Штрафонебезпечні помилки з ЄСВ в Об’єднаному звіті

Опис ситуації (помилки)

Виправлення помилки та підстави для штрафу

Спосіб виправлення

Позиція ДПС (ПФУ) щодо штрафу і пені

Підстави для застосування штрафних санкцій та пояснення

1

2

3

4

Помилки в РНОКПП чи неправильно заповнили інші несумові реквізити

У додатку Д1 за жовтень і листопад 2024 року Об’єднаного звіту за ІV квартал 2024 року було неправильно зазначено реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП)

Подаються Уточнюючі Об’єднані звіти за жовтень і листопад 2024 року (звітний період «10» і «11») з додатками Д1:

– у гр. 25 для рядка на введення – «0», для рядка на виключення – «1»

Якщо страхувальник самостійно зробив коригування недостовірних відомостей щодо застрахованої особи, які не стосуються сум нарахованої зарплати/доходу та сум ЄСВ у додатках 1, 2, 3, 5 або 6 до Об’єднаного звіту, які використовуються в Держреєстрі, то фінансові санкції та адміністративна відповідальність за подання недостовірних відомостей ДПС не застосовується.

(див. ЗІР, категорія 201.09)

П. 119.1 ПК і п. 7 ч. 11 ст. 25 Закону № 2464 передбачено фінансовий штраф лише в разі неподання, несвоєчасного подання, подання не за встановленою формою звітності про нарахування ЄСВ у складі Об’єднаного звіту. За недостовірні відомості у звітності з ЄСВ ПФУ може застосувати адмінштраф на підставі ст. 165¹ КУпАП (якщо така помилка не буде виправлена).

ПФУ роз’яснив порядок виправлення помилок у несумових реквізитах

Протягом 2024 року в додатку Д1 неправильно вказували прізвище застрахованої особи («Сокірко» замість «Сокирко»), яка вже звільнилася

Подаються Об’єднані звіти з додатком Д1 за кожен місяць, у якому була помилка (з 1-го до 12-го):

– у гр. 25 для рядка на введення – «0», для рядка на виключення – «1»

Протягом 2024 і 2025 рр. у додатку Д1 зазначали неправильно прізвище застрахованої особи («Кіріленко» замість «Кириленко»), яка на сьогодні перебуває у трудових відносинах

Достатньо зазначити правильні дані в додатку Д1 до Об’єднаного звіту за поточний звітний період

У разі самостійного виправлення несумової помилки фінансові і адміністративні санкції не застосовуються
(див. ЗІР, категорія 201.09)

Помилки мають бути виправлені до початку перевірки ДПС (у певних випадках – за участі посадовців ПФУ)

Не зазначили кількість днів тимчасової непрацездатності чи відпустки без збереження зарплати у реквізитах 12 і 13

додатка Д1

Подається Уточнюючий Об’єднаний звіт з додатком Д1 за місяць, в якому допущена помилка:

– у гр. 25 для рядка на введення – «0», для рядка на виключення – «1»

У разі самостійного виправлення несумової помилки фінансові та адміністративні санкції не застосовуються

(див. ЗІР, категорія 201.09)

Такі помилки потрібно обов’язково виправляти, оскільки вони впливають на розрахунок страхових виплат.

Якщо помилка була самостійно виправлена до початку перевірки, підстав для застосування штрафних санкцій немає

Помилково зазначали протягом кількох місяців у реквізиті 05 «Громадянин України (1 – так, 0 – ні)» додатка Д1 – «0» тобто що застрахована особа не є громадянином України

Подаються Уточнюючі Об’єднані звіти з додатками Д1 за місяці, в яких допущено такі помилки:

– у гр. 25 для рядка на введення – «0», для рядка на виключення – «1»

У разі самостійного виправлення несумової помилки фінансові та адміністративні санкції не застосовуються

(див. ЗІР, категорія 201.09).

За неподання чи подання звітності з ЄСВ з недостовірними відомостями ПФУ може застосувати адмінштрафи на підставі ст. 165¹ КУпАП (якщо помилку буде виявлено під час перевірки)

Якщо помилка буде самостійно виправлена роботодавцем, то штрафу не буде.

