Проблемні питання щодо каси у відокремлених підрозділах: відповіді НБУ

Ще 05.01.18 р. набули чинності норми нового Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Положення № 148). Однак під час застосування цього нового Положення у практичній діяльності й досі виникає чимало запитань. Окремі з них роз'яснив Нацбанк в листі від 07.03.18 р. № 50-0007/13560 (далі – Лист № 13560).

1. Щодо порядку оприбуткування готівки відокремленими підрозділами, які не ведуть касової книги

Пікантність ситуації полягає в тому, що, розмірковуючи на тему оприбуткування готівки відокремлених підрозділів, НБУ аналізує свій же нормативно-правовий акт – Положення № 148, вимоги якого в аспекті цього питання є вельми недосконалими і часто-густо нелогічними.

Тому насамперед нагадаємо, що з позиції пп. 18 п. 3 цього документа оприбуткуванням є проведення суб’єктами господарювання (далі – СГ) обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі/книзі обліку доходів і витрат.

А згідно з п. 11 цього Положення:

готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день її одержання в повній сумі;

оприбуткуванням готівки в касах підприємств/відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги/застосуванням РРО, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів/фіскальних звітних чеків (або даних розрахункових квитанцій).

Тобто за цими нормами оприбуткувати готівку означає внести запис до касової книги:

• підприємства;
• або його відокремленого підрозділу. Зауважимо, що такими є магазини, склади, аптеки, заклади ресторанного господарства, готелі, автозаправні станції та інші об’єкти, в яких здійснюються розрахунки споживачів за товари і послуги та які у загальному порядку згідно зі ст. 3 Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР зобов’язані застосовувати РРО. Також зазначимо, що у визначенні «відокремлені підрозділи», наведеному в пп. 2 п. 3 Положення № 148, «поіменно» вони не перераховуються, але явно маються на увазі.

Однак щодо ведення касової книги відокремленими підрозділами Положення № 148 дає два варіанти (п. 39):

1) відокремлені підрозділи, які проводять операції із приймання-видачі готівки з оформленням прибуткових та видаткових касових ордерів, – касову книгу зобов’язані вести;

2) відокремлені підрозділи, що здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій із приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, – касової книги не ведуть.

Якщо з першим варіантом усе зрозуміло, то щодо другого є запитання: який порядок оприбуткування готівки відокремленими підрозділами, що не ведуть касової книги?

У коментованому листі НБУ зазначено: якщо такі відокремлені підрозділи здають свою готівкову виручку до кас банку через інкасаторську службу, то проводити операції через касову книгу головного підприємства не потрібно, оскільки для нього така операція вважатиметься безготівковою. Такої позиції дотримується й ДФС (див. роз’яснення в ЗІР під категорією 109.15).

Незважаючи на таку позитивну відповідь, відкритим усе ж залишилося питання стосовно оприбуткування виручки, яка надходить у касу цих відокремлених підрозділів після інкасації в цей же день (що доволі часто трапляється, зокрема, в роботі магазинів). Як бути з отриманою готівкою в такому разі? Адже за новими правилами виходить, що для відокремлених підрозділів, які не ведуть касової книги згідно з п. 39 Положення № 148, непроінкасована виручка стає неоприбуткованою (нагадаємо: до набуття чинності Положення № 148 у такій ситуації оприбуткуванням вважалося здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у КОРО на підставі фіскальних звітних чеків РРО або даних розрахункових квитанцій). Це питання залишилося без відповіді.

А поки що наскрізне читання норм Положення № 148 (зокрема, аналізованих вище п. 3 та 11) змушує з осторогою ставитись до такої ситуації: відокремленому підрозділу, який самостійно (або через службу інкасації) здає готівкову виручку для зарахування на банківський рахунок, без своєї касової книги не обійтись. Інакше за неоприбуткування готівки йому загрожує штраф у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми (згідно з Указом Президента від 12.06.95 р. № 436/95). Тим паче, що на сьогодні вже є думка фахівців ДФС, за якої відокремленим підрозділам усе ж слід вести свою касову книгу (див. Індивідуальну податкову консультацію ГУ ДФС у м. Києві від 06.03.18 р. № 899/ІПК/26-15-14-09-12).

