Внесено зміни до Типової інструкції з діловодства у держорганах

Уряд прийняв постанову від 22.07.16 р. № 468 Про внесення змін до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади .

Так, встановлено, що перелік документів, проходження в установі яких переведено в електронну форму, крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, звернень громадян, запитів на інформацію та електронних документів, що в установлених законом випадках не можуть бути застосовані як оригінали, затверджується наказом (розпорядженням) керівника.

Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Під час створення (проходження) в установі документів в електронній формі бланки можуть виготовлятися за допомогою комп’ютерної техніки чорно-білими або кольоровими та у разі потреби друкуються.

Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Установи, які не є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, реєструють документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

Установи, які є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, реєструють документи тимчасового зберігання виключно в електронній формі згідно з інструкціями установ.