Такі помилки потрібно обов’язково виправляти, оскільки цей реквізит впливає на призначення пенсії

Помилково неправильно зазначили відомості для сумісника з неповним робочим часом:

у реквізиті 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» зазначили «1» і в реквізиті 22 «Ознака неповного робочого часу (1 – так, 0 – ні)» – «0» (потрібно було навпаки)

Подається Уточнюючий Об’єднаний звіт з додатком Д1 за місяць, в якому допущено таку помилку:

– у гр. 25 для рядка на введення (з правильними даними) – «0», для рядка на виключення (з неправильними даними) – «1»

Помилку потрібно негайно виправити, адже ДПС може проводити камеральну перевірку звітності.

Якщо такій застрахованій особі нараховано низьку зарплату (мінімальної заробітної плати), то у ДПС можуть виникнути питання, чому така зарплата і чому ЄСВ менший за мінімальний страховий внесок

Працівник весь березень 2025 року перебував у відпустці без збереження зарплати, і відомості про нього забули відобразити в додатку Д1 за березень 2025 року

Потрібно додати рядок саме за березень 2025 року ДПС і ПФУ радять це робити шляхом подання Уточнюючого Звіту з додатком Д1 за березень 2025 року із застосуванням КТН – «2» (навіть за відсутності сумових показників)

У разі самостійного виправлення помилок (без коригування сум) фінансові й адміністративні санкції не застосовуються

(див. ЗІР, категорія 201.09)

Як виправити таку помилку, пояснює ПФУ

У додатку Д1 за січень 2025 року занижено нараховану суму зарплати (доходу), яка була відображена в регістрах бухобліку. ЄСВ нараховано і сплачено правильно.

Потрібно збільшити суму нарахованої зарплати в реквізитах 16 і 17 додатка Д1

Помилка виправляється в поточному Об’єднаному звіті чи шляхом подання Уточнюючого звіту з додатком Д1 за січень 2025 року із застосуванням КТН «2» (працює як «+»)

У разі самостійного виправлення такої помилки фінансові й адміністративні санкції не застосовуються, адже нараховано та сплачено ЄСВ в установлені строки

У цьому випадку немає порушень, передбачених ч. 11 ст. 25 Закону № 2464

У додатку Д1 за лютий 2025 року завищено нараховану суму зарплати (доходу) та ЄСВ, які відображено в регістрах бухобліку, – помилково нарахували ЄСВ на надбавку за роз’їзний характер роботи. Потрібно зменшити суму нарахованої зарплати та ЄСВ у реквізитах 16, 17 і 20 додатка Д1

Помилка виправляється в поточному Об’єднаному звіті чи шляхом подання Уточнюючого звіту з додатком Д1 за лютий 2025 року із застосуванням КТН «3» (працює як «–»)

У разі самостійного виправлення помилки фінансові й адміністративні санкції не застосовуються

У такому разі немає порушень, передбачених ч. 11 ст. 25 Закону № 2464

Не відобразили в додатку Д1 за березень 2025 року подарунок (відображено в бухобліку), виданий працівнику, і не нарахували на його вартість ЄСВ.

Потрібно збільшити суму нарахованої зарплати та ЄСВ у реквізитах 16, 17 і 20 додаткаД1

Помилка виправляється в поточному Об’єднаному звіті чи шляхом подання Уточнюючого звіту з додатком Д1 за березень 2025 року із застосуванням КТН «2» (працює як «+»)

Заниження бази нарахування ЄСВ є порушенням п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону № 2464.

За донарахування ЄСВ (платником ЄСВ чи податковим органом) – штраф у розмірі 10 % донарахованої суми та нараховується пеня за несвоєчасну сплату ЄСВ (якщо він не сплачений в установлений строк)

Штраф може бути застосований ДПС тільки на підставі акта перевірки.

У такому разі платник ЄСВ має також відобразити:

1) суму донарахованого ЄСВ у рядку 4 розд. І Об’єднаного звіту;

2) нараховану пеню – у рядку 5 розд. І цього Об’єднаного звіту

Помилка в нарахуванні відпусткових за грудень 2024 року – потрібно доплатити (донараховані суми відпусткових відображено в бухобліку у травні 2025 року).

Помилку виправляємо в додатку Д1 до Об’єднаного звіту за травень 2025 року: окремий рядок з додатними значеннями сум:

– у гр. 9 – КТН «10»;

– у гр. 10 – «122024»

У такому разі немає порушень законодавства з ЄСВ – фінансові і адміністративні санкції не застосовуються

Обов’язок щодо нарахування ЄСВ виникає, якщо зарплата (доходи) фактично нараховані в регістрах бухобліку (ч. 2 ст. 9 Закону № 2464).

