Які документи підтверджують нарахування орендної плати за земельні ділянки

Оренда земельних ділянок – один із найпоширеніших видів господарських правовідносин в аграрному секторі. Для підприємств, які укладають договори з фізичними особами, важливо не тільки правильно сформулювати договір, але й забезпечити належну документальну фіксацію нарахування орендної плати. Інакше контролюючі органи або суди можуть визнати нарахування необґрунтованими або сумнівними.

Далі у статті:

• детальний огляд:
  – законодавчої бази та вимог до первинних документів,
  – позицій Мінфіну та ДПС щодо документів із нарахування орендної плати,
• рекомендації щодо організації документообігу.

Первинні документи як підтвердження нарахування орендної плати

Будь-яка господарська операція, зокрема й нарахування орендної плати фізичним особам за оренду земельних ділянок, має бути підтверджена належним чином оформленими первинними документами. Це прямо передбачено ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996), яка встановлює обов’язкові реквізити для первинних документів (дата, зміст операції, сума, підписи відповідальних осіб тощо).

Водночас сам договір оренди не є первинним документом, який підтверджує факт здійснення господарської операції. Він лише визначає права та обов’язки сторін. На це звертають увагу й суди (наприклад, у постановах ВСУ від 19.03.2019 у справі № 809/1718/15 та від 12.08.2025 у справі № 320/2796/21). 

Отже, для бухгалтерського обліку мають значення лише ті документи, які підтверджують реальне здійснення господарських операцій. Тому для відображення орендних платежів у бухгалтерському обліку підприємству необхідно мати документи, що засвідчують факт нарахування орендної плати.

Позиція Мінфіну

Лист Мінфіну від 30.05.2016 № 31-11410-09-10/15182 рекомендує для здійснення орендних платежів складати акт виконаних робіт (послуг), який є підставою для розрахунків з оренди, особливо якщо об’єкт оренди передбачає надання послуги. Якщо договір передбачає інший первинний документ, застосовується саме він.

Лист Мінфіну від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658 підкреслює, що договір оренди не звільняє від документального оформлення операції. Для підтвердження нарахування орендної плати зазвичай складається акт наданих послуг, підписаний посадовими особами орендодавця та орендаря. Якщо умовами договору встановлено інший первинний документ, застосовується він.

Отже, Мінфін не вимагає обов’язкового складання акта для всіх випадків оренди земельних ділянок, але визнає можливість застосування актів чи інших первинних документів там, де це доцільно.

Позиція ДПС

ДПС підтверджує, що орендна плата за земельні ділянки нараховується на підставі укладеного договору оренди, якщо в ньому чітко визначено умови. Наприклад, ГУ ДПС у Рівненській області зазначає: «Підставою для нарахування орендної плати за земельну ділянку є договір оренди такої земельної ділянки» rv.tax.gov.ua.

У разі оренди майна або об’єктів, що передбачають надання послуги, податківці рекомендують використовувати акти здавання-приймання наданих послуг, щоб зафіксувати факт надання послуги та правильно визначити момент визнання доходу чи витрат. Зокрема, у листі ДФС від 19.01.2016 № 919/6/99-99-19-03-02-15 наголошено, що первинними документами, що підтверджують факт здійснення платником податку операції з постачання послуг із оренди майна за договором оренди, можуть бути: акт приймання-передачі послуг із оренди майна за відповідним договором оренди, який підтверджує факт надання таких послуг; платіжний документ, що підтверджує оплату за послуги із оренди майна.

ДПС прямо не встановлює конкретної форми первинного документа для нарахування орендної плати за земельні ділянки фізичним особам. Вона орієнтується на договори оренди як підставу для нарахування, а щодо документального оформлення залишає вибір за підприємством.

Але є чіткі вимоги до первинних документів у ст. 9 Закону № 996, які дозволяють уникнути претензій контролерів. Розглянемо їх далі у статті.

Методрекомендації Мінагрополітики

У Методичних рекомендаціях щодо відображення в бухгалтерському обліку операцій з розрахунків з власниками землі та майна, які перебувають у спільній частковій власності, затверджених наказом Мінгрополітики від 04.12.2003 № 37-27-12/14024, рекомендують використовувати Відомість нарахування та виплати орендної плати як форму первинного документа для обліку розрахунків із власниками земельних паїв.

Хоча ці рекомендації вже застарілі, вони залишаються орієнтиром для оформлення документів про нарахування орендної плати фізичним особам. Зокрема, у Відомості зазначається:

• сума нарахованої орендної плати за залучені майно та землю,
• утримання з доходу,
• форма розрахунків,
• заборгованість перед орендодавцями.

Ця форма дозволяє вести аналітичний облік у розрізі власників.

