10 червня набув чинності Закон про е-трудові книжки: що треба знати роботодавцю

Сьогодні, 10 червня, набув чинності Закон від 05.02.21 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».

До вашого відома наведемо аналітичний аналіз від Антона Янко, професійного консультанта з питань розрахунків з персоналом та зарплатно-кадрового аудиту, який він розмістив на своїй сторінці у Фейсбук.

1. З 10 червня 2021 року починається 5-річний період, який відведено на подання сканованих копій ТК. Чи потрібно це робити вже?

Ні, я не рекомендую поспішати, бо ПФУ має затвердити спеціальний порядок такого подання і не факт, що подавши копії ТК зараз (а технічна можливість на це є), Вам не доведеться подавати їх ще раз після затвердження нового порядку. Поспішайте повільно!

2. З 10 червня 2021 року потрібно дотримуватись нових правил звільнення з роботи - видавати копію наказу про припинення трудових відносин при БУДЬ-ЯКІЙ підставі звільнення. Звичайно, така копія повинна бути відповідним чином завірена.

3. З 10 червня 2021 року записи в паперову ТК проводяться лише ЗА БАЖАННЯМ працівника, і якщо таке бажання є, відмовити роботодавець НЕ МАЄ ПРАВА. Це стосується таких записів (як по працюючим, так і по новоприйнятим):

• про прийняття на роботу;
• про переведення;
• про звільнення;
• про заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

4. На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, паперова ТК оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу.

АЛЕ! Зберігати паперові ТК нових працівників (прийнятих з 10 червня 2021 року) роботодавець вже не зобов'язаний!

Зробили запис - віддали працівникові ТК і хай сам її зберігає.

Оскільки ТК не зберігається у роботодавця, її не потрібно вносити до книги обліку руху трудових книжок.

І ще нюанс. По прийнятим працівникам з 10 червня 2021 року паперові ТК не скануємо і не передаємо, бо не зберігаємо!

5. Щодо самої книги обліку руху ТК, то вона продовжує вестись по тим ТК, які зберігаються у роботодавця, по працівниках, що були прийняті на роботу до 10 червня 2021 року, до першої події:

• звільнення з роботи;
• завершення процесу передачі сканованої копії ТК протягом 5-річного періоду (після отримання підтвердження про прийняття копії ТК від ПФУ).

Віддали ТК за першої з цих двох подій - зробили запис в книгу обліку руху ТК - отримали дату і підпис працівника - заспокоїлись.

6. Якщо до звільнення з роботи протягом 5-річного періоду сканована копія ТК не була передана до ПФУ, паперову трудову книжку ВИДАЄМО звільненому у день звільнення і передавати скановану її копію буде вже сам працівник.

7. Особливості для роботодавців-ФОПів.

Оскільки ФОПи і зараз не зобов'язані зберігати паперові ТК свої працівників, а отже не ведуть і книгу обліку ТК, вони не зобов'язані і сканувати-передавати копії ТК до ПФУ - все лежить на самих працівниках.

8. Особливості визначення страхового стажу для лікарняних.

Оскільки страховий стаж до 2016 року визначається у тому числі за даними трудових книжок, роботодавці повинні убезпечити себе від неприємностей з боку ФСС - продовжувати використовувати паперові ТК для визначення страхового стажу.

Як? По прийнятим після 10 червня 2021 року просити працівників надати паперову ТК, а по працюючим, яким потрібно видати ТК після сканування-передачі, зберігати копії таких ТК.

9. З 10 червня 2021 року усі записи, які робились раніше в паперову ТК (прийняття, звільнення, переведення, заохочення, атестація тощо), повинні вноситись до електронного реєстру через портал ПФУ.

Як та в які строки після однієї з цих подій в трудовому житті працівника? Наразі невідомо - чекаємо порядку від Кабміну чи ПФУ.

10. На основне місце роботи приймається працівник чи за сумісництвом, з 10 червня 2021 року визначаємо вже не за фактом подання паперової ТК, а за ЗАЯВОЮ працівника.

Якщо протягом періоду роботи працівник забажає змінити статус з основного на сумісника чи навпаки, він також подає відповідну ЗАЯВУ.

Нагадаю, що переводити з основного на сумісництво чи навпаки неправильно - тільки через звільнення та прийняття.

11. Оскільки статус місця роботи (основне чи сумісництво) з 10 червня 2021 року встановлюється ЗАЯВОЮ працівника, то і на нарахування ЄСВ не менше мінімального впливає така заява:

• якщо в ній визначено, що це основне місце роботи, - контролюємо наявність мінімального ЄСВ;
• якщо визначено, що це робота за сумісництвом, - нараховуємо ЄСВ на фактичну заробітну плату.