Мін’юст затвердив примірні форми типових документів: для чого вони потрібні та чи обов'язкові для застосування?

У липні 2026 року Мін’юстом було затверджено 42 примірні форми типових документів для юридичних осіб. У статті розповімо, для чого потрібні ці примірні форми, як ними користуватися та чи є вони обов’язковими для застосування юрособами.

Яким наказом затверджено примірні форми?

Наказ Мін’юсту від 09.07.2026 № 1860/5 має назву «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи» (далі – Наказ № 1860/5). Знайти цей наказ можна на сайті Мін’юсту.

До Наказу № 1860/5 видано 42 додатки, кожний з яких містить примірну форму окремого типового документа, а також опис до неї з рекомендаціями щодо змісту та реквізитів документа.

На жаль, у самому тексті Наказу № 1860/5 не зазначено назви додатків. З огляду на їх кількість (42!) це створює незручності під час пошуку. Тому ми навели перелік усіх додатків до Наказу № 1860/5 з назвами на нашому порталі. Вам залишається тільки натиснути на потрібну позицію у цьому переліку, щоб відкрити форму того чи іншого документа.

З якою метою затверджено примірні форми?

Наказ № 1860/5 було видано для упорядкування процесів створення, оформлення, ведення та зберігання організаційно-розпорядчих документів.

Нагадаємо, що організаційно-розпорядчі документи юросіб мають відповідати вимогам ДСТУ 4163:2020 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, затверджені наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144).

Затверджені Мін’юстом уніфіковані форми документів розроблено з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020. Отже, юрособи можуть використовувати примірну форму як зразок, зокрема для правильного розташування обов’язкових реквізитів документа, що значно полегшить роботу з організаційно-розпорядчою документацією.

Які саме форми затверджено наказом Мін’юсту?

Відповідно до ДСТУ 4163:2020 (п. 1.1) всі організаційно-розпорядчі документи поділяються на три види:

• організаційні;
• розпорядчі;
• інформаційно-аналітичні.

Всі ці види організаційно-розпорядчих документів є у додатках до Наказу № 1860/5.

Організаційні документи. У додатках до Наказу № 1860/5 ви знайдете форми таких важливих документів, як статут юрособи; положення про юрособу та про структурний підрозділ; структура і штатна чисельність; штатний розпис; посадова та робоча інструкції; колективний договір; інструкція з діловодства; номенклатура справ.

Розпорядчі документи. До розпорядчої документації належать накази та розпорядження. У додатках до Наказу № 1860/5 наведено 13 форм різних наказів (розпоряджень), які стосуються як кадрових, так й інших питань. Також серед них є форма витягу з наказу.

Інформаційно-аналітичні документи. Це такі документи, як різні види протоколів, довідки, заяви, службова записка, акт, графік відпусток, характеристика тощо.

Чи обов’язково юрособам користуватися затвердженими формами?

У багатьох наших читачів у зв’язку із затвердженням Наказу № 1860/5 виникли запитання щодо обов’язковості застосування затверджених цим наказом форм, а також відповідальності за їх незастосування.

Хочемо вас заспокоїти: форми, затверджені Наказом № 1860/5, є примірними, тому вони не є обов’язковими до застосування.

У тексті Наказу № 1860/5 про такий обов’язок не йдеться. Інших нормативних документів, які б зобов’язували юросіб застосовувати ці примірні форми, не існує.

Отже, немає в законодавстві і відповідальності за незастосування форм, затверджених Наказом № 1860/5. Використання юрособою примірних форм документів у роботі – справа добровільна.

Проте нагадаємо, що ваші документи мають відповідати ДСТУ 4163:2020, а привести їх у відповідність до цього стандарту вам допоможуть саме ці 42 примірні форми.

Маючи досить об’ємну та змістовну добірку уніфікованих форм документів, ви можете переглянути ваші внутрішні форми та шаблони документів і за потреби привести їх у відповідність до стандарту. Це допоможе в подальшому уникнути зайвих спорів та суперечок з контролюючими органами та працівниками.

Висновки

1. Наказом Мін’юсту № 1860/5 затверджено 42 примірні уніфіковані форми, які юрособи можуть застосовувати як зразок під час складання організаційно-розпорядчих документів.
2. Оскільки затверджені уніфіковані форми є примірними, їх застосування не є обов’язковим для юросіб. Ці форми затверджено Мін’юстом з метою полегшити роботу зі створення документів підприємств. Юрособи можуть і надалі використовувати у своїй діяльності власні форми документів, проте форми таких документів мають відповідати вимогам ДСТУ 4163:2020.
3. Відповідальності за незастосування затверджених Наказом № 1860/5 форм документів законодавством не передбачено.