Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Як правильно засвідчити вірність копій документів і витягів з них

Роз’яснення
20.11.2024

Для того, щоб копія документа чи виписка з нього мали юридичну силу, їх вірність необхідно засвідчити, зокрема нотаріально.

Засвідчення вірності копій документів і витягів з них здійснюється нотаріусом за усним зверненням заінтересованої особи.

Засвідчення вірності копій документів

Відповідно до ст. 75 Закону від 02.09.1993 № 3425-XII «Про нотаріат» (далі – Закон № 3425) нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування та посадові особи консульських установ України, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих юридичними особами, за умови що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Під час підготовки до засвідчення вірності копій документів і виписок з них нотаріус та інші уповноважені законодавством особи зобов’язані особисто звірити з оригіналом документа копію чи виписку з документа, вірність яких вони засвідчують.

Пунктом 3 гл. 7 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 № 296/5 (далі – Порядок), визначено такі умови засвідчення вірності копій документів:

  • вірність копій документів, виданих юридичними особами, засвідчується за умови, що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом;
  • засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів;
  • вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.

Не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо).

На вимогу фізичних або юридичних осіб, щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріуси вправі видавати копії документів, що зберігаються у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або приватного нотаріуса.

Крім того, законодавством передбачена можливість засвідчення вірності копії з копії документа. Згідно зі ст. 76 Закону № 3425 вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, посадовою особою консульської установи України, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана юридичною особою, що видала оригінал документа. У такому разі копія документа має бути викладена на бланку цієї юридичної особи з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться у цієї юридичної особи.

Засвідчення вірності виписки з документа

Статтею 77 Закону № 3425 встановлено, що вірність виписки може бути засвідчена лише у тому разі, коли її зроблено з документа, в якому містяться рішення кількох не зв’язаних між собою питань. Виписка повинна відтворювати повний текст частини документа з певного питання.

Засвідчення вірності виписки з документа здійснюється за правилами, передбаченими ст. 75 і 76 цього Закону № 3425.

Згідно з пп. 5.3 п. 5 гл. 7 Порядку при виготовленні виписки з багатосторінкового документа обов’язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки з якого засвідчується.

Фотокопія-витяг з багатосторінкового документа засвідчується за правилами засвідчення вірності копій з урахуванням положень, встановлених у пп. 5.3 п. 5 гл. 7 Порядку, із зазначенням відомостей про загальну кількість сторінок, що містить оригінал документа, та переліку сторінок, з яких виготовлена така фотокопія-витяг, у посвідчувальному написі.

Мін’юст


Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
30.09.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня   Унесено зміни до переліку територій бойових дій і ТОТ (наказ від 11.09.2025) З 27 вересня змінюються правила реєстрації ПН: роз’яснення ДПС Зміни в бронюванні: що передбачено в Програмі діяльності КМУ Для ФОП та самозайнятих – нові правила...
17.07.2025
Кабмін оновив правила визначення критичності підприємств для бронювання працівників
Порядок та Критерії, за якими бронюють працівників підприємств, знову зазнали змін. Розглянемо, кого цього разу це стосується. Більше за темою: Зарплатні критерії для бронювання працівників: обчислюємо середню зарплату Строки зберігання документів з військового обліку та бронювання Бронювання у ф...
26.08.2025
Роз’яснення Мінекономіки щодо організації бронювання військовозобов’язаних: лист від 19.08.2025
Мінекономіки: лист від 19.08.2025 № 2704-20/55225-03 щодо організації бронювання військовозобов’язаних. Більше за темою: Зарплатні критерії для бронювання працівників: обчислюємо середню зарплату Строки зберігання документів з військового обліку та бронювання Бронювання у фермерському ...
Нове
29.09.2025
Можливості від Дія.Бізнес: дайджест на 29.09.2025
Пропонуємо ознайомитися з актуальними новинами та можливостями для малого і середнього бізнесу в умовах воєнного стану. Пропонуємо ознайомитися з актуальними новинами та можливостями для малого і середнього бізнесу в умовах воєнного стану. Податки ДПС: З 27 вересня 2025 року змінюються правила р...
26.09.2025
До переліку агротехніки та обладнання з компенсацією 25 % додано понад 200 нових найменувань
Компенсація 25 % вартості (без ПДВ) надається за сільськогосподарську техніку та обладнання з підтвердженим рівнем локалізації виробництва від 60 % (для комбайнів, тракторів, самохідних обприскувачів та зерновозів діють окремі умови). Оновлений перелік публікується на сайті Мінекономіки. Більше за т...
26.09.2025
Поновлено прийом звернень суб’єктів агропромислового комплексу щодо визначення їх критично важливими
Мінекономіки поновлює прийом звернень суб’єктів агропромислового комплексу щодо визначення їх критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період через Державний аграрний реєстр (ДАР). До уваги суб’єктів господарювання агропромисло...
Кращі матеріали