Перевод с 1-го числа и отчет по ЕСВ

Таблица 5 Отчета по ЕСВ: когда заполнять и что отражать

Одним из самых распространенных вопросов по заполнению таблицы 5 Отчета по ЕСВ остается вопрос «как заполнить таблицу 5, если работник переведен на новую должность с 1-го числа?». Ничего сложного в этом нет. Но бухгалтеры сами себя загоняют в тупик в этой ситуации, забывая об особенностях перевода работника на новую должность. О том, в чем проблема - далее.

Чаще всего вопрос по заполнению таблицы 5 Отчета по ЕСВ в случае перевода работника на другую должность звучит вроде: «Готовим Отчет по ЕСВ за ноябрь (так что на календаре уже декабрь - прим. авт.). Как заполнить таблицу 5 отчета, если работник переведен на новую должность с 1 ноября, а мы только узнали? Где это написано?». Сначала о «где это написано».

Пунктом 8 раздел IV Порядка формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Минфина от 14.04.15 г. № 435 (далее - Порядок № 435), установлено, что таблица 5 приложения 4 к настоящему Порядку подается страхователем, в частности, если в течение отчетного периода лицо было переведено на другую должность или работу у того же страхователя. Запись об этом вносится в таблицу 5 в том же порядке, как и о принятии на работу.

Как видим, Порядок № 435 в вопросе заполнения таблицы 5 в случае перевода работника на другую должность/работу приписывает действовать так же, как и при приеме на работу. А это значит, что следует указать дату прекращения работы по предыдущей должности/роботы и дату начала работы по новой должности/работы. Прямо об этом в Порядке № 435 не сказано, но из практики заполнения таблицы 5 Отчета по ЕСВ известно, что в случае прекращения трудовых отношений в реквизите «11. Период трудовых или гражданско-правовых отношений, прохождения военной службы и отпусков» следует указывать дату их прекращения в графе «дата окончания», а в случае начала трудовых отношений следует указывать дату их начала в графе «дата начала». При этом, если трудовые отношения начаты и прекращены в одном отчетном периоде, то по такому работнику заполняется одна строка с одновременным заполнения граф «дата начала» и «дата окончания». Если же трудовые отношения начались в одном отчетном периоде, а прекратились в другом, то в таблице 5 в месяце начала указывается только дата их начала, а в месяце прекращения - дата прекращения; то есть по сути подается две разные таблицы 5 в разные месяцы.

Поэтому когда пришло время указывать в таблице 5 Отчета по ЕСВ перевода работника на другую должность/работу, встал вопрос, как быть, если перевод с 1-го числа. По аналогии: в последний день работы по предыдущей должности, то есть в последний день месяца, в таблице 5 в реквизите 11 следовало указывать дату прекращения работы по предыдущей должности/работы в графе «дата окончания», а в следующем месяце в графе «дата начала» - дату начала работы по новой должности/работы, то есть в первый день месяца. И впоследствии специалисты ПФУ эти «догадки» подтвердили. Все просто, только разрыв в сроках представления таблицы значений: о прекращении сообщаем в одном отчете о начале - в следующем.

А в чем же тогда проблема, спросите вы. Проблема в том, что бухгалтеры забывают указывать «дату прекращения» в предыдущем месяце. И находят оправдание «а откуда мы могли знать, если его перевели с 1-го числа и мы только об этом узнали». Могли ...

В соответствии со ст. 32 КЗоТ перевод работника на другую должность является изменением существенных условий труда. А об изменении существенных условий труда по инициативе работодателя работника следует предупредить не позднее чем за два месяца. Поэтому маловероятно, что приказ о переводе была издана именно 1 числа следующего месяца.

«А если он сам написал заявление на перевод 1-го числа?». Такое возможно и широко практикуется для того, чтобы обойти предписания ст. 32 КЗоТ. И выглядит это, судя по всему так: 1-го числа в 9.00 работник приходит на работу и пишет заявление «прошу перевести», просьбу удовлетворяют и уже в 9.05 он в новой должности/ работе, а бухгалтер в 9.01 раз отправил Отчет по ЕСВ за предыдущий месяц. (Та же ситуация, если приказ по ст. 32 КЗоТ выдают именно 1-го числа). Так же?

Если все происходит именно так, то другого выхода, как подавать таблицу 5 Отчета по ЕСВ со статусом «дополнительная» за предыдущий отчетный период, нет. В остальных случаях, даже если приказ и выдан 1-го числа, информацию о последнем дне работы по предыдущей должности/работе можно успеть включить в Отчет по ЕСВ до истечения предельного срока его представления. Другое дело, если между бухгалтерией и кадровой службой «хромает» канал коммуникации.