Топ-7 нюансов оформления трудовых отношений и ведения кадровых документов ФЛП-работодателем

Оформление трудовых отношений и ведения кадровой документации предпринимателем имеют свои особенности. Ответы на топовые вопросы на эту тему читайте в статье.

Трудовое законодательство распространяется на всех работодателей – юридических лиц и ФЛП. Вместе с тем, оформление трудовых отношений между работником и ФЛП-работодателем, а также ведение кадровых документов имеет свои особенности. Учитывая что в последнее время распространенным вопросом трудовых инспекций является именно правильность оформления трудовых отношений, рассмотрим топ-7 важных вопросов для ФЛП-работодателя.

1. Особый порядок заключения трудового договора

Трудовой договор между ФЛП-работодателем и наемным работником заключается исключительно в письменной форме (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ). Один из экземпляров трудового договора должен храниться у работника, другой – у работодателя. Как и юридическое лицо, ФЛП издает приказ о приеме работника на работу, на основании которого делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. При заключении трудового договора гражданин обязан подать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, а в случаях, предусмотренных законодательством, – также документ об образовании (специальности, квалификации), о состоянии здоровья и другие документы. Это известные факты, а как с типовой формой такого трудового договора?

2. Хранение трудовых книжек работников

ФЛП, как обычный работодатель, должен вести трудовые книжки лиц, работающих у него по трудовому договору по основному месту работы более 5 дней. ФЛП вносит записи о назначении на работу, переводе и увольнении на основании приказа (п. 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минсоцполитики от 29.07.93 г. № 58, далее – Инструкция № 58). А если работник увольняется, такой работодатель удостоверяет записи о работе, поощрениях подписью и печатью (при ее наличии). А вот хранятся трудовые книжки непосредственно у работников (п. 2.21 Инструкции № 58).

В то же время, ФЛП не ведет книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь требования п. 7.1 Инструкции № 58 распространяются только на предприятия.

3. Личные дела на работников

Категории работников, на которых ведут личные дела, определены в Перечне типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Минюста от 12.04.12р. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5). Этот Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми предприятиями, учреждениями, организациями. Следовательно, формально ФЛП не обязано вести личные дела. В то же время, у него как работодателя возникает необходимость в систематизации и хранении сведений о работниках, например копий личных документов, документов об образовании, о правах на льготы, заявления о переводе, увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон, справок, дающих право на преференции в налогообложении, и т. п. На ведении личных дел работников ФЛП-работодателями акцентирует время от времени в своих разъяснениях Гоструда. И поэтому ФЛП применяет рекомендации Перечня № 578/5.

4. Что делать с кадровыми документами, если ФЛП-работодатель изменил фамилию?

Женщина – ФЛП вышла замуж и взяла фамилию мужа, сменила паспорт. Соответственно ФЛП следует отразить изменения в регистрационных документах, а если ФЛП – плательщик единого налога, актуализировать информацию в налоговом органе. После этого ФЛП нужно отразить соответствующие изменения в трудовых договорах с наемными работниками и в кадровой документации. Для этого ФЛП целесообразно издать приказ о внесении соответствующих изменений. Далее следует заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам наподобие «ФЛП Петренко П. П. переименовано на ФЛП Сидоренко П. П., дата, номер паспорта». Остальные позиции трудового договора остаются без изменений.

Трудовые книжки также требуют внесения изменений. Для этого в графу 3 вносится запись о переименовании: «ФЛП Петренко П. П. переименовано на ФЛП Сидоренко П. П»., а в графе 4 указывается номер и дата приказ о переименовании. Такой алгоритм внесения изменений предусмотрен п. 2.15 Инструкции № 58. Соответствующие изменения вносятся и в другие локальные документы ФЛП-работодателя.

5. Дополнительные основания для увольнения наемных работников ФЛП

Призыв ФЛП на военную службу или направление его на альтернативную (невоенную) службу может быть основанием для прекращения трудового договора с наемным работником (п. 3 ч. 1 ст. 36 КЗоТ). Также возможно расторжение трудового договора с работником в случае призыва или мобилизации ФЛП во время особенного периода (п. 10 ч. 1 ст. 40 КЗоТ), даже без согласования увольнения с профсоюзом (абзац десятый ч. 1 ст. 431 КЗоТ). При увольнении наемного работника, в т.ч. на основании перечисленных статей, КЗоТ не освобождает ФЛП-работодателя от обязанности провести окончательный расчет с ним и выдать ему трудовую книжку с внесенной записью об увольнении.

6. Прекращение трудовых отношений с наемными работниками в случае смерти ФЛП-работодателя

Прекращение предпринимательской деятельности после смерти ФЛП проводится госрегистратором на основании свидетельства о смерти. Сделать это могут родственники умершего ФЛП.

Фактически трудовые отношения с работником прекращаются в день смерти ФЛП-работодателя. Но законодательство не определяет, как расторгнуть трудовой договор в такой ситуации и кто может сделать запись в трудовую книжку об увольнении работника. Действующим законодательством также не предусмотрено выполнение записи в трудовой книжке наследниками умершего ФЛП.

По мнению специалистов ГУ Гоструда в Ровенской области, для установления факта прекращения трудовых отношений по ст. 232 КЗоТ необходимо обратиться с заявлением в суд в порядке отдельного производства об установлении юридического факта. На сегодняшний день имеется судебная практика по признанию трудового договора прекращенным в связи со смертью ФЛП-работодателя.

7. Ведет ли ФЛП трудовую книжку на себя?

Трудовые книжки ведут на работников предприятий, учреждений, организаций или физических лиц (ст. 48 КЗоТ).

Предпринимательство – это самостоятельная, инициативная, систематическая, на собственный риск хозяйственная деятельность, которую ведут субъекты хозяйствования (предприниматели), чтобы достичь экономических и социальных результатов и получить прибыль (ст. 42 Хозяйственного кодекса). В рамках своей предпринимательской деятельности ФЛП ни с кем не состоит в трудовых отношениях. Поэтому трудовую книжку сам на себя не ведет.