Звітність за відрядженням: вимоги до довірених осіб, які одержали готівку з рахунку

Чи може бухгалтерія не прийняти від довіреної особи, яка одержала готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструменту, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, разом з невитраченим залишком готівки, у разі якщо така довірена особа не подала підтвердні документи про використання коштів за призначенням? 

Відповідно до п. 20 розд. II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148, фізичні особи – довірені особи установ/підприємств – юридичних осіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструменту, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Фізичні особи – довірені особи установ/підприємств – юридичних осіб подають до підрозділу бухгалтерського обліку установи/підприємства Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок установи/підприємства або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України. 

Згідно з п. 2 Порядку складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (далі – Порядок № 841), Звіт складається і подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку: 

• завершує таке відрядження; 
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт. 

Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, зазначені в абзаці першому п. 2 Порядку № 841, продовжуються на один календарний місяць. 

Таким чином, фізичні особи – довірені особи установ/підприємств – юридичних осіб, які одержали готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструменту подають до бухгалтерії установи/підприємства Звіт разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням. 

У разі неподання до Звіту документів, які підтверджують використання коштів за призначенням, бухгалтерія повинна прийняти такий Звіт від довіреної особи, яка одержала готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструменту, а при необхідності посадова особа (бухгалтер) може взяти виписку з банку про рух коштів на рахунку. 

ЗІР, категорія 109.19