Взаємодія комплаєнс-менеджера з платниками: порядок і контакти

Більше за темою:

«Клуб білого бізнесу»: хто може стати його членом і мати податкові пільги?

Підприємство включене до «Клубу білого бізнесу»: що це означає?

Як взаємодіє комплаєнс-менеджер з платником податків з високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства та як платник податків може дізнатися контактні дані свого комплаєнс-менеджера?

Відповідно до пп. 69.41.3 пп. 69.41 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» Податкового кодексу України (далі – ПКУ) для платників податків з високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства (далі – Платник) встановлюються такі особливості податкового адміністрування на період їх включення до Переліку платників податків з високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства (далі – Перелік), зокрема, закріплення за платником податків посадової особи територіального органу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, відповідальної за взаємодію з платником податків (комплаєнс-менеджера).

Порядок організації діяльності комплаєнс-менеджера з платником податків з високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства, затверджений наказом ДПС від 31.10.2024 № 788 (далі – Порядок), розроблено з метою забезпечення порядку взаємодії комплаєнс-менеджера з платником податків з високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства, яка передбачає консультування платника податків, пов’язаних з виконанням його податкових обов’язків і визначає порядок закріплення за платником податків посадової особи територіального органу ДПС, відповідальної за взаємодію з платником податків (комплаєнс-менеджера) (п. 1.1 розд. І Порядку).

Згідно з п. 1.6 розд. І Порядку взаємодія комплаєнс-менеджера із Платником здійснюється за вибором Платника в усній формі, а також з використанням засобів дистанційного зв’язку, у тому числі в режимі відеоконференції, яке передбачає консультування Платника, пов’язане з виконанням його податкових обов’язків.

Абзацами першим – другим та четвертим п. 2.1 розд. ІІ Порядку визначено, що територіальні органи ДПС протягом п’яти робочих днів після затвердження Переліку визначають комплаєнс-менеджера та посадову особу, на яку покладено обов’язки в разі тимчасової відсутності або звільнення комплаєнс-менеджера, для взаємодії з Платником, включеним до зазначеного Переліку, і затверджують їхні повноваження відповідним наказом територіального органу ДПС.

У разі виключення Платника з Переліку протягом двох робочих днів вносяться зміни до відповідного наказу про закріплення комплаєнс-менеджера за Платником.

Інформаційне повідомлення щодо закріплення комплаєнс-менеджера надсилається Платнику в електронний кабінет відповідно до Порядку формування та оприлюднення Переліку платників податків з високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства, затвердженого наказом Мінфіну від 07.10.2024 № 495.

Розділом ІІІ Порядку визначені особливості взаємодії комплаєнс-менеджера з Платником.

Зокрема, відповідно до п. 3.1 розд. ІІІ Порядку взаємодія комплаєнс-менеджера із Платником передбачає:

• надання консультацій Платнику в усній формі, а також з використанням засобів дистанційного зв’язку, у тому числі в режимі відеоконференції.

Усі звернення Платника до комплаєнс-менеджера щодо надання консультування реєструються в реєстраційно-моніторинговій картці (далі – РМК) картотеки типу «ЗКМ» (запит комплаєнс-менеджера).

Консультації надаються на запитання Платника, які не потребують підготовки індивідуальної податкової консультації.

Час проведення консультацій комплаєнс-менеджера Платнику залежить від правил внутрішнього службового розпорядку територіальних органів ДПС та безпекової ситуації;

• використання при консультуванні Платника інформації з інформаційно-комунікаційної системи ДПС (далі – ІКС ДПС), недопущення неправильного, довільного, упередженого трактування такої інформації. Можливість використання комплаєнс-менеджером додаткових джерел інформації, наявних у розпорядженні територіального органу ДПС, зокрема особової справи Платника, оригіналів паперових документів тощо, з урахуванням вимог до роботи з інформацією з обмеженим доступом;
• консультації Платнику мають бути структурованими, прозорими та зрозумілими.

Відповідь на запитання Платника повинна бути змістовною, чіткою та відповідати суті, включаючи посилання на чинні нормативно-правові акти.

За потреби використання комплаєнс-менеджером податкової інформації з ІКС ДПС та інших джерел, отриманої у порядку та спосіб, визначені ПКУ, така відповідь може бути надана у п’ятиденний строк.

Пунктом 3.2 розд. ІІІ Порядку передбачено інформування комплаєнс-менеджером Платника про:

• наявну у контролюючого органу податкову інформацію, яка може свідчити про податкові ризики, протягом п’ятиденного строку після отримання від Платника відповідного запиту, а також консультування щодо шляхів усунення таких ризиків;
• наближення граничних строків декларування, реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування до податкових накладних у Єдиному державному реєстрі податкових накладних та сплати податкових зобов’язань (у випадку їх непогашення раніше);
• виникнення податкового боргу, суму податкового боргу, необхідність його погашення та наслідки непогашення податкового боргу.

З метою нерозголошення конфіденційної інформації комплаєнс-менеджером під час звернення Платника засобами телефонного зв’язку таке звернення реєструється в РМК картотеки типу «ЗКМ» та відповідь із зазначених питань надається Платнику в режимі відеоконференції після отримання письмової згоди Платника, надісланої через електронний кабінет, із зазначенням представників, які будуть брати участь у такій відеоконференції (п. 3.3 розд. ІІІ Порядку).