Обов’язок щодо сплати ЄСВ виникає під час виплати зарплати (доходу) (абзац другий ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).

Такі обов’язки у платника ЄСВ виникли лише у травні 2025 року (після виправлення помилки в регістрах бухобліку)

Помилка в нарахуванні лікарняних або декретних: потрібно доплатити (донараховані суми у бухобліку відображені у травні 2025 року)

Порядок виправлення такий самий, як у попередньому рядку, але без зазначення КТН у гр. 9 додатка Д1

У додатку Д1 за березень 2025 року помилково відобразили нараховані відпусткові за квітень 2025 року в одному рядку разом із зарплатою березня.

Потрібно сторнувати зарплату за березень (у сумі відпусткових за квітень-2025) і показати цю суму за квітень-2025. Помилка виправляється у травні 2025 року

У додатку Д1 Об’єднаного звіту за травень 2025 року показують два рядки:

• перший рядок – від’ємні значення сум зарплати і ЄСВ у графах 16, 17 і 20;

– у гр. 10 – «032025»;

• другий рядок– відпусткові за квітень 2025 року:

– у гр. 9 – КТН «10»;

– у гр. 10 – «042025»

У такому разі немає порушень законодавства з ЄСВ – фінансові й адміністративні санкції не застосовуються

Помилку допущено під час відображення сум зарплати, відпусткових і ЄСВ, але ЄСВ нараховано і сплачено в установлений строк.

Зверніть увагу! Якщо потрібно просто сторнувати зарплату за попередні звітні періоди (замість неї нічого не нараховуємо), то зменшується зарплата і база нарахування ЄСВ поточного звітного місяця

У березні-2025 працівнику (основне місце роботи) нарахували зарплату лише за 3 робочі дні – 2 100 грн (решта днів була відпустка без збереження зарплати). Але помилково не визначили суму різниці за березень-2025.

Помилка виправляється у травні-2025 року: потрібно збільшити показники граф 18 і 20 додатка Д1

Помилку виправляють у додатку Д1 Об’єднаного звіту за травень 2025 року (чи Уточнюючому за березень 2025 року) із застосуванням КТН «2» і відображення донарахованої суми різниці у графі 18 і ЄСВ – у гр. 20

Заниження суми нарахованого ЄСВ є порушенням п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону № 2464.

За донарахування ЄСВ (платником ЄСВ чи податковим органом) – штраф у розмірі 10 % донарахованої суми та нараховується пеня за несвоєчасну сплату ЄСВ

Штраф застосовують на підставі акта перевірки ДПС.

У наведеній ситуації страхувальник має

відобразити також:

1) суму донарахованого ЄСВ у ряд. 4 розд. І Об’єднаного звіту;

2) нараховану пеню – у ряд. 5 розд. І Об’єднаного звіту (якщо ЄСВ не було вчасно сплачено)

Помилки в додатку Д5

Помилка в додатку Д5 Об’єднаного звіту за березень 2025 року (подія – прийняття на роботу): неправильно зазначено категорію особи в реквізиті 7 (сумісник – «2» замість основного працівника з трудовою – «1») і найменування посади – у реквізиті 15

Подається Уточнюючий Об’єднаний звіт за березень 2025 року:

– у рядку на введення зазначити правильні дані і в гр. 20 – «0»;

– у рядку на виключення – повторити раніше подані дані та зазначити у реквізиті 20 – «1»

Якщо страхувальник самостійно зробив коригування недостовірних відомостей щодо застрахованої особи (крім сум) у додатках 5 або 6 Об’єднаного звіту, то фінансові санкції й адміністративна відповідальність за подання недостовірних відомостей ДПС не застосовується

(див. ЗІР, категорія 201.09)

У разі виявлення таких помилок органами ПФУ (у т. ч. під час перевірок) може бути застосований адмінштраф за подання недостовірних відомостей до Держреєстру на підставі ст. 165¹ КУпАП.

Допущені помилки в додатку Д5 підлягають обов’язковому виправленню, адже за допомогою Д5 вносяться дані до електронної трудової книжки в Держреєстр і визначається страховий стаж

Помилка в додатку Д5 до Об’єднаного звіту за березень 2025 р. (подія – звільнення з роботи): неправильно зазначено реквізити наказу про звільнення в реквізиті 16 (неправильна дата) та підставу для звільнення у реквізиті 17 (зазначили «ч. 1 ст. 36» замість «ст. 38 КЗпП»)