Отчетность по командировке: требования к доверенным лицам, получившим наличные со счета

Может ли бухгалтерия не принять от доверенного лица, получившего наличные со счета с применением платежного инструмента, Отчет об использовании денежных средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, вместе с неизрасходованным остатком наличных, в случае если такое доверенное лицо не предоставило подтверждающие документы об использовании денежных средств по назначению? 

В соответствии с п. 20 разд. II Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148, физические лица – доверенные лица учреждений/предприятий – юридических лиц, которые в соответствии с законодательством Украины получили наличные деньги со счета с применением платежного инструмента, используют его по назначению без оприходования в кассе. Физические лица – доверенные лица учреждений/предприятий – юридических лиц подают в подразделение бухгалтерского учета учреждения/предприятия Отчет об использовании денежных  средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет), вместе с подтверждающими документами об использовании денежных средств по назначению и возвращают неиспользованный остаток денежных средств на счет учреждения/предприятия или кассу в установленные сроки и порядке, определенном для подотчетных лиц законодательством Украины. 

Согласно п. 2 Порядка составления Отчета об использовании денежных средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (далее – Порядок № 841), Отчет составляется и подается в конце месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик: 

• завершает такую командировку; 
• завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего денежные средства/электронные деньги под отчет.

Если в командировке или при выполнении отдельных гражданско-правовых действий налогоплательщик применил для проведения расчетов платежный инструмент, включая корпоративный (бизнесовый) платежный инструмент или личный платежный инструмент, или его реквизиты, списание денежных средств/электронных денег по понесенным расходам осуществляется предоставителем платежных услуг позднее даты, когда налогоплательщик завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия, сроки, указанные в абзаце первом п. 2 Порядка № 841, продлеваются на один календарный месяц. 

Таким образом, физические лица – доверенные лица учреждений/предприятий – юридических лиц, которые получили наличные со счета с применением платежного инструмента, подают в бухгалтерию учреждения/предприятия Отчет вместе с подтверждающими документами об использовании денежных средств по назначению. 

В случае неподачи к Отчету документов, подтверждающих использование денежных средств по назначению, бухгалтерия должна принять такой Отчет от доверенного лица, получившего наличные со счета с применением платежного инструмента, а при необходимости должностное лицо (бухгалтер) может взять выписку из банка о движении денежных средств на счете. 

ОИР, категория 109.19