10 июня вступил в силу Закон об э-трудовых книжках: что нужно знать работодателю

Сегодня, 10 июня, вступил в силу Закон от 05.02.21 г. № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме».

К вашему сведению приведем аналитический анализ от Антона Янко, профессионального консультанта по вопросам расчетов с персоналом и зарплатно-кадрового аудита, который он разместил на своей странице в Фейсбук.

1. С 10 июня 2021 года начинается 5-летний период, который отведен на представление сканированных копий трудовой книжки (далее – ТК). Нужно ли это делать уже?

Нет, я не рекомендую спешить, потому что ПФУ должен утвердить специальный порядок такого представления и не факт, что подав копии ТК сейчас (а техническая возможность на это есть), Вам не придется подавать их еще раз после утверждения нового порядка. Спешите медленно!

2. С 10 июня 2021 года нужно придерживаться новых правил увольнения - выдавать копию приказа о прекращении трудовых отношений при ЛЮБОМ основании увольнения. Конечно, такая копия должна быть соответствующим образом заверенная.

3. С 10 июня 2021 года записи в бумажную ТК проводятся только по желанию работника, и если такое желание есть, отказать работодатель НЕ ИМЕЕТ ПРАВА. Это касается таких записей (как по работающим, так и по вновь принятым):

• о принятии на работу;
• о переводе;
• об увольнении;
• о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

4. По требованию работника, который впервые принимается на работу, бумажная ТК оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее 5 дней после принятия на работу.

НО! Хранить бумажные ТК новых работников (принятых с 10 июня 2021 года) работодатель уже не обязан!

Сделали запись - отдали работнику ТК и пусть сам ее хранит.

Поскольку ТК не хранится у работодателя, ее не нужно вносить в книгу учета движения трудовых книжек.

И еще нюанс. По принятым работникам с 10 июня 2021 года бумажные ТК НЕ сканируем и не передаем, потому что не храним!

5. Что касается самой книги учета движения ТК, то она продолжает вестись по тем ТК, которые хранятся у работодателя, по работникам, которые были приняты на работу до 10 июня 2021 года, до первого события:

• увольнения с работы;
• завершение процесса передачи сканированной копии ТК в течение 5-летнего периода (после получения подтверждения о принятии копии ТК от ПФУ).

Отдали ТК при первой из этих двух событий - сделали запись в книгу учета движения ТК - получили дату и подпись работника - успокоились.

6. Если до увольнения с работы в течение 5-летнего периода сканированная копия ТК ни была передана в ПФУ, бумажную трудовую книжку выдают уволенному в день увольнения и передавать отсканированную ее копию будет уже сам работник.

7. Для работодателей-ФЛП

Поскольку ФЛП и сейчас не обязаны хранить бумажные ТК собственных работников, а следовательно не ведут и книгу учета ТК, они не обязаны и сканировать-передавать копии ТК в ПФУ - все возлагается на самих работниках.

8. Особенности определения страхового стажа для больничных

Поскольку страховой стаж до 2016 года определяется в том числе по данным трудовых книжек, работодатели должны обезопасить себя от неприятностей со стороны ФСС - продолжать использовать бумажные ТК для определения страхового стажа.

Как? По принятым после 10 июня 2021 года просить работников предоставить бумажную ТК, а по работающим, которым нужно выдать ТК после сканирования-передачи, хранить копии таких ТК.

9. С 10 июня 2021 года все записи, которые делались ранее в бумажную ТК (прием, увольнение, перевод, поощрения, аттестация и т.д.), должны вноситься в электронный реестр через портал ПФУ.

Как и в какие сроки после одного из этих событий в трудовой жизни работника? Пока неизвестно - ждем порядок от Кабмина или ПФУ.

10. На основное место работы принимается работник или по совместительству, с 10 июня 2021 года определяем уже не по факту подачи бумажной ТК, а по заявлению работника.

Если в течение периода работы работник пожелает сменить статус с основного на совместителя или наоборот, он также подает соответствующее заявление.

Напомню, что переводить с основного на совместительство или наоборот неправильно - только через увольнения и принятия.

11. Поскольку статус места работы (основное или совместительство) с 10 июня 2021 года устанавливается по заявлению работника, то и на начисление ЕСВ не менее минимального влияет такое заявление:

• если в нем определено, что это основное место работы – контролируем наличие минимального ЕСВ;
• если определено, что это работа по совместительству, – начисляем ЕСВ на фактическую заработную плату.