Як оформлювати та надсилати кадрові документи в умовах воєнного часу: роз’яснення НАДС

Національне агентство України з питань державної служби (НАДС) надало роз’яснення щодо можливості і правильності оформлення та надсилання кадрових документів (заяв про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку.

Зрозуміло, що сьогоднішні умови в більшості випадків не дають можливість працівникам подавати необхідні заяви в паперовому вигляді із власноручними підписами, як ми це робимо зазвичай.

Оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника. Таким чином, письмові заяви також можуть подаватися в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.

У разі, коли і електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів. В такому випадку відповідну заяву, написану на папері і підписану заявником, доцільно сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливість немає, то відповідну заяву надішліть у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям. Як свідчить судова практика, у разі отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі це спонукає роботодавця перевірити справжнє волевиявлення працівника у разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18).

Нагадуємо, що ознайомлення державних службовців з виданими щодо них наказами можна здійснювати шляхом їх вручення або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку, відповідно до статті 9-1 Закону України «Про державну службу».

Тобто відсканований наказ доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця або сфотографований документ направити через месенджер, доступний державному службовцю. Таке ознайомлення фіксується відповідним протоколом.

НАДС