Зберігання первинних документів
Із цієї статті ви дізнаєтесь:
- про організаційні аспекти процесу зберігання первинних документів підприємства;
- строки зберігання первинної документації;
- як правильно організувати архівування документів.
Загальні положення
Основними нормативними актами, що регулюють питання зберігання та знищення первинної документації суб’єктів господарювання, є:
- Податковий кодекс (далі – ПК);
- Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88);
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000);
- Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578).
Також ведення документообігу на кожному окремому підприємстві має регламентуватись інструкцією з діловодства, регламентами роботи з документами, положеннями про структурні підрозділи підприємства та посадовими інструкціями.
Хто відповідає за організацію зберігання документів на підприємстві?
Відповідальним за схоронність документів є власник підприємства або вповноважена ним особа, тобто керівник підприємства (ч. 3 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV). А контроль над дотриманням графіка документообігу виконує головний бухгалтер підприємства (п. 5.5 Положення № 88).
Тому в першу чергу керівництво повинне створити умови для зберігання документів та уповноважити інших працівників (зокрема, головного бухгалтера) на виконання відповідних дій. У разі потреби також слід призначити завідувача архіву.
Строки зберігання
На підприємстві строки зберігання документів (у т. ч. первинних) слід затвердити в номенклатурі справ – обов’язковому для кожної установи систематизованому переліку назв справ, що формуються в її діловодстві (п. 2 розд. І Правил № 1000). При цьому слід ураховувати вимоги чинного законодавства.
Для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов'язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3, 44.4 ПК, а саме:
- первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, повинні зберігатися не менше 1 095 днів із дня подання такої звітності;
- первинні документи, пов'язані із предметом податкової перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за результатами такої перевірки податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, повинні зберігатися до закінчення перевірки та установленого строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або до винесення остаточного судового рішення, але не менше 1 095 днів.
Також строки зберігання документів, що стосуються господарської діяльності, регулюються Переліком № 578. Для наочності ми систематизували в таблиці строки зберігання найбільш поширених документів (див. нижче).
Таблиця 1. Строки зберігання первинних документів
|
№ |
Вид документа |
Норма Переліку № 578 |
|
1 |
2 |
3 |
|
3 роки |
||
|
1 |
Документи щодо відряджень у межах України |
Ст. 63 |
|
2 |
Договори кредитні, поруки, застави, гарантії, переведення боргу (після закінчення строку дії договору) |
Ст. 241 |
|
3 |
Відомості на виплату грошей (за відсутності розрахунково-платіжних відомостей – 75 років) |
Ст. 318 |
|
4 |
Довіреності (у т. ч. анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ); на одержання зарплати та інших виплат |
Ст. 319 |
|
5 |
Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування |
Ст. 320 |
|
6 |
Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг із податків тощо |
Ст. 321 |
|
7 |
Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями |
Ст. 324 |
|
8 |
Протоколи взаємозаліків |
Ст. 325 |
|
9 |
Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт |
Ст. 334 |
|
10 |
Первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку ТМЦ, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) |
Ст. 336 |
|
11 |
Податкові накладні |
Ст. 338 |
|
12 |
Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у т. ч. перевірок каси, правильності стягнення податків тощо |
Ст. 341 |
|
13 |
Документи (довідки, акти, зобов'язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань |
Ст. 342 |
|
14 |
Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо |
Ст. 345 |
|
10 років |
||
|
15 |
Документи щодо відряджень за кордон |
Ст. 63 |
|
75 років |
||
|
16 |
Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників підприємства |
Ст. 317 |
|
До ліквідації підприємства |
||
|
17 |
Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації і перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо |
Ст. 87 |
|
18 |
Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва |
Ст. 343 |
З якого моменту слід обчислювати строк зберігання документів на підприємстві?
Строк зберігання документів завжди обчислюється з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи. Наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2016 році, починається з 01.01.17 р. Якщо строк зберігання такого документа становить 3 роки, то він закінчується 01.01.20 р.
