Змінився директор та/або бухгалтер: порядок дій

Суть питання. У процесі діяльності в юрособи може змінитися (і не один раз!) директор та/або головний бухгалтер. Зміна посадової особи не проходить непоміченою, оскільки відбивається в документах підприємства (звітність, договори з контрагентами).

Рішення. Щоб уникнути претензій з боку податківців і обслуговуючих банків, необхідно дотриматися всіх формальностей, про які ви дізнаєтеся з консультації.

У діях підприємства у разі зміни директора і головного бухгалтера є спільні моменти. Так, для кожної із цих осіб необхідно отримати нову КЕП і повідомити обслуговуючі банки про такі зміни. Але є й відмінності, а саме:

• при зміні директора ми повідомляємо держреєстратора – для внесення змін до ЄДР, а ось при зміні бухгалтера цього робити не потрібно (за винятком тих випадків, коли підприємство вносило до ЄДР відомості про бухгалтера як про особу, уповноважену підписувати звітність і документи від імені юрособи);
• заяву за формою № 1-ОПП ми подаємо податковому органу тільки при зміні бухгалтера, а інформацію щодо директора податківці самі побачать в ЄДР.

Поговоримо про це докладніше.

Якщо змінився директор

Статус директора як посадової особи відрізняється від статусу інших працівників через покладені на нього обов’язки і повноваження, якими він володіє. Наприклад, директор підписує звітність підприємства, а отже, на нього оформляється КЕП. Інформація про директора міститься в Єдиному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР) (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону від 15.05.2003 № 755-IV, далі – Закон № 755).

Тому нишком попрощатися з одним директором і прийняти на роботу іншого – не вийде, необхідно пройти багатокрокову процедуру. Про те, що потрібно зробити на кожному кроці, і йтиметься далі.

Крок 1. Звільнити директора

Питання прийняття та звільнення керівників підприємств зазвичай застерігається в установчих документах юрособи (ст. 57 Господарського кодексу).

Як правило, призначати і звільняти керівника уповноважений власник підприємства. Наприклад, у ТОВ призначати і звільняти керівника (як виконавчий орган ТОВ) уповноважений найвищий орган товариства – загальні збори учасників (п. 7 ч. 2 ст. 30 Закону від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»). Рішення про прийняття і звільнення директора в цьому випадку оформляється протоколом загальних зборів учасників, а потім уже на підставі такого протоколу видається наказ про звільнення директора.

Наказ про звільнення директора підписує сам директор – як особа, уповноважена на це установчими та іншими документами підприємства. Підписуючи наказ сам на себе, директор не порушує законодавство. Адже в цьому випадку він виступає як виконавчий орган підприємства, що має право підписувати кадрову документацію, а звільняє він себе як найманого працівника.

У день звільнення з директором слід провести повний розрахунок, виплативши йому зарплату і компенсації за невикористані дні чергової відпустки (ст. 47 КЗпП). Цю вимогу потрібно обов’язково виконувати навіть у період дії воєнного стану.

У разі звільнення будь-якого працівника (у т. ч. директора) слід також дотримуватися правил, установлених ст. 47 КЗпП, а саме:

• при звільненні (незалежно від підстави розірвання трудового договору) працівникові слід видати копію наказу про припинення трудових відносин. Причому така копія має бути відповідним чином засвідчена;
• за бажанням працівника – внести записи про звільнення до його паперової трудової книжки.

Ці зміни були внесені до КЗпП Законом від 05.02.2021 № 1217-IX у зв’язку з початком обліку трудової діяльності в електронній формі (у реєстрі застрахованих осіб).

Крок 2. Прийняти на роботу нового директора

Новий директор видає наказ про прийняття на роботу самого себе і якщо бажає – до його паперової трудової книжки внесуть запис про прийняття на роботу. Завважимо: паперові трудові книжки тепер зберігаються у працівників – незалежно від того, хто роботодавець: фізособа-підприємець чи юрособа. Це стосується всіх, хто працевлаштовуватиметься з 10 червня 2021 року.

Чи потрібно повідомляти про зміну директора податкову?

Повідомляти податкову про прийняття на роботу директора не потрібно! Ще в 2020 році до постанови КМУ від 17.06.2015 № 413 (далі – Постанова № 413) були внесені зміни (постановою КМУ від 12.02.2020 № 188, яка набула чинності з 05.03.2020). І тепер у Постанові № 413 є фраза про те, що повідомленням про прийняття на роботу керівника підприємства є отримані органами ДПС відомості з ЄДР.

Тобто подавати окремо повідомлення за формою, затвердженою Постановою № 413, у цьому випадку немає необхідності. Інформація з ЄДР про вчинені реєстраційні дії (у т. ч. щодо керівника підприємства) надходить до органу ДПС у день вчинення таких дій (ст. 13 Закону № 755) (див. крок 3).

