Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Терміни зберігання первинних документів і звітності

12.11.2018


Термін для зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності визначається окремо для кожного виду документа відповідно до Переліку № 578/5 з урахуванням вимог п. 44.3 ПКУ.


ГУ ДФС У ПОЛТАВСЬКIЙ ОБЛАСТI

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 02.11.2018 р. № 4662/ІПК/16-31-12-04-23

Головне управління ДФС у Полтавській області розглянуло лист щодо строків зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, та керуючись статтею 52 розділу II Податкового кодексу України від 02.12.2010р. №2755-VІ, із змінами та доповненнями (далі-Кодекс), повідомляє наступне.

Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ст.44 Кодексу).

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Одночасно, п. 44.3 ст. 44 Кодексу передбачено, що платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 ст. 44, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статті 39 цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Якщо документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскаржёння прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті (п. 44.4 ст. 44 Кодексу).

Статтею 102 Кодексу визначено строки давності, які застосовуються при проведенні перевірок контролюючими органами. Так, відповідно до п. 102.1 ст. 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 цієї статті, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених цим Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до статті 39 цього
Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання.

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань за такою податковою декларацією протягом 1095 днів з дня подання уточнюючого розрахунку.

Тобто, ст. 44 Кодексу встановлено мінімальні терміни зберігання документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів -1095 днів з дня подання податкової звітності, 2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворення, із збільшенням цього строку при проведенні процедури оскарження у разі визначення сум зобов’язань контролюючими органами.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності встановлений Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 року за № 168/704, зі змінами та доповненнями (далі - Положення №88).

Відповідно до п. 6.6 Положення № 88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 (зареєстрованому 17.04.2012 №571/20884), із змінами та доповненнями, затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік №578/5).

Перелік №578/5 є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення (п. 1.4 Переліку №578/5).

Відповідно до п. 1.7 Переліку №578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати.

Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Зокрема, пп. 4.2 п. 4 «Бухгалтерський облік та звітність» розділу І Переліку №578/5 встановлено різні терміни зберігання документів в розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.

Тобто, термін для зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності визначається окремо для кожного виду документа відповідно до Переліку № 578/5 з урахуванням вимог п. 44.3 та 44.4 ст. 44 Кодексу.

Також, зазначаємо, що відповідно до п. 52.2 ст.52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.

Коментарі до матеріалу
Популярне
21.10.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня ДПС змінила План-графік: які галузі та регіони перевірятимуть найбільше Актуальні питання щодо оцифрування трудових книжок: роз’яснення ПФУ Кабмін запускає новий модуль управління ризиками для перевірок бізнесу Правила заповнення трудових книжок: роз&rs...
08.09.2025
Закон № 4536 опубліковано 3 вересня: огляд основних змін
Закон № 4536 вносить зміни, зокрема, до Податкового кодексу, Закону від 08.07.2010 № 2464-VІ , Закону від 18.06.2024 № 3817-ІХ. Більшість норм Закону № 4536 набирає чинності з першого числа місяця, наступного за місяцем його опублікування, тобто з 1 жовтня 2025 року. Більше за темою: Квартальна об&...
08.10.2025
Оновлено Довідник умовних кодів товарів
ДПС опублікувала оновленний Довідник умовних кодів товарів. ДПС опублікувало оновлений Довідник умовних кодів товарів. Умовний код товару Назва товару 00101 житловий будинок 00102 будівля 00103 ...
Нове
23.10.2025
Чи відображаються в декларації з ПДВ купівля товару в нерезидента за межами митної території України
Такі операції не підлягають відображенню у податковій декларації з ПДВ. Більше за темою: Зміна митної вартості товарів: коли коригувати ПДВ? Чи підлягають відображенню у податковій декларації з ПДВ операції з придбання товару у нерезидента за межами митної території України та його реалізація іншом...
23.10.2025
Чи буде застосовуватися відповідальність до покупця за відсутність реєстрації РК при зменшенні компенсації за товар
Надання відповіді на зазначене питання у кожному конкретному випадку потребує чіткого розуміння умов. Із зазначеного питання пропонуємо у кожному конкретному випадку звертатися до ДПС щодо надання індивідуальної податкової консультації у порядку, визначеному ст. 52 ПКУ. Більше за темою: Повернення ...
23.10.2025
Коли слід подати уточнюючі декларації з плати за землю, надану гірничодобувним підприємствам
Уточнюючі податкові декларації з плати за землю (земельний податок та/або орендна плата за земельні ділянки державної або комунальної власності) необхідно подати не пізніше 20 листопада 2025 року. Більше за темою: Зміна власника землі посеред року: кому та як сплачувати орендну плату Договір позич...
Кращі матеріали