«Зарплатний проект» або Як підприємству організувати виплату зарплати на платіжні картки

В наш час все більше підприємств здійснюють виплату зарплати працівникам на платіжні картки (далі – ПК). Однак є ще такі, які виплачують зарплату через касу підприємства. Для підприємств, які ще не оформили з банком так званий «зарплатний проект», а також і для тих, що вже мають такі проекти, розкажемо про процедуру організації «зарплатного проекта» з вигодою для підприємства.

Оформлення «зарплатного проекту» надасть економію витрат для підприємства. Адже, не потрібно витрачати додаткові кошти на заробітну плату касиру, інкасацію готівкових коштів з доставки їх з банку на підприємство, оформлення касових документів на підприємстві з видачі готівки.

Пам’ятайте про те, що в умовах глибокої банківської кризи банки переживають не кращі часи. Тому з банками, з якими ви розглядаєте можливість оформлення «зарплатного проекту» можна і потрібно торгуватися. Загальні умови, на яких вам пропонують оформити «зарплатний проект», часто можна змінити. Але перш, ніж щось змінювати, потрібно розуміти, які саме витрати ви понесете в зв’язку з оформленням «зарплатного проекту». Як правило, ці витрати можна умовно поділити на дві частини:

1. Витрати підприємства:

• сукупна ціна за оформлення та видачу ПК співробітникам підприємства (типові тарифи – від 5,00 грн. до 500,00 грн. за одну ПК в залежності від класу картки);
• процент від суми зарахування безготівкових коштів на ПК співробітникам підприємства (типовий тариф – від 0,1% до 1,2%).

2. Витрати співробітників підприємства:

• процент від суми або фіксована плата за зняття готівкових коштів в банкоматах, POS – терміналах та інших термінальних пристроях (типовий тариф – від 0,1% + 5,00 грн. до 1%). Не менш важливим є також місця ймовірного зняття готівкових коштів співробітниками підприємства (наявність та близькість розташування відділень (касових вузлів) банкоматів та POS – терміналів банку та банків-партнерів).

Перш ніж вступати в переговори з банком з приводу оформлення «зарплатного проекту» або щодо зміни його умов пам’ятайте, що коли банк після перерахування вами коштів на ПК вашим працівникам користується якийсь час цими коштами (пів дня, день, тиждень) – він вже заробляє на цьому, а витрати, перераховані вище є додатковими комісійними доходами банку.

Отже, для того щоб їх змінити на вашу користь ви повинні офіційно письмово звернутися до голови Тарифного комітету банку (прізвище, ім’я, по батькові голови Тарифного комітету можна завжди взнати у відповідального працівника банку) з проханням переглянути та встановити вашому підприємству індивідуальні тарифи під ваш «зарплатний проект» (наприклад: безкоштовний випуск ПК, мінімальний процент за зарахування безготівкових коштів або взагалі його відсутність, безкоштовне зняття готівкових коштів через систему банкоматів та POS-терміналів банку, встановлення банкомату на підприємстві, нарахування відсотків на позитивний залишок коштів на ПК, повернення сталого відсотку коштів за здійснення покупок в торгівельній мережі з використанням ПК тощо). В подальшому вимагайте, щоб ваші індивідуальні тарифи були прописані з вами в договорі про відкриття поточних рахунків на користь фізосіб (далі – договір про обслуговування). Банк завжди зацікавлений у нових клієнтах і тому, з великою ймовірністю, ваші побажання та вимоги будуть враховані, а якщо ні – можна завжди з подібним клопотанням звернутися до сусіднього банку.

«Зарплатний проект» оформлюється із урахуванням вимог п. 6.7 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній і іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492 (далі – Інструкція № 492). Порядок здійснення операцій з використанням ПК врегульовано Положенням про порядок емісії електронних  платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.14 р. № 705 (далі – Положення № 705).

Якщо підприємство бажає здійснювати виплату зарплати працівникам на ПК воно повинно укласти з банком договір про обслуговування. Через свого представника (довірену особу) підприємство подає до банку такі документи:

• заяву про відкриття поточних рахунків з використанням ПК на користь фізосіб (додаток 6 до Інструкції № 492);
• перелік фізосіб, на користь яких відкривають рахунки з використанням ПК;
• копії документів фізосіб, на користь яких відкривають рахунки з використанням ПК, засвідчені в установленому порядку (працівник повинен поставити надпис «копія вірна» та свій підпис), які дають змогу банку ідентифікувати фізосіб. Це копія паспорта, ідентифікаційного номеру та заява фізичної особи на відкриття поточного рахунку з використанням ПК для зарахування зарплати.

Уповноважена особа банку відкриває згідно отриманого переліку поточні рахунки з використанням ПК для працівників та формує для кожної фізособи справу з юридичного оформлення рахунку, у якій зберігає подані документи та копію заяви юрособи про відкриття поточних рахунків на користь фізосіб. Перелік відкритих рахунків для зарахування зарплати передають підприємству.

Також працівник та банк мають укласти між собою договір банківського рахунку з використанням ПК, до якого додають правила використання платіжної картки і тарифи банку на її обслуговування. Відповідно до укладеного договору банк надає в користування працівнику підприємства ПК і персональний ідентифікаційний номер (ПІН-код), що підтверджується працівником особистим підписом. 

Відповідно до укладеного між підприємством і банком договору про обслуговування підприємство у встановленому програмному забезпеченні формує платіжну відомість (див. приклад). У разі відсутності помилок платіжна відомість за допомогою програмного забезпечення трансформується у файл встановленої форми, який за допомогою «Клієнт-Банку» передають до банку для зарахування коштів на поточні рахунки працівників. Підписують даний файл електронним підписом довіреної особи підприємства (зазвичай ставлять два підписи – директора та головного бухгалтера, але може бути й лише підпис директора). Відповідальний працівник банку, отримавши файл, перевіряє наявність коштів для зарахування заробітної плати, сплати податку на доходи, військового збору, єдиного внеску та суму комісії. Якщо податки сплачені кошти зараховують на поточні рахунки працівників.

На вимогу підприємства відповідальний працівник банку на платіжній відомості ставить відмітку (штамп банку з підписом). Даний документ є підтвердженням зарахування зарплати на поточні рахунки працівників і не потребує додаткового оформлення інших документів.

Отже, для підприємства підставою того, що працівники дійсно отримали кошти на поточні рахунки, є відмітка банку на платіжній відомості. 

Працівник може отримати в банку виписку про рух коштів за певний період по своєму поточному рахунку, де будуть відображені всі прибутково-видаткові операції, які були проведені по ньому.

Крім того необхідно знати, що відповідно до вимог пп. 3 та 4 розділу VІ Положення № 705 банк зобов’язаний повідомляти фізичну особу про здійснення операцій з використанням ПК. Обов’язок банку щодо повідомлення фізичної особи про здійснення операцій з використанням ПК є виконаним у разі інформування банком фізичної особи про кожну здійснену операцію по ПК. У разі невиконання зазначеного обов’язку з інформування фізичної особи про здійсненні операцій з використанням ПК ризик збитків від здійснення таких операцій несе банк. Тому вимагайте від свого обслуговуючого банку – сервіс безкоштовного «SMS – повідомлення» для своїх співробітників. 

Приклад заповнення платіжної відомості