Как правильно засвидетельствовать верность копий документов и извлечений из них

Для того чтобы копия документа или выписка из него имели юридическую силу, их верность необходимо засвидетельствовать, в частности, нотариально.

Удостоверение верности копий документов и извлечений из них осуществляется нотариусом по устному обращению заинтересованного лица.

Удостоверение верности копий документов

В соответствии со ст. 75 Закона от 02.09.1993 № 3425-XII «О нотариате» (далее – Закон № 3425) нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления и должностные лица консульских учреждений Украины, совершающие нотариальные действия, свидетельствуют о верности копий документов, выданных юридическими лицами, при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и удостоверение верности их копий не запрещено законом.

При подготовке к свидетельству верности копий документов и выписок из них нотариус и другие уполномоченные законодательством лица обязаны лично сверить с оригиналом документа копию или выписку из документа, верность которых они свидетельствуют.

Пунктом 3 гл. 7 Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденного приказом Минюста от 22.02.2012 № 296/5 (далее – Порядок), определены следующие условия удостоверения верности копий документов:

• верность копий документов, выданных юридическими лицами, удостоверяется при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и удостоверение верности их копий не запрещено законом;
• удостоверение копий официальных документов, которые выдаются органами регистрации актов гражданского состояния и будут использоваться за рубежом, нотариусами осуществляется только после предварительной легализации (консульской легализации или проставления апостиля) оригиналов этих документов;
• верность копии документа, выданного физическим лицом, удостоверяется в тех случаях, когда подлинность подписи физического лица на оригинале этого документа заверена нотариусом или должностным лицом соответствующего органа местного самоуправления или по месту работы, учебы, проживания или лечения физического лица.

Не допускается удостоверение верности копии документа, из которого соответствующие учреждения выдают оригинал документа (справки о рождении ребенка, справки о смерти и т. д.).

По требованию физических или юридических лиц, в отношении которых совершалось нотариальное действие, нотариусы вправе выдавать копии документов, хранящихся в делах государственной нотариальной конторы, нотариального архива или частного нотариуса.

Кроме того, законодательством предусмотрена возможность удостоверения верности копии из копии документа. Согласно ст. 76 Закона № 3425 верность копии с копии документа может быть удостоверена нотариусом, должностным лицом органа местного самоуправления, должностным лицом консульского учреждения Украины, если верность копии удостоверена в нотариальном порядке или если эта копия выдана юридическим лицом, выдавшим оригинал документа. В таком случае копия документа должна быть изложена на бланке этого юридического лица с отметкой, что оригинал документа находится у этого юридического лица.

Удостоверение верности выписки из документа

Статьей 77 Закона № 3425 установлено, что верность выписки может быть удостоверена только в том случае, если она сделана из документа, в котором содержатся решения нескольких не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Удостоверение верности выписки из документа проводится по правилам, предусмотренным ст. 75 и 76 Закона № 3425.

Согласно пп. 5.3 п. 5 гл. 7 Порядка при изготовлении выписки из многостраничного документа обязательно воспроизводится текст первой и последней страниц, позволяющих идентифицировать документ, верность выписки из которого удостоверяется.

Фотокопия-извлечение из многостраничного документа удостоверяется по правилам удостоверения верности копий с учетом положений, установленных в пп. 5.3 п. 5 гл. 7 Порядка, с указанием сведений об общем количестве страниц, которые содержит оригинал документа, и перечня страниц, из которых изготовлена ​​такая фотокопия-извлечение, в удостоверительной надписи.

Минюст

Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm