«Відрядження: оформлення та облік витрат»

Витрати, понесені працівником під час відрядження (наприклад, на проживання в готелі, придбання квитків на проїзд і т. д.), повинні бути відшкодовані йому роботодавцем. От тільки на практиці нерідко трапляється так, що ці витрати не відшкодовуються, і тоді правомірно виникає запитання: коли мине строк позовної давності за такою заборгованістю, щоб її можна було списати в обліку? Тут усе не так просто, причому є декілька неврегульованих законодавством моментів. Спробуємо розібратися із цим питанням детальніше.

Яке законодавство регламентує ці правовідносини

Щоб правильно визначити строки давності, спочатку потрібно встановити, до якої категорії відносяться дані правовідносини і, відповідно, яким законодавством ми будемо користуватися.

У розглянутому випадку є два види витрат, які, на нашу думку, підпадають під різні сфери законодавчої регламентації. А саме:

1. Витрати, відшкодування яких передбачене трудовим законодавством, зокрема ст. 121 КЗпП. До них відносяться:

• витрати на оплату проживання у відрядженні;
• витрати на проїзд до місця призначення й назад;
• добові.

Отже, для визначення строків давності за цими сумами слід керуватися трудовим законодавством.

2. Витрати цивільно-правового характеру. Це суми витрачених працівником у відрядженні коштів на придбання товарно-матеріальних цінностей. Для визначення строків позовної давності за такими витратами потрібно керуватися цивільним законодавством.

Строки давності за трудовим законодавством

Що передбачено законом. Строки вирішення трудових спорів установлено ст. 233 КЗпП. Згідно із цією нормою працівник може звернутися до суду за вирішенням трудового спору:

• без обмеження будь-яким строком – за стягненням своєї зарплати;
• протягом місяця із дня вручення копії наказу про звільнення або із дня видачі трудової книжки – якщо спір стосується звільнення;
• протягом трьох місяців із дня, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, – за іншими трудовими спорами.

Який із цих строків слід застосувати до даної ситуації? Чи можна вважати суму заборгованості перед працівником його зарплатою?

Це питання недостатньо чітко прописане в законодавстві, і тут є певні протиріччя:

• з одного боку, згідно зі ст. 2 Закону № 108 у структурі додаткової зарплати зазначені в тому числі й компенсаційні виплати. А компенсацію витрат на відрядження цілком можна назвати компенсаційною виплатою, передбаченою законодавством. Тобто згідно із цією нормою компенсацію витрат на відрядження можна вважати заробітною платою;
• з іншого боку, відповідно до п. 3.15 Інструкції № 5 компенсація витрат на відрядження не відноситься до фонду оплати праці. Тобто виходячи із цієї норми в нашому випадку витрати на відрядження не є зарплатою.

Судова практика з даного питання теж неоднозначна. Наприклад, подібний спір суди:

• в одному випадку – уважають спором із питань оплати праці (див. ухвалу ВСУ від 11.08.04 р., рішення Чернігівського районного суду Запорізької області від 06.10.16 р., ЄДРСР, реєстр. № 61837603);
• в іншому випадку – не вважають таким. Так, ВСУ вирішив, що компенсація витрат на відрядження не відноситься до оплати праці, і у своїй ухвалі чітко вказав, що в даних категоріях спорів слід керуватися 3-місячним строком, передбаченим ст. 233 КЗпП (див. ухвалу ВСУ від 25.12.08 р., ЄДРСР, реєстр. № 2984580).

Наша позиція. Ми вважаємо, що в даній ситуації ці суми не відносяться до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5. Значить, повинен застосовуватися тримісячний строк давності (як для інших трудових спорів).

З якого моменту слід обчислювати строк давності за трудовим законодавством?

За загальним правилом строк давності обчислюють із моменту, коли працівник дізнався або міг дізнатися про порушення свого права. Однак тут теж немає однозначності, і можливі різні варіанти.

Варіант 1. Колективним договором або іншими внутрішніми актами підприємства (положенням про відрядження, наказом) установлено строк, протягом якого підприємство зобов'язане розрахуватися із працівником за відрядження. Тоді строк давності слід відлічувати із дня, що настає за днем закінчення строку розрахунків за відрядження.