Крок 3. Звернутися до держреєстратора для внесення змін до ЄДР

Для держреєстрації зміни даних, які містяться в ЄДР, необхідно подати такі документи (ч. 4 ст. 17 Закону № 755):

• заяву за формою 2, затвердженою наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5 (далі – Наказ № 3268/5). Заява заповнюється українською мовою (ст. 15 Закону № 755);
• примірник оригіналу (нотаріально посвідчену копію) рішення вповноваженого органу управління юрособи (наприклад, протокол загальних зборів учасників);
• квитанцію про сплату адмінзбору. Розмір адмінзбору, згідно зі ст. 36 Закону № 755, у нашому випадку становить 0,3 прожиткового мінімуму (далі – ПМ) для працездатних осіб, установленого на 1 січня поточного року, з округленням до найближчих 10 грн. На 01.01.2023 розмір ПМ для працездатних осіб становить 2 684 грн. Отже, цього року адмінзбір – 810 грн.

Подати документи можна в паперовій або електронній формі (ст. 14 Закону № 755; Порядок, затверджений наказом Мін’юсту від 09.02.2016 № 359/5).

Документи для держреєстрації можна:

• подати безпосередньо держреєстратору (особисто або через представника). При особистому поданні документів заявник повинен пред’явити документ, що посвідчує особу (наприклад, паспорт). Таким заявником, наприклад, може бути колишній директор, відомості про якого ще наявні в ЄДР. Якщо документи подаватиме представник юрособи, відомостей про якого немає в ЄДР, тоді крім документа, що посвідчує особу, представник має подати нотаріально посвідчену довіреність;
• відправити поштою з описом вкладення. У цьому випадку підпис на заяві має бути нотаріально посвідчений (п. 5 ч. 1 ст. 15 Закону № 755);
• подати через фронт-офіс (Центр надання адміністративних послуг, далі – ЦНАП). Такі центри діють відповідно до Закону від 06.09.2012 № 5203-VI «Про адміністративні послуги». Інформацію про ці ЦНАП можна знайти на їх офіційних сайтах по регіонах;
• подати в електронній формі через Кабінет електронних сервісів на сайті Мін’юсту, який діє згідно з Порядком, затвердженим наказом Мін’юсту від 23.03.2016 № 784/5. При поданні документи необхідно засвідчити, використовуючи КЕП.

Якщо документи оформлені правильно, то реєстрація буде проведена протягом 24 годин (ст. 26 Закону № 755). І в ЄДР з’явиться інформація про нового директора.

На підтвердження цієї інформації ви можете отримати виписку з ЄДР (у паперовій або електронній формі). Проте інформація в ЄДР загальнодоступна, ви можете перевірити її, використовуючи в Кабінеті електронних сервісів на сайті Мін’юсту розділ «Безплатний запит на отримання відомостей».

Зверніть увагу! Окремо повідомляти органи ДПС, ПФУ і статистики про держреєстрацію змін не потрібно. Між ЄДР і зазначеними органами відбувається обмін інформацією за допомогою інформаційно-телекомунікаційних засобів зв’язку (ст. 13 Закону № 755).

Тому форму № 1-ОПП подавати до податкової не потрібно, інформацію про нового директора податковий орган отримає з ЄДР після проведення реєстраційних дій (п. 66.1 Податкового кодексу, далі – ПК; ст. 13 Закону № 755; п. 9.1, 9.2 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588). Позиція ДПС із цього питання також викладена в ЗІР на офіційному сайті ДПС (категорія 116.06).

Проте! Якщо відомостей про юрособу в ЄДР немає, тоді інформувати податковий орган за формою № 1-ОПП усе ж таки доведеться – з позначкою «Перереєстрація/зміни».

Крок 4. Отримати КЕП на нового директора

Директорові необхідно отримати КЕП для підписання звітності та інших офіційних документів підприємства (ст. 22, 25 Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» та п. 92 Вимог, затверджених постановою КМУ від 07.11.2018 № 992).

Для отримання КЕП слід звернутися до кваліфікованого представника електронних довірчих послуг. Завважимо також, що зараз є багато можливостей отримати КЕП безплатно, оскільки крім податкової (КНЕДП-ІСД ДПС) такі ключі безплатно видають інші компанії, зокрема деякі банки («ПриватБанк», «Укрсиббанк», «Альфа-банк», «Кредит Агріколь Банк», «ПУМБ», «Ощадбанк»).

Крім того, необхідно переукласти договір з органом ДПС про визнання електронних документів. Зробити це можна через електронний кабінет платника податків, подавши заяву про приєднання до договору.

Крок 5. Повідомити обслуговуючий банк

Про зміну директора слід повідомити банки, що обслуговують підприємство, відповідно до умов договорів, які укладені із цими банками. Якщо цього не зробити, то в підприємства можуть виникнути проблеми з розпорядженням банківськими рахунками.

Крок 6. Повідомити контрагентів

Закон не вимагає повідомляти контрагентів про зміну керівника підприємства. Проте підприємству, напевно, доведеться оформляти документи до госпдоговорів, що вже діють (накладні, акти тощо). Тому варто попередити контрагентів про те, що на цих документах стоятиме підпис уже нового директора.

