хозяйственных обществ, частных предприятий).

Форма Типового штатного расписания, утвержденная Приказом № 57, содержит сведения о названиях структурных подразделений и должностей, количестве штатных единиц, должностных окладах, фонде заработной платы за месяц. Поэтому коммерческие предприятия могут воспользоваться типовой формой либо составить свое штатное расписание в произвольной форме.

Если вы решили составить штатное расписание в произвольной форме, тогда учтите, что штатное расписание является организационно-распорядительным документом, создаваемым в результате деятельности предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности. А значит, должно быть составлено с соблюдением требований, установленных Национальным стандартом «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55.

Можно ли указать в штатном расписании должности, не предусмотренные Классификатором профессий?

Классификатор профессий ДК 003:2010 (утвержден приказом Госкомитета по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 28.07.10 р. № 327, далее – Классификатор) предназначен для применения центральными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, объединениями социальных партнеров всех уровней, другими общественными организациями, всеми субъектами хозяйствования при внесении записей о работе в трудовые книжки работников.

Профессиональные названия работ, приведенные в Классификаторе, рекомендовано применять во время создания новых названий профессий и должностей в связи с развитием новых видов экономической деятельности и технологий.

Внесенная в трудовую книжку запись о названии работы, профессии или должности, на которую принят работник, должна соответствовать профессиональному названию работ, указанному в Классификаторе (п. 2.14 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58, далее – Инструкция № 58).

Поэтому и названия должностей (профессий) в штатном расписании предприятия должны соответствовать названиям из Классификатора.

Если название должности в штатном расписании не соответствует Классификатору, является ли это нарушением, за которое могут наказать предприятие?

Здесь имеет значение, принят ли на эту «неправильную» должность работник или она вакантна.

Напомним, что, согласно ст. 32 КЗоТ, существенными условиями труда являются: система и размер оплаты труда, режим работы, установление или отмена неполного рабочего времени, совмещение профессий, изменение разрядов и наименование должностей. Название работы, профессии или должности, на которую принят работник, должно соответствовать профессиональному названию работ, указанному в Классификаторе.

Следовательно, принимая работника на должность, не предусмотренную Классификатором, предприятие-работодатель нарушает права работника. В этом случае:

• предприятию может грозить штраф в размере 1 МЗП за нарушение требований трудового законодательства (ч. 2 ст. 265 КЗоТ);
• должностные лица предприятия могут быть привлечены к административной ответственности в виде штрафа в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.) за нарушение трудовых прав работников (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Если же в штатном расписании должность, название которой не соответствует Классификатору, вакантна, тогда должностных лиц не за что привлекать к ответственности. Ведь в этом случае права работника не нарушены. А просто за наличие в штатном расписании предприятия должности, не соответствующей Классификатору, наказание не предусмотрено.

Выводы

Иметь штатное расписание, в котором указаны должности, соответствующие Классификатору, не только необходимо, но и выгодно самому предприятию. Ведь наличие штатного расписания:

• во-первых, существенно упрощает принятие кадровых решений;
• во-вторых, позволяет предприятию и его должностным лицам избежать затрат на уплату штрафов либо на судебное обжалование наложенных взысканий.