Накази, пов’язані з експлуатацією автомобіля

1. Закріплення автомобіля за водієм

Автомобіль закріплюється за водієм на підставі окремого наказу (див. зразок), що підтверджує право користування ним конкретним працівником. Якщо зазначений у наказі водій не може виїхати на лінію, тут же треба передбачити наявність резервних водіїв із водійськими посвідченнями категорії, що відповідає типу даного автомобіля.

2. Експлуатація автомобіля

На підприємстві повинні бути призначені особи, відповідальні за експлуатацію та технічний стан ТЗ (ст. 12 Закону від 30.06.93 р. № 3353-XII). Вони зобов’язані, зокрема, забезпечувати:

• належний технічний стан ТЗ і дотримання екологічних вимог їх експлуатації;
• відбір, підвищення кваліфікації та професійний рівень водіїв, здійснювати контроль над станом їх здоров’я та дотриманням режиму праці та відпочинку.

Крім того, відповідальні особи не повинні випускати на лінію ТЗ, технічний стан яких не відповідає вимогам правил дорожнього руху, а також ТЗ, які не зареєстровані у встановленому порядку, переобладнані з порушенням вимог законодавства або не пройшли обов’язкового технічного контролю.

Відповідальні особи призначаються відповідним наказом керівника (див. зразок).

3. Використання службового автомобіля

Підприємство може закріпити автомобілі в службове користування не тільки за водіями, але й за іншими співробітниками (наприклад, з метою економії робочого часу при збільшенні числа поїздок по місту або у зв’язку з роз’їзним характером роботи).

Загальною умовою допуску співробітника до керування автомобілем є наявність у нього водійського посвідчення категорії, що відповідає типу автомобіля, стажу водіння автомобіля, установленого вимогами підприємства (наприклад, не менше п’яти років), діючої медичної довідки установленого зразка. Для закріплення за ним службового автомобіля видається наказ по підприємству (див. зразок), яким призначається особа, відповідальна за експлуатацію автомобіля.

4. Норми списання палива

Норми витрати палива можна взяти з Норм витрат палива на автотранспорті, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43 (далі – Норми № 43).

Для автомобілів загального призначення одним із видів норм, установлених п. 1.1 Норм № 43, є базова лінійна норма в літрах на 100 км пробігу ТЗ, яка залежить, зокрема, і від пори року. Крім того, усі норми застосовуються з урахуванням певних особливостей ТЗ (залежно від вантажопідйомності, роботи з вантажем і без, із причепом і без нього, від маси вантажу, стану ТЗ, виконуваного ним маршруту, конструкції автомобіля, його двигуна, типу та категорії, а також від ряду інших факторів).

При цьому для обліку експлуатаційних, кліматичних, дорожньо-транспортних та інших факторів застосовуються поправочні коефіцієнти, установлювані у вигляді підвищення або зниження базового значення норми витрати палива, вираженого у відсотках (розд. 3 Норм № 43).

На кожному підприємстві керівник самостійно визначає конкретні коригувальні коефіцієнти та періодичність їх застосування.

Наказом по підприємству (див. зразок) затверджуються норми витрати палива для роботи конкретних ТЗ, а за необхідності встановлюється величина поправочних коефіцієнтів до таких норм і момент переходу на зимовий і літній час. За відсутності норм для автомобіля будь-якої марки підприємство може скористатися рекомендаціями, наведеними в пп. 2.1.1, 2.1.2, 2.1.4 або п. 2.2 Норм № 43, і встановити тимчасові індивідуальні лінійні норми (див. зразок). У випадку, розглянутому в пп. 2.1.5 Норм № 43, підприємству слід звернутися до ДержавтотрансНДІпроєкт для розроблення тимчасових норм. Є також варіант самостійно встановити норми витрати палива (наприклад, на підставі даних паспорта ТЗ або акта контрольного заміру палива). Однак у цьому випадку в платника податків можуть бути негативні наслідки, пов’язані із ПДВ, ПДФО і військовим збором.

5. Призначення компенсації за користування особистим автомобілем

Щоб уникнути проблем із фіскальними органами, особисті автомобілі можуть використовуватися на підприємстві тільки при оформленні:

• заяви працівника із проханням дозволити йому використовувати автомобіль у службових цілях;
• наказу керівника, що дозволяє використання особистого транспорту для виконання доручень в інтересах підприємства (див. зразок).

6. Використання службового автомобіля в особистих цілях

Припустимо, що в порушення наказу керівника про використання службового автомобіля виключно для виконання трудових функцій працівник їздить на ньому й в особистих справах, заправляючись для цих цілей паливом підприємства. Особливо очевидною є така експлуатація автомобіля в неробочі дні підприємства.

У цьому випадку вартість палива може бути утримана із зарплати працівника або відшкодована підприємству шляхом унесення коштів у касу. Інакше це чревате податковими наслідками як для самого працівника (у частині ПДФО і військового збору, обчислених із вартості палива), так і для підприємства (у частині ПДВ-зобов’язань) (див. зразок).