Що робити при зупиненні реєстрації податкової накладної, якщо документи залишились на території бойових дій або знищені

Які дії повинен вчинити платник ПДВ, у випадку зупинення реєстрації податкової накладної, якщо первинні документи залишились на території бойових дій та/або знищені? 

Порядок прийняття рішень про реєстрацію/відмову в реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних затверджений наказом Мінфіну від 12.12.2019 № 520 (далі – Порядок № 520). 

Відповідно до п. 4 Порядку № 520 у разі зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування до податкової накладної (далі – ПН/РК) в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) платник податку має право подати копії документів та письмові пояснення стосовно підтвердження інформації, зазначеної у ПН/РК, для розгляду питання прийняття комісією регіонального рівня рішення про реєстрацію/відмову в реєстрації ПН/РК в ЄРПН. 

Причому п. 6 Порядку № 520 передбачено, що строки подання письмових пояснень та копій документів платником податків до контролюючого органу становить 365 календарних днів, що настають за датою виникнення податкового зобов’язання, відображеного в ПН/РК. 

Підпунктом 69.1 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» Податкового кодексу (далі – ПК) визначено, що у разі відсутності у платника податків можливості своєчасно виконати свій податковий обов’язок щодо дотримання термінів сплати податків та зборів, подання звітності, у тому числі звітності, передбаченої п. 46.2 ПК, реєстрації у відповідних реєстрах податкових або акцизних накладних, розрахунків коригування, подання електронних документів, що містять дані про фактичні залишки пального та обсяг обігу пального або спирту етилового тощо, платники податків звільняються від передбаченої ПКУ відповідальності з обов’язковим виконанням таких обов’язків протягом шести місяців після припинення або скасування воєнного стану в Україні. 

Відповідно до пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПК установлено, що до платників податків/податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 ПК застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності. 

Порядок підтвердження можливості чи неможливості виконання платником податків обов’язків, визначених у пп. 69.1 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПК, та переліків документів на підтвердження, затверджений наказом Мінфіну від 29.07.2022 № 225, зареєстровано в Міністерстві юстиції 25.08.2022 за № 967/38303 (далі – Порядок № 225). 

Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади. 

Відповідно до п. 1 розд. II Порядку № 225, підставами неможливості виконання платниками податків – юридичними особами та їх відокремленими підрозділами податкових обов’язків (у т. ч. обов’язків податкових агентів) серед іншого є неможливість використати чи вивезти документи, комп’ютерне та інше обладнання внаслідок ведення бойових дій, терористичних актів, диверсій, спричинених військовою агресією російської федерації та/або використання чи вивезення документів, комп’ютерного або іншого обладнання, пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я посадової особи платника податків або неможливе у зв’язку з встановленням уповноваженими органами державної влади відповідно до закону в умовах воєнного стану заборон та/або обмежень. 

У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків/податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів). 

Пунктом 3 розд. ІІ Порядку № 225 визначено правила, які застосовуються до платників податків, у тому числі щодо своєї філії, представництва, відокремленого чи іншого структурного підрозділу, які на дату набрання чинності Порядком № 225 мають можливість подати до контролюючого органу заяву та документи (копії документів), інформацію про відсутність можливості виконання податкових обов’язків. 

Заява має містити: 

• повне найменування платника податків згідно з реєстраційними документами або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) платника податків; 
• код платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або податковий номер; 
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті); 
• податкову адресу платника податків; 
• найменування контролюючого органу, до якого подається заява; 
• дату подання заяви; 
• чітке та стисле обґрунтування підстав для підтвердження неможливості виконання платником податків податкових обов’язків з посиланням на документальне підтвердження викладених фактів; 
• вичерпний перелік додатків із зазначенням кількості сторінок кожного документа, їх повної назви та реквізитів (дата, номер, найменування органу, що видав документ); 
• які саме податкові обов’язки не мав/не має можливості виконати платник податків; 
• інформацію про податкові періоди, за які неможливо виконувати податкові обов’язки, або інформацію щодо обставин, пов’язаних з проведенням воєнних (бойових) дій, терористичними актами, диверсіями або іншими обставинами непереборної сили (форс-мажорними обставинами), спричиненими військовою агресією російської федерації, тимчасовою окупацією збройними формуваннями російської федерації; 
• підписи платника податку – фізичної особи або посадових осіб платника податку, засвідчені печаткою платника податку (за наявності). 