Варіант 2. Внутрішніми документами підприємства та колдоговором строк розрахунків за відрядження не передбачений. Тоді цей строк слід обчислювати з моменту, коли працівник звернувся до роботодавця з вимогою про виплату йому належних сум (наприклад, подав заяву). Урахуйте, що якщо така заява не подавалася, то й строк давності не починався.

Варіант 3. Внутрішніми документами підприємства строк розрахунків за відрядження не передбачений, працівник письмової вимоги не пред'являв і вже звільнився з підприємства. Роботодавець зобов'язаний розрахуватися із працівником повністю в день звільнення згідно зі ст. 116 КЗпП. Якщо роботодавець цього не зробив (як у нашому випадку), то строк давності слід обчислювати з дати звільнення працівника.

Строки давності за цивільним законодавством

У першому розділі ми класифікували затрати, які працівник може понести під час відрядження. Тут же розглянемо заборгованість перед працівником за ТМЦ, придбані ним у відрядженні для підприємства на власні кошти.

Зазначимо, що не тільки ми, але й контролюючі органи дотримуються думки, що характер відносин між сторонами в розглянутому випадку – цивільно-правовий, зокрема:

• Міндоходів (див. Лист від 01.10.13 р. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14);
• НБУ (див. Лист від 21.06.16 р. № 50-0004/51974).

Загальний строк позовної давності за цивільним законодавством становить 3 роки (ст. 257 ЦК).

З якого моменту обчислювати цей строк?

За загальним правилом строк позовної давності обчислюється з моменту, коли особа дізналася або могла дізнатися про порушення свого права (ст. 261 ЦК). Але в нашій ситуації немає встановленого строку виконання зобов'язання (як ми вже зазначили, договір доручення був усним, та й у нормативних документах строк розрахунків із працівником не зазначено). Значить, немає й моменту, коли цей строк був порушений, що й спричинило порушення прав працівника.

Зазначимо, що в деяких суб'єктів господарювання такий строк зазначено в локальних актах (наприклад, у колдоговорі, положенні про відрядження, наказі тощо). У цьому випадку строк позовної давності слід відлічувати з моменту, коли минув установлений строк розрахунків із працівником. Адже якщо роботодавець затвердив звіт працівника про його витрати у відрядженні з додаванням оригіналів документів (касовий чек, накладна і т. д.), він повинен був вчасно розрахуватися із працівником.

А якщо ніде у внутрішніх документах цей строк не позначено?

Тоді слід уважати, що в цьому випадку має місце зобов'язання без зазначення строку. А для таких зобов'язань у ЦК передбачено «правило 7 днів».

Згідно зі ст. 530 ЦК, якщо працівник буде вимагати компенсувати йому понесені витрати (наприклад, напише заяву або службову записку), то роботодавець повинен буде виплатити компенсацію протягом 7 днів із моменту отримання такої вимоги. І якщо роботодавець цього не зробить, то на восьмий день починає обчислюватися строк позовної давності, який теж становить 3 роки. До речі, складання працівником авансового звіту не можна в даному випадку розцінювати як пред'явлення вимоги. Це лише звіт.

А якщо працівник не звертався з такою письмовою вимогою, тоді строк позовної давності не почав обчислюватися, а значить, і списати таку заборгованість навіть після закінчення декількох років не можна.

Висновки

У питанні про строк давності щодо відшкодування витрат на відрядження є декілька моментів, недостатньо врегульованих законодавчо. Тому, щоб правильно визначити строк давності за заборгованістю перед працівником, підприємству необхідно з'ясувати:

• до якої категорії відносин належить ця заборгованість – цивільно-правових чи трудових;
• чи зазначені в локальних актах підприємства строки розрахунків за витратами на відрядження працівників;
• чи пред'являв працівник письмову вимогу про оплату понесених ним витрат.

Відповівши на ці запитання, ви зможете правильно розрахувати строк позовної давності за витратами на відрядження.