Згідно з п. 3.4 розд. ІІІ Порядку комплаєнс-менеджер забезпечує:

• організацію онлайн-комунікації з Платником. Телефонне звернення Платника про бажання щодо участі в онлайн-комунікації є достатньою підставою для її проведення в узгоджений час, але не пізніше першої половини наступного робочого дня. Комплаєнс-менеджер для ефективної підготовки онлайн-комунікації з Платником має право уточнити короткий зміст питання, яке планується для обговорення. У випадку неможливості зв’язатися з комплаєнс-менеджером Платник має право звернутися до Контакт-центру ДПС;
• надсилання (згідно з додатком 2 до Порядку) до електронного кабінету Платника інформаційного повідомлення про параметри доступу до онлайн-комунікації в режимі відеоконференції, зокрема із зазначенням ідентифікатора персональної конференції та кодом доступу, протягом періоду включення платника податків до Переліку;
• проведення відеоконференції з Платником, який виявив бажання взяти участь у режимі відеоконференції, з урахуванням правил внутрішнього службового розпорядку територіальних органів ДПС та безпекової ситуації.

Відеоконференція фіксується за допомогою технічних засобів відеозапису шляхом використання комунікаційного програмного забезпечення «Zoom Workplace» (п. 3.5 розд. ІІІ Порядку).

Комплаєнс-менеджер під час виконання своїх посадових обов’язків може повідомити Платника про неможливість надання відповіді у зв’язку з настанням обставин непереборної сили та/або оголошення повітряної тривоги, а також запропонувати Платнику зворотний дзвінок (п. 3.6 розд. ІІІ Порядку).

Відповідно до п. 4.1 розд. ІV Порядку консультування та інформування Платника забезпечуються за допомогою:

• телефонного зв’язку;
• відеоконференції з підключенням до комунікаційного програмного забезпечення «Zoom Workplace»;
• послуг Контакт-центру ДПС;
• електронної пошти;
• електронного кабінету платника;
• безпосередньої зустрічі з Платником у приміщенні контролюючого органу.

Згідно з пп. 4.1.1 п. 4.1 розд. ІV Порядку безпосередня зустріч здійснюється відповідно до внутрішнього трудового розпорядку роботи територіального органу ДПС, за попереднім записом, узгодженим між Платником та комплаєнс-менеджером.

Безпосередня зустріч із Платником проводиться в спеціально відведеному місці для прийому, у межах приміщення контролюючого органу, облаштованого засобами пожежної безпеки, системою оповіщення про надзвичайні ситуації (у т. ч. про повітряні тривоги), та за можливості із відеоспостереженням, аудіо- /відеофіксацією.

Комплаєнс-менеджер для ідентифікації Платника (представників та/або посадових осіб) перевіряє перед початком зустрічі документи, що посвідчують особу, та документи, що уповноважують на представництво інтересів Платника. Документи щодо повноважень на представництво інтересів Платника надаються щоразу під час проведення безпосередньої зустрічі, незалежно від того, чи подібні зустрічі вже проводилися.

Присутність сторонніх осіб під час проведення безпосередньої зустрічі не допускається.

Абзацами другим та третім п. 4.2 розд. ІV Порядку визначено, що ідентифікація платника податків як Платника при зверненні до Контакт-центру ДПС здійснюється за номером телефону, з якого відбувається звернення, при тому що такий номер телефону внесений до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань як телефон для здійснення зв’язку з Платником.

Додатково до послуг Контакт-центру ДПС Платнику надається інформація щодо закріпленого за ним комплаєнс-менеджера, а також контактної інформації щодо номера телефону, електронної адреси.

Онлайн-комунікації з Платником комплаєнс-менеджером здійснюються за допомогою комунікаційного програмного забезпечення «Zoom Workplace» в режимі відеоконференції виключно із закріпленого робочого місця за комплаєнс-менеджером та через електронний кабінет Платника (п. 5.1 розд. V Порядку).

Згідно з п. 4.3 розд. ІV Порядку у випадках:

• настання обставин непереборної сили та/або оголошення повітряної тривоги безпосередня зустріч/онлайн-комунікація в режимі відеоконференції переривається на час до закінчення таких обставин, а якщо час закінчення дії таких обставин припадає на неробочий час комплаєнс-менеджера, то новий час проведення безпосередньої зустрічі/онлайн-комунікації узгоджується із Платником протягом наступного робочого дня після закінчення таких обставин;
• якщо обставини непереборної сили та/або оголошення повітряної тривоги тривають до узгодженого початку безпосередньої зустрічі/онлайн-комунікації в режимі відеоконференції, така безпосередня зустріч/відеоконференція не розпочинається, а комплаєнс-менеджер узгоджує із Платником новий час проведення безпосередньої зустрічі/онлайн-комунікації.

Відповідно до п. 8.1 розд. VІІІ Порядку Платник має право оцінити якість надання комплаєнс-менеджером консультування за шкалою від 1 до 10 балів. Оцінка здійснюється шляхом надсилання Платником відповідного інформаційного електронного повідомлення через електронний кабінет такого Платника (форма оцінки якості надання консультування комплаєнс-менеджером (далі – Оцінка) наведена у додатку 3 до Порядку).

Створена Платником та підписана з накладенням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (КЕП/УЕП) Оцінка за формою згідно з додатком 3 до Порядку в електронному вигляді надсилається до контролюючого органу з дотриманням Законів від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» у порядку, визначеному ст. 42 ПКУ.

Оцінка за формою J1325701 (для юридичних осіб) та F1325701 (для фізичних осіб) розміщена на вебпорталі ДПС за посиланням: Головна/«Електронна звітність»/«Платникам податків про електронну звітність»/«Інформаційно-аналітичне забезпечення»/«Реєстр електронних форм податкових документів»/Реєстр електронних форм податкових документів (перелік сервісних запитів) для юридичних осіб, Реєстр електронних форм податкових документів (перелік сервісних запитів) для фізичних осіб.

ЗІР категорія 135.07