Какие документы подтверждают начисление арендной платы за земельные участки

Аренда земельных участков – один из наиболее распространенных видов хозяйственных правоотношений в аграрном секторе. Для предприятий, заключающих договоры с физлицами, важно не только правильно сформулировать договор, но и обеспечить надлежащую документальную фиксацию начисления арендной платы. В противном случае контролирующие органы или суды могут признать начисления необоснованными или сомнительными.

Далее в консультации:

• подробный обзор:
  – законодательной базы и требований к первичным документам,
  – позиций Минфина и ГНС относительно документов по начислению арендной платы,
• рекомендации по организации документооборота.

Первичные документы как подтверждение начисления арендной платы

Любая хозяйственная операция, в том числе и начисление арендной платы физическим лицам за аренду земельных участков, должна быть подтверждена надлежащим образом оформленными первичными документами. Это прямо предусмотрено ст. 9 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996), которая устанавливает обязательные реквизиты для первичных документов (дата, содержание операции, сумма, подписи ответственных лиц и т. п.).

В то же время, сам договор аренды не является первичным документом, который подтверждает факт осуществления хозяйственной операции. Он только определяет права и обязанности сторон. На это обращают внимание и суды (например, в постановлениях ВСУ от 19.03.2019 по делу № 809/1718/15 и от 12.08.2025 по делу № 320/2796/21).

Таким образом, для бухгалтерского учета имеют значение только те документы, которые подтверждают реальное осуществление хозяйственных операций. Поэтому для отражения арендных платежей в бухгалтерском учете предприятию необходимо иметь документы, удостоверяющие факт начисления арендной платы.

Позиция Минфина

Письмо Минфина от 30.05.2016 № 31-11410-09-10/15182 рекомендует для осуществления арендных платежей составлять акт выполненных работ (услуг), который служит основанием для расчетов по е особенно если объект аренды предусматривает предоставление услуги. Если договор предусматривает иной первичный документ, применяется именно он.

Письмо Минфина от 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658 подчеркивает, что договор аренды не освобождает от документального оформления операции. Для подтверждения начисления арендной платы, как правило, составляется акт предоставленных услуг, подписанный должностными лицами арендодателя и арендатора. Если условиями договора установлен иной первичный документ, применяется он.

Таким образом, Минфин не требует обязательного составления акта для всех случаев аренды земельных участков, но признает возможность применения актов или иных первичных документов там, где это целесообразно.

Позиция ГНС

ГНС подтверждает, что арендная плата за земельные участки начисляется на основании заключенного договора аренды, если в нем четко определены условия. В частности, ГУ ГНС в Ровенской области отмечает: «Основанием для начисления арендной платы за земельный участок является договор аренды такого земельного участка» rv.tax.gov.ua.

В случае аренды имущества или объектов, которые предусматривают предоставление услуги, ГНС рекомендует использовать акты сдачи-приема предоставленных услуг, чтобы зафиксировать факт предоставления услуги и правильно определить момент признания дохода или расходов. В частности, в письме ГФС от 19.01.2016 № 919/6/99-99-19-03-02-15 отмечено, что первичными документами, подтверждающими факт осуществления плательщиком налога операции по поставке услуг по аренде имущества по договору аренды, могут быть: акт приемки-передачи услуг по аренде таких услуг; платежный документ, подтверждающий оплату услуг аренды имущества.

ГНС прямо не устанавливает конкретной формы первичного документа для начисления арендной платы за земельные участки физлицам. Она ориентируется на договоры аренды как основание для начисления, а документальное оформление оставляет на выбор за предприятием.

Но есть четкие требования к первичным документам в ст. 9 Закона № 996, которые позволяют избежать претензий контролеров. Рассмотрим их далее в статье.

Методрекомендации Минагрополитики

В Методических рекомендациях по отражению в бухгалтерском учете операций по расчетам с собственниками земли и имущества, которые находятся в совместной долевой собственности, утвержденных приказом Мингрополитики от 04.12.2003 № 37-27-12/14024, рекомендуют использовать Ведомость начисления и выплаты арендной платы как форму первичного документа для учета расчетов с владельцами земельных паев.

Хотя эти рекомендации уже устарели, они остаются ориентиром для оформления документов о начислении арендной платы физлицам. В частности, в Ведомости указывается:

• сумма начисленной арендной платы за привлеченные имущество и землю,
• удержания из дохода,
• форма расчетов,
• задолженность перед арендодателями.

Эта форма позволяет вести аналитический учет в разрезе владельцев.