Однак для забезпечення відповідності чинному законодавству та уникнення можливих претензій з боку контролюючих органів доцільно:

• перевірити відповідність форми відомості вимогам сучасного законодавства,
• за потреби адаптувати форму відомості з урахуванням змін у законодавстві,
• затвердити адаптовану форму відомості наказом керівника підприємства.

Основні реквізити документа для нарахування орендної плати

Щоб первинний документ на нарахування орендної плати був належним і відповідав вимогам законодавства, він повинен містити всі обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону № 996 та п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88), а також відображати зміст господарської операції – нарахування орендної плати за конкретний період.

1. Назва документа.

Назва документа (форми) є обов’язковим реквізитом. Без неї документ не визнається первинним (ч. 2 ст. 9 Закону № 996; п. 2.3 Положення № 88).

Номер документа є додатковим реквізитом, відсутність якого не робить документ недійсним. Назва визначає суть операції та полегшує ідентифікацію документа в бухгалтерському та податковому обліку.

2. Дата складання.

Дата складання визначає момент нарахування орендної плати в бухгалтерському обліку.

Закон № 996 не встановлює строків створення первинного документа, але вимагає відображати операцію в тому звітному періоді, коли її здійснено (постанова Верховного Суду України від 10.12.2020 у справі № 910/14900/19).

Відсутність дати вважається суттєвою помилкою, яка позбавляє документ статусу первинного (рішення ОАСК від 09.02.2022 у справі № 826/10417/18).

3. Назва підприємства (орендаря).

 Документ має містити найменування підприємства – організаційно-правову форму та повну назву (п. 2.3 Положення № 88).

Це забезпечує чітку ідентифікацію суб’єкта господарювання, який нараховує орендну плату.

4. Відомості про орендодавця.

Потрібно зазначати:

• прізвище, ім’я, по батькові орендодавця;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) або серію та номер паспорта (для осіб, які мають відмітку про відмову від ІПН).

Ці дані потрібні для ідентифікації фізичної особи та правильного нарахування й утримання ПДФО та військового збору (п. 170.1, п. 176.2 ПКУ).

5. Посилання на договір оренди.

Договір оренди є основним документом, що підтверджує правомірність нарахування орендної плати. У документі доцільно зазначати:

• номер і дату договору;
• кадастровий номер земельної ділянки або опис об’єкта оренди.

Це забезпечує прямий зв’язок між нарахуванням орендної плати та умовами договору. Норми: п. 288.1, 288.5 ПКУ; ст. 21 – 22 Закону від 06.10.1998 № 161-XIV «Про оренду землі» (далі – Закон № 161).

6. Період нарахування.

Необхідно зазначити місяць, квартал або рік, за який проводиться нарахування.

Від цього залежить правильність відображення витрат у бухгалтерському обліку.

7. Сума орендної плати.

Документ повинен містити:

• загальну суму орендної плати за період;
• базу розрахунку – нормативну грошову оцінку (НГО) земельної ділянки, якщо орендна плата визначається у відсотках від НГО;
• відсоткову ставку орендної плати згідно з договором;
• суми індексації, якщо договір передбачає її проведення.

Відображення цих даних потрібне для:

• правильного визначення доходу фізособи;
• обчислення ПДФО та військового збору.

8. Підписи відповідальних осіб.

Документ має містити підписи осіб, відповідальних за нарахування (бухгалтер, керівник, голова комісії тощо).

Це підтверджує достовірність документа та факт проведення господарської операції.

Зразок оформлення відомості нарахування орендної плати

Для підтвердження факту нарахування орендної плати за земельні ділянки сільгосппідприємства складають відомість нарахування орендної плати. Саме цей документ слугує підставою для відображення сум орендних нарахувань у бухгалтерському обліку, а також для подальшої виплати доходу орендодавцям - фізичним особам.

Форма відомості не є уніфікованою – підприємство може розробити її самостійно, з урахуванням специфіки господарської діяльності. Головне – щоб документ містив усі обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону № 996, і забезпечував прозорий розрахунок суми орендної плати відповідно до умов договору оренди.

Нижче наведено орієнтовний зразок відомості нарахування орендної плати за 2025 рік, який можна адаптувати під власні потреби підприємства.

Зразок. Відомість нарахування орендної плати за земельні ділянки

Примітка:

• Якщо орендна плата – фіксована у грошовій сумі та індексацію не передбачено договором, графу «Індексація» можна залишити порожньою.
• Якщо договором передбачено, що орендна плата визначається у відсотках до НГО, то у відомості треба додати відповідні графи (НГО, % від НГО).

Сільгосппідприємства, які ведуть автоматизований облік у бухгалтерських програмах, зазвичай обчислюють суму орендної плати у відомостях, які пропонують такі програми.