За наявності інших документів, інформації, що підтверджують неможливість своєчасно виконати свій податковий обов’язок, платники податків – юридичні особи, у тому числі щодо своєї філії, представництва, відокремленого чи іншого структурного підрозділу, надають такі документи (копії документів). Платники податків – фізичні особи, зокрема самозайняті особи надають інші документи, інформацію, що підтверджують неможливість своєчасно виконати свій податковий обов’язок разом із документом, що підтверджує таку особу. 

Відповідно абзацу другого п. 4 розд. ІІ Порядку № 225 у разі відсутності у платника податків, у тому числі щодо своєї філії, представництва, відокремленого чи іншого структурного підрозділу, можливості подати таку заяву та відповідні документи (копії документів), інформацію у строки, визначені п. 3 розд. ІІ Порядку № 225, платник податків подає заяву та відповідні документи (копії документів), інформацію одночасно з набуттям можливості виконання одного із податкових обов’язків (реєстрації податкової накладної, подання звітності, сплати невиконаного податкового зобов’язання тощо) таким платником податку, передбачених ПК або іншим законодавством, контроль за виконанням якого покладено на контролюючий орган, але не пізніше 60 календарних днів з першого дня місяця, наступного за місяцем відновлення таких можливостей платника податків. 

Порядок розгляду документів платників податків щодо можливості чи неможливості своєчасно виконати свій податковий обов’язок визначено у розд. ІІІ Порядку № 225. 

Відповідно до п. 5 розд. ІІ Порядку № 225 платники податків, щодо яких контролюючим органом прийнято рішення про неможливість своєчасного виконання платником податків податкового обов’язку, та у яких відновилася можливість виконувати свої податкові обов’язки, зобов’язані повідомити, контролюючий орган про відновлення можливості виконання платником податків, у тому числі щодо своєї філії, представництва, відокремленого чи іншого структурного підрозділу, податкового обов’язку не пізніше 60 календарних днів з першого дня місяця, наступного за місяцем відновлення таких можливостей платників податків, шляхом подання повідомлення довільної форми у порядку, передбаченому п. 8 розд. ІІ Порядку № 225. 

Втрата документів, що не пов’язана з проведенням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, бойових дій, не надає права платнику податків/податковому агенту застосовувати положення пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПК. 

Обов’язок доведення відсутності підстав для застосування положень пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПК покладається на контролюючий орган. Платник податків/податковий агент, який безпідставно застосував положення пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПК, вважається таким, що ухиляється від сплати податків, та несе відповідальність, передбачену ПК та іншими законами України. 

У разі відмови у застосуванні положень пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПК контролюючий орган не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника податків/податкового агента видає вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови. 

Рішення контролюючого органу може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку. До винесення остаточного рішення по справі контролюючий орган не може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати проведення будь-якої перевірки платника податків/податкового агента щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні. 

Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією затверджено наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій від 22.12.2022 № 309. 

Отже, якщо платником ПДВ, який може виконувати свій податковий обов’язок, було направлено на реєстрацію ПН і її реєстрацію зупинено, а первинні документи залишились на території активних бойових дій та/або знищені, то необхідно подати до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначити: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів). 

Якщо у платника ПДВ відсутня можливість своєчасно виконати свій податковий обов’язок, то він може протягом шести місяців після припинення або скасування воєнного стану в Україні подати копії документів та письмові пояснення до контролюючого органу, та/або у довільній формі повідомлення про неможливість вивезення/та або знищення первинних документів. 

ЗІР, категорія 101.18