Однако для обеспечения соответствия действующему законодательству и избежания возможных претензий со стороны контролирующих органов рекомендуется:

• проверить соответствие формы ведомости требованиям современного законодательства
• при необходимости адаптировать форму ведомости с учетом изменений в законодательстве
• утвердить адаптированную форму ведомости приказом руководителя предприятия.

Основные реквизиты документа для начисления арендной платы

Для того чтобы первичный документ на начисление арендной платы был надлежащим и отвечал требованиям законодательства, он должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 996 и п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88), а также отражать содержание хозяйственной операции – начисление арендной платы за конкретный период.

1. Название документа.

Название документа (формы) – обязательный реквизит. Без нее документ не признается первичным (ч. 2 ст. 9 Закона № 996; п. 2.3 Положения № 88).

Номер документа является дополнительным реквизитом, отсутствие которого не делает документ недействительным. Название определяет суть операции и облегчает идентификацию документа в бухгалтерском и налоговом учете.

2. Дата составления.

Дата составления определяет момент начисления арендной платы в бухгалтерском учете.

Закон № 996 не устанавливает сроков создания первичного документа, но требует отражать операцию в том отчетном периоде, когда она осуществлена (постановление Верховного Суда Украины от 10.12.2020 по делу № 910/14900/19).

Отсутствие даты считается существенной ошибкой, которая лишает документ статуса первичного (решение ОАСК от 09.02.2022 по делу № 826/10417/18).

3. Название предприятия (арендатора).

 Документ должен содержать наименование предприятия – организационно-правовую форму и полное название (п. 2.3 Положения № 88).

Это обеспечивает четкую идентификацию субъекта хозяйствования, который начисляет арендную плату.

4. Сведения об арендодателе.

Нужно указать:

• фамилию, имя, отчество арендодателя;
• регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (РНУКПН) или серию и номер паспорта (для лиц, которые имеют отметку об отказе от ИНН).

Эти данные нужны для идентификации физлица, правильного начисления и удержания НДФЛ и военного сбора (п. 170.1, п. 176.2 НКУ).

5. Ссылка на договор аренды.

Договор аренды является основным документом, подтверждающим правомерность начисления арендной платы. В документе целесообразно указывать:

• номер и дату договора;
• кадастровый номер земельного участка или описание объекта аренды.

Это обеспечивает прямую связь между начислением арендной платы и условиями договора. Нормы: п. 288.1, 288.5 НКУ; ст. 21 – 22 Закона от 06.10.1998 № 161-XIV «Об аренде земли» (далее – Закон № 161).

6. Период начисления.

Необходимо указать месяц, квартал или год, за который производится начисление.

От этого зависит правильность отражения расходов в бухгалтерском учете.

7. Сумма арендной платы.

Документ должен содержать:

• общую сумму арендной платы за период;
• базу расчета – нормативную денежную оценку (НДО) земельного участка, если арендная плата определяется в процентах от НДО;
• процентную ставку арендной платы согласно договору;
• сумму индексации, если договор предусматривает ее проведение.

Отражение этих данных необходимо для:

• правильного определения дохода физического лица;
• вычисления НДФЛ и военного сбора.

8. Подписи ответственных лиц.

Документ должен содержать подписи лиц, ответственных за начисление (бухгалтер, руководитель, председатель комиссии и т. п.).

Это подтверждает достоверность документа и факт проведения хозяйственной операции.

Образец оформления ведомости начисления арендной платы

Для подтверждения факта начисления арендной платы за земельные участки сельхозпредприятия составляют ведомость начисления арендной платы. Именно этот документ служит основанием для отражения сумм арендных начислений в бухгалтерском учете, а также для дальнейшей выплаты дохода арендодателям - физлицам.

Форма ведомости не является унифицированной – предприятие может разработать ее самостоятельно, с учетом специфики хозяйственной деятельности. Главное – чтобы документ содержал все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ст. 9 Закона № 996, и обеспечивал прозрачный расчет суммы арендной платы в соответствии с условиями договора аренды.

Ниже приведен ориентировочный образец ведомости начисления арендной платы за 2025 год, который можно адаптировать под собственные потребности предприятия.

Образец. Ведомость начисления арендной платы за земельные участки

Примечание:

• Если арендная плата – фиксированная в денежной сумме и индексация не предусмотрена договором, графу «Индексация» можно оставить пустой.
• Если договором предусмотрено, что арендная плата определяется в процентах к НДО, то в ведомость нужно добавить соответствующие графы (НДО, % от НДО).

Сельхозпредприятия, которые ведут автоматизированный учет в бухгалтерских программах, как правило исчисляют сумму арендной платы в ведомостях, которые предлагают такие программы.