Топ-7 нюансів оформлення трудових відносин та ведення кадрових документів ФОП – роботодавцем

Оформлення трудових відносин та ведення кадрової документації у підприємця мають свої особливості. Відповіді на топові запитання на цю тему читайте у статті.

Трудове законодавство поширюється на всіх роботодавців – юридичних осіб і ФОП. Разом з тим, оформлення трудових відносин між працівником та ФОП – роботодавцем, а також ведення кадрових документів має свої особливості. Ураховуючи що останнім часом поширеним питанням трудових інспектувань є саме правильність оформлення трудових відносин, розглянемо топ-7 важливих питань для ФОП – роботодавця.

1. Особливий порядок укладання трудового договору

Трудовий договір між ФОП-роботодавцем та найманим працівником укладається лише в письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Один із примірників трудового договору має зберігатися у працівника, інший –у роботодавця. Як і юридична особа, ФОП видає наказ про прийняття працівника на роботу, на підставі якого робиться відповідний запис у трудовій книжці працівника. Під час укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи. Це факти відомі, а як щодо типової форми такого трудового договору?

2. Зберігання трудових книжок працівників

ФОП, як звичайний роботодавець, має вести трудові книжки осіб, які працюють у нього за трудовим договором за основним місцем роботи понад 5 днів. ФОП уносить записи про призначення на роботу, переведення і звільнення на підставі наказу (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджено наказом Мінсоцполітики від 29.07.93 р. № 58, далі – Інструкція № 58). А коли працівник звільняється, такий роботодавець засвідчує записи про роботу, заохочення підписом і печаткою (якщо вона є). А от зберігаються трудові книжки безпосередньо у працівників (п. 2.21 Інструкції № 58).

Водночас ФОП не веде книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів, а також книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Адже вимоги п. 7.1 Інструкції 58 поширюються лише на підприємства.

3. Особові справи на працівників

Категорії працівників, на яких ведуть особові справи, визначено у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.12р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5). Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма підприємствами, установами, організаціями. Отже, формально ФОП не зобов’язаний вести особові справи. Водночас у нього як роботодавця виникає потреба систематизувати та зберігати відомості про працівників, наприклад копії особистих документів, документів про освіту, про права на пільги, заяви про переведення, звільнення за власним бажанням чи угодою сторін, довідки, що дають право на преференції в оподаткуванні, тощо. На веденні особових справ на працівників ФОП – роботодавцями акцентує час від часу в своїх роз’ясненнях Держпраці. А тому ФОП застосовує рекомендації Переліку № 578/5. .

4. Що робити з кадровими документами, якщо ФОП – роботодавець змінив прізвище?

Жінка – ФОП одружилась та взяла прізвище чоловіка, змінила паспорт. Відповідно, ФОП має відобразити зміни в реєстраційних документах, а якщо ФОП – платник єдиного податку, актуалізувати інформацію в податковому органі. Після цього ФОП має відобразити відповідні зміни у трудових договорах з найманими працівниками та в кадровій документації. Для цього ФОП доцільно видати наказ про внесення відповідних змін. Далі слід укласти додаткові угоди до трудових договорів на кшталт «ФОП Петренко П.П. перейменовано на ФОП Сидоренко П.П., дата, номер паспорта». Інші позиції трудового договору залишаються без змін.

Трудові книжки також потребують унесення змін. Для цього у графі 3 робиться запис про перейменування «ФОП Петренко П.П. перейменовано на ФОП Сидоренко П.П.», а у графі 4 зазначається номер та дата наказу про перейменування. Таким алгоритм унесення змін передбачено в п. 2.15 Інструкції № 58. Відповідні зміни вносяться і до інших локальних документів ФОП – роботодавця.

5. Додаткові підстави для звільнення найманих працівників ФОП

Призов ФОП на військову службу або направлення його на альтернативну (невійськову) службу може бути підставою для припинення трудового договору з найманим працівником (п. 3 ч. 1 ст. 36 КЗпП). Також можливе розірвання трудового договору з працівником у разі призову або мобілізації ФОП під час особливого періоду (п. 10 ч. 1 ст. 40 КЗпП), навіть без погодження звільнення з профспілкою (абзац десятий ч. 1 ст. 43¹ КЗпП). У разі звільнення найманого працівника, у т.ч на підставі перелічених статей, КЗпП не позбавляє ФОП – роботодавця обов’язку провести остаточний розрахунок з ним і видати йому трудову книжку з унесеним записом про звільнення.

6. Припинення трудових відносин з найманими працівниками у разі смерті ФОП – роботодавця

Припинення підприємницької діяльності після смерті ФОП проводиться держреєстратором на підставі свідоцтва про смерть. Зробити це можуть родичі померлого ФОП.

Фактично трудові відносини з працівником припиняються в день смерті ФОП – роботодавця. Але законодавство не визначає, як припинити трудовий договір в такій ситуації та хто може здійснити запис у трудову книжку про звільнення працівника. Чинним законодавством також не передбачено проведення запису у трудову книжку спадкоємцями померлої ФОП.

На думку фахівців ГУ Держпраці у Рівненській області, для встановлення факту припинення трудових відносин за ст. 232 КЗпП необхідно звернутися із заявою до суду в порядку окремого провадження про встановлення юридичного факту. На сьогодні є судова практика щодо визнання трудового договору припиненим у зв’язку із смертю ФОП – роботодавця.

7. Чи веде ФОП трудову книжку на себе?

Трудові книжки ведуть на працівників підприємств, установ, організацій або фізичних осіб (ст. 48 КЗпП).

Підприємництво – це самостійна, ініціативна, систематична, на власний ризик господарська діяльність, яку здійснюють суб’єкти господарювання (підприємці), щоб досягти економічних і соціальних результатів та одержати прибуток (ст. 42 Господарського кодексу). У межах своєї підприємницької діяльності ФОП ні з ким не перебуває у трудових відносинах. Тому трудову книжку сам на себе не веде.