Переведення з 1-го числа і звіт з ЄСВ

Таблиця 5 Звіту з ЄСВ: коли заповнювати і що відображати

Одним з найпоширеніших запитань щодо заповнення таблиці 5 Звіту з ЄСВ залишається запитання «як заповнити таблицю 5, якщо працівника переведено на нову посаду з 1-го числа?». Нічого складного в цьому немає. Але бухгалтери самі себе заганяють в глухий кут у цій ситуації, забуваючи про особливості переведення працівника на нову посаду. Про те, в чому проблема - далі.

Найчастіше запитання щодо заповнення таблиці 5 Звіту з ЄСВ в разі переведення працівника на іншу посаду звучить на кшталт: «Готуємо Звіт з ЄСВ за листопад (отже на календарі вже грудень - прим. авт.). Як заповнити таблицю 5 звіту, якщо працівника переведено на нову посаду з 1 листопада, а ми тільки дізналися? Де це написано?». Спочатку про «де це написано».

Пунктом 8 розділу ІV Порядку формування та подання страхувальниками Звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.15 р. № 435 (далі - Порядок № 435), встановлено, що таблиця 5 додатка 4 до цього Порядку подається страхувальником, зокрема, якщо протягом звітного періоду особу було переведено на іншу посаду або роботу у того самого страхувальника. Запис про це вноситься у таблицю 5 в такому самому порядку, як і про прийняття на роботу. 

Як бачимо, Порядок № 435 у питанні заповнення таблиці 5 у разі переведення працівника на іншу посаду/роботу приписує діяти так само, як і при прийнятті на роботу. А це означає, що слід вказати дату припинення роботи за попередньою посадою/роботою та дату початку роботи за новою посадою/роботою. Прямо про це в Порядку № 435 не сказано, але із практики  заповнення таблиці 5 Звіту з ЄСВ відомо, що в разі припинення трудових відносин у реквізиті «11. Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» слід вказувати дату їх припинення у графі «дата закінчення», а в разі початку трудових відносин слід вказувати дату їх початку у графі «дата початку». При цьому, якщо трудові відносини розпочато та припинено в одному звітному періоді, то щодо такого працівника заповнюється один рядок з одночасним заповнення граф «дата початку» та «дата закінчення». Якщо ж трудові відносини розпочалися в одному звітному періоді, а припинилися в іншому, то в таблиці 5 в місяці початку вказується тільки дата їх початку, а в місяці припинення - дата припинення; тобто по суті подається дві різні таблиці 5 в різні місяці. 

Тож коли прийшов час вказувати в таблиці 5 Звіту з ЄСВ переведення працівника на іншу посаду/роботу, постало питання, як бути, якщо переведення з 1-го числа. За аналогією: в останній день роботи за попередньою посадою, тобто в останній день місяця, в таблиці 5 у реквізиті 11 слід було вказувати дату припинення роботи за попередньою посадою/роботою у графі «дата закінчення», а наступного місяця у графі «дата початку» - дату початку роботи за новою посадою/роботою, тобто в перший день місяця. І згодом фахівці ПФУ ці «здогадки» підтвердили. Все просто, тільки розрив у строках подання таблиці значний: про припинення повідомляємо в одному звіті, про початок — в наступному.

А в чому ж тоді проблема, запитаєте ви. Проблема в тому, що бухгалтери забувають вказувати «дату припинення» у попередньому місяці. І знаходять оправдання «а звідки ми могли знати, якщо його перевели з 1-го числа і ми тільки про це дізналися». Могли...

Відповідно до ст. 32 КЗпП переведення працівника на іншу посаду є зміною істотних умов праці. А про зміну істотних умов праці за ініціативою роботодавця працівника слід попередити не пізніше ніж за два місяці. Тож малоймовірно, що наказ про переведення було видано саме 1 числа наступного місяця.

«А якщо він сам написав заяву на переведення 1-го числа?». Таке можливо і широко практикується для того, щоб обійти приписи ст. 32 КЗпП. І виглядає це, судячи з усього так: 1-го числа о 9.00 год працівник приходить на роботу і пише заяву «прошу перевести», просьбу задовольняють і вже о 9.05 він на новій посаді/роботі, а бухгалтер о 9.01 саме відправив Звіт з ЄСВ за попередній місяць. (Та ж сама ситуація, якщо наказ за ст. 32 КЗпП видають саме 1-го числа). Так же? 

Якщо все відбувається саме так, то іншого виходу, як подавати таблицю 5 Звіту з ЄСВ зі статусом «додаткова» за попередній звітний період, немає. В решті випадків, навіть якщо наказ і видано 1-го числа, інформацію про останній день роботи за попередньою посадою/робото можна встигнути включити у Звіт з ЄСВ до спливу граничного строку його подання. Інша справа, якщо між бухгалтерією та кадровою службою «кульгає» канал комунікації.