Слід зазначити, що знищення документації, строк зберігання якої минув, за відсутності податкової перевірки за цей період не допускається (лист ДПС від 18.05.12 р. № 13920/Ж/17-1216). Тобто якщо органи ДФС не проводили перевірку понад 1 095 днів, платники податків зобов’язані забезпечити подальше зберігання неперевірених документів.
Як бути з первинними документами в разі ліквідації підприємства?
Усі первинні документи ліквідованого підприємства за період діяльності не менше 1 095 днів до моменту ліквідації передаються в установленому законодавством порядку в архіви (п. 44.3 ПК).
Зберігання в бухгалтерії та інших структурних підрозділах
Усі документи від моменту їх створення або надходження до структурного підрозділу і до моменту передання в архів підприємства повинні зберігатися безпосередньо за місцем їх формування (наприклад, накази щодо особового складу – у відділі кадрів, картки складського обліку – на складі). При цьому всі документи зберігаються згідно з номенклатурою справ, а схоронність справ у структурному підрозділі забезпечується його керівником або співробітниками, відповідальними за організацію діловодства.
У бухгалтерії підприємства первинні документи мають зберігатися у спеціальних приміщеннях або шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88).
Відповідно до роз'яснень, наданих у листі Мінфіну від 22.07.02 р. № 053-3996, під спеціальним приміщенням розуміють приміщення з температурно-вологісним режимом, що забезпечує збереження документів і записів у них, та приміщення, що виключає можливість користування або виносу документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.
Первинні документи поточного періоду, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються (п. 6.5 Положення № 88). Тобто формуються справи-папки, на яких зазначається найменування підприємства, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № _ до № _ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць), мінімальний строк їх зберігання тощо.
За загальним правилом документи повинні бути передані зі структурних підрозділів підприємства до архіву через 2 роки після закінчення їх використання в діловодстві в упорядкованому стані за описом установленої форми (п. 4 розд. ІV Правил № 1000).
Зберігання в архіві
Наявність установлених строків зберігання документації передбачає створення підприємством необхідних для цього умов – організації архіву. При цьому архів може або створюватися як самостійна структурна частина підприємства, або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т. п.).
Зверніть увагу: документи Національного архівного фонду (далі – НАФ) передають на зберігання до державних та інших архівних установ. Перелік таких видів документів затверджено наказом Мін’юсту від 22.07.14 р. № 1188/5. Усі підприємства незалежно від форм власності зобов'язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до держархіву за місцем свого знаходження для проведення експертизи цінності документів із метою їх можливого віднесення до НАФ.
Визначати долю документів (зберігати надалі чи знищити) має спеціальна експертна комісія, створена наказом керівника підприємства. До її складу включають посадових осіб підприємства, а також представників експертно-перевірочної комісії держархіву. Така комісія визначає порядок відбору на зберігання та для знищення документів в організації, проводить експертизу цінності документів і здійснює контроль за її проведенням. А для правильної роботи спеціальної експертної комісії на підприємстві має бути розроблене відповідне положення (за основу доцільно взяти Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Мін’юсту від 19.06.13 р. № 1227/5).
Висновки
1. Для організації документообігу на підприємстві має бути розроблена й затверджена номенклатура справ, у якій слід передбачити строки зберігання документів з урахуванням вимог законодавства та специфіки діяльності підприємства.
2. Усі документи від моменту їх створення або надходження до структурного підрозділу і до передання в архів повинні зберігатися безпосередньо за місцем їх формування. Після закінчення їх використання в діловодстві впорядковані належним чином у вигляді справ первинні документи передаються на тривале або постійне зберігання в архів підприємства.
3. Щоб визначитися, як бути з тим чи іншим документом – зберігати в архіві чи знищити – проводять експертизу цінності документа з дотриманням норм Правил № 1000 і Переліку № 578. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності заборонено.
4. Для правильної роботи експертної комісії доцільно розробити відповідне положення по підприємтству.
Про порядок документування та обліку в разі знищення документів після завершення строку їх використання читайте «Знищення документів: як правильно здійснити».
Коментарі до матеріалу