Укладання договору про визнання електронних документів

Електронний документообіг та звітність

Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами затверджений наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557 (далі – Порядок №557).

Основними організаційно-правовими засадами Порядку № 557 визначено:

• електронний документообіг здійснюється на підставі Договору про визнання електронних документів (далі – Договір), який укладається шляхом приєднання платника до Договору на підставі заяви про приєднання, що надсилається платником до контролюючого органу в електронному вигляді;
• електронні документи, що надходять до контролюючих органів від суб’єктів електронного документообігу на підставі діючих Договорів, приймаються до обробки;
• фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються суб’єктами електронного документообігу та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП).

Платник створює Заяву про приєднання до Договору в електронному вигляді.

Підписувач (в особі якого платник приєднується до Договору) завершує створення Заяви про приєднання до Договору накладенням КЕП.

Пунктом 4 розд. ІІІ Порядку №557 визначено, що підписувачем Заяви про приєднання до Договору має бути особа, яка згідно з даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань є керівником.

За наявності електронної печатки на Заяву про приєднання до Договору спочатку накладається КЕП, після нього – електронна печатка.

Підписана Заява про приєднання до Договору шифрується з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень, затверджених в установленому законодавством порядку, та направляється протягом операційного дня у визначеному форматі (стандарті) засобами телекомунікаційного зв’язку до контролюючого органу за основним місцем обліку автора.

Усі реквізити Заяви про приєднання до Договору обов’язкові для заповнення. У випадку їх відсутності Заява про приєднання до Договору до розгляду не приймається, формується перша квитанція із зазначенням причини неприйняття та надсилається платнику.

Після надходження Заяви про приєднання до Договору здійснюється її автоматизована перевірка у порядку, визначеному пп. 9 – 11 розд. II Порядку №557.

Заява про приєднання до Договору приймається до розгляду контролюючим органом (визначеним відповідно до п. 5 розд. ІІІ Порядку №557), якщо перша квитанція не містить переліку помилок .

Згідно з п. 8 розд. ІІІ Порядку №557 контролюючий орган, яким отримано Заяву про приєднання до Договору, розглядає її протягом одного робочого дня.

За результатами розгляду Заяви про приєднання до Договору платник отримує другу квитанцію про приєднання до Договору або другу квитанцію про відмову в прийнятті Заяви про приєднання до Договору із зазначенням причини її неприйняття.

Пунктом 11 розд. ІІІ Порядку №557 визначено, що для надання права підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган (визначений відповідно до п. 5 розд. ІІІ Порядку №557) шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо КЕП (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку №557.

Форма Заяви про приєднання до Договору, Повідомлення та Заяви про припинення дії Договору визначені Порядком №557.

Заява про приєднання до Договору за формою F/J1392001, Повідомлення за формою F/J1391103 та Заява про припинення дії Договору за формою F/J1391401 розміщені на офіційному вебпорталі ДПС за посиланням: Головна/Електронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Інформаційно-аналітичне забезпечення/Реєстр форм електронних документів/Реєстр форм електронних документів (перелік сервісних запитів) або за електронною адресою: https://tax.gov.ua/elektronna-zvitnis....

Крім того, Заяву про приєднання до Договору та Повідомлення платник може знайти у розділі «Введення звітності» приватної частини (особистого кабінету) Електронного кабінету.

При цьому при створенні Заяви про приєднання до Договору формою F/J1392001 або Повідомлення за формою F/J1391103 (далі – Запит) у розділі «Введення звітності» приватної частини (особистого кабінету) Електронного кабінету обираються рік та місяць, в якому направляється Запит.

Дата формування (відправлення) Запиту заповнюється в автоматичному режимі та відповідає даті фактичного відправлення Запиту.

Вхід до Електронного кабінету здійснюється за адресою: https://cabinet.tax.gov.ua, а також через офіційний вебпортал ДПС.

tr.tax.gov.ua