Тут може виникнути запитання:

Чи потрібно переукладати з контрагентами господарські договори при зміні директора?

Не потрібно. Звільнення з посади директора ніяк не впливає на правомочність договорів. Адже в момент їх підписання директор діяв від імені підприємства, а не від свого імені.

Якщо змінився головний бухгалтер

При зміні головного бухгалтера (або єдиного бухгалтера підприємства, уповноваженого підписувати звітність) необхідно:

• повідомити про це податковий орган, у якому підприємство перебуває на обліку;
• переоформити КЕП;
• переоформити в обслуговуючих банках картку зі зразками підписів уповноважених осіб.

Чи потрібно повідомляти про зміну головного бухгалтера держреєстратора?

Ні, не потрібно. У переліку інформації про юрособу, яка міститься в ЄДР, немає даних про бухгалтера (головного бухгалтера). Тому немає й необхідності повідомляти держреєстратора про зміну цієї посадової особи (ч. 2 ст. 9 Закону № 755).

Проте! За бажанням юрособи до ЄДР можуть бути внесені відомості про всіх осіб, які крім керівника вповноважені вчиняти дії від імені цієї юрособи (підписувати договори, подавати відомості для держреєстрації тощо). До таких осіб може бути віднесений і бухгалтер. Якщо бухгалтер був унесений до ЄДР як особа, уповноважена вчиняти дії від імені юрособи, тоді при його звільненні потрібно виключити його із числа таких осіб. Для цього треба подати держреєстратору заяву за формою 2, затвердженою Наказом № 3268/5.

Давайте розглянемо докладніше, як потрібно діяти підприємству.

Крок 1. Повідомити податковий орган

Головний бухгалтер належить до посадових осіб підприємства, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку. Тому інформацію про його зміну необхідно подати податківцям у 10-денний строк із дати звільнення бухгалтера (п. 66.4 ПК). За порушення цього строку до юрособи застосовується штраф у розмірі 1 020 грн, а за повторне порушення протягом року – у розмірі 2 040 грн (п. 117.1 ПК).

До податкової слід подати заяву за формою № 1-ОПП (додаток 5 до Порядку № 1588) з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (п. 9.3 Порядку № 1588). Таку заяву повинні подати абсолютно всі платники податків – юрособи (незалежно від того, містяться відомості про них в ЄДР чи ні).

Якщо підприємство подасть до податкового органу реєстраційну заяву платника ПДВ за формою № 1-ПДВ (про реєстрацію або перереєстрацію як платника ПДВ), у якій фігуруватиме новий бухгалтер, тоді заяву за формою № 1-ОПП можна не подавати (про це сказано в п. 9.3 Порядку № 1588). Але спочатку потрібно переконатися, що заява за формою № 1-ПДВ (додаток 1 до Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.2014 № 1130) була прийнята (задоволена) податковим органом у 10-денний строк із моменту звільнення бухгалтера. Інакше треба подавати заяву за формою № 1-ОПП.

Якщо документообіг між підприємством і податковим органом здійснюється в електронному форматі (у підприємства є договір про визнання електронних документів), тоді обидві ці заяви (за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» і реєстраційну заяву платника ПДВ) можна подати в електронній формі.

Що стосується юросіб, яких не включено до ЄДР, то їм довідку про взяття на облік за формою № 34-ОПП (додаток 2 до Порядку № 1588) при зміні головбуха міняти не потрібно. Адже відомості про бухгалтера в ній не зазначаються (п. 9.4 Порядку № 1588).

А якщо головний бухгалтер звільнився, а нового поки що не прийняли?

Подати заяву за формою № 1-ОПП усе одно потрібно, навіть якщо ви ще не знайшли заміну колишньому бухгалтерові. У такому разі в заяві потрібно зазначити тимчасово виконуючого обов’язки бухгалтера, призначеного наказом керівника, або самого керівника.

Крок 2. Переоформити КЕП

Для оформлення нового КЕП слід звернутися до кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. Старий сертифікат електронного підпису буде скасовано, новий оформлено.

І не забудьте переукласти з органом ДПС договір про визнання електронних документів. Зробити це можна через електронний кабінет платника податків, подавши заяву про приєднання до договору.

Що відбудеться, коли звітність підприємства якийсь час підписуватиметься КЕП колишнього бухгалтера?

Податківцями це може бути розцінено як подання декларації з перекрученими даними. Або ж така декларація може бути взагалі визнана неподаною, оскільки не містить правильного обов’язкового реквізиту (підпису вповноваженої особи). А за неподання декларації загрожує штраф на підставі п. 120.1 ПК у розмірі 340 грн, при повторному такому порушенні – у розмірі 1 020 грн за кожний такий випадок.

Крок 3. Повідомити обслуговуючий банк

Інформацію про зміну бухгалтера потрібно передати до банку і включити цю особу до переліку розпорядників рахунка підприємства.