2. Щодо визначення показників середньоденного надходження готівки в касу і середньоденної видачі готівки з каси для цілей затвердження ліміту залишку каси підприємства (відокремленого підрозділу)

Ліміт залишку готівки в касі (ліміт каси) – це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня. Питанню його визначення присвячено п. 50–56 Положення № 148.

Як і раніше, ліміт каси встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника підприємства. Однак на сьогодні підприємство зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім документом власний порядок розрахунку ліміту каси. Адже тепер не вимагається складання Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі за типовою формою (та й форми цього документа нове Положення не містить). Який алгоритм розрахунку ліміту каси – про це ми вже говорили (див. «Новий порядок ведення касових операцій», а також вебінар від 07.02.18 р.).

У коментованому листі НБУ зазначає, що, визначаючи ліміт каси, підприємство може обрати будь-який період вибірки для розрахунку середньоденного надходження/середньоденної видачі з каси.

Звичайно, прискіпливий читач зверне увагу на вживання регулятором слова «період», під яким зазвичай розуміють неперервний інтервал, проміжок часу (наприклад, кілька місяців поспіль). Однак, на нашу думку, до такого формулювання немає сенсу суворо прив’язуватись.

Ураховуючи в цілому бажання НБУ ліберизувати процес установлення ліміту каси СГ, вважаємо, що не буде помилкою для розрахунку ліміту брати будь-які місяці господарської діяльності (не обов’язково поспіль). Головне тут – зафіксувати таку єдину методику у внутрішньому документі, наприклад у Положенні про порядок розрахунку залишку готівки в касі. Кожному відокремленому підрозділу встановлюють окремий ліміт.

3. Щодо заповнення реквізиту «Видати» видаткового касового ордера, складеного на загальну суму, під час виплати зарплати

Нагадаємо, що за загальним правилом у реквізиті «Видати» зазначається прізвище, ім’я, по батькові особи, яка отримує кошти.

А в разі оформлення видаткового касового ордера на загальну суму готівки, що видається (зокрема, за видатковою відомістю працівникам підприємства), у реквізиті «Видати» зазначається П. І. Б. особи, яка видаватиме кошти працівникам (касира) (див. Лист № 13560).

Така позиція регулятора може здатися, м’яко кажучи, нелогічною. Адже раніше він пропонував вписувати сюди відповідний підрозділ підприємства, що одержує грошові кошти (див. лист НБУ від 22.04.13 р. № 11-117/1363/4874, що втратив чинність згідно з листом НБУ від 20.03.18 р. № 50-0007/15458).

Крім того, п. 32 Положення № 148 прямо вимагає не заповнювати у видатковому касовому ордері, яким оформлюють касові проведення на загальну суму, реквізити «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача.

Зрозуміло, вирішувати вам, чи дотримуватися позиції НБУ і вписувати у видатковий касовий ордер П. І. Б. касира або діяти інакше. Адже податківці під час перевірки мають право «забракувати» тільки той документ, у якому немає підпису одержувача або ж є, але недостовірний. А тут його взагалі не передбачено.

Однак усе ж таки краще виконувати цю рекомендацію НБУ і бути спокійним за відповідність чинним вимогам.

4. Щодо відповідальності за відображення касових операцій у касовій книзі й оформлення касових ордерів за правилами вже нечинного Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637

Нагадаємо, що ще 26.01.18 р. НБУ запропонував запровадити певний перехідний адаптаційний період (шість місяців із дня набуття чинності Положення № 148) щодо застосування та використання форм касових документів з метою зменшення адміністративного тиску на СГ, про що йдеться у проекті постанови Правління НБУ «Про внесення зміни до постанови Правління Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148», який викладено на сайті НБУ. Передбачалось, що протягом цього періоду редакційні відмінності форм первинного обліку не є підставою для їх незастосування.

Однак ця пропозиція НБУ так і залишилась лише проектом.

Підтвердження цього – теперішня позиція регулятора в Листі № 13560. Отже, з 05.01.18 р. усі СГ мають застосовувати виключно оновлені форми касової первинки. А перевіряти порядок ведення касових операцій буде ДФС.