Штрафоопасные ошибки по ЕСВ в Объединенном отчете

Описание ситуации (ошибки)

Исправление ошибки и основания для штрафа

Способ исправления

Позиция ГНС (ПФУ) относительно штрафа и пени

Основания для применения штрафных санкций и пояснения

1

2

3

4

Ошибки в РНУКПН или неправильно заполнили другие несуммовые реквизиты

В приложении Д1 за октябрь и ноябрь 2024 года Объединенного отчета за ІV квартал 2024 года был неправильно указан регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (РНУКПН)

Подаются Уточняющие Объединенные отчеты за октябрь и ноябрь 2024 года (отчетный период «10» и «11» с приложениями Д1:

– у гр. 25 для строки на ввод – «0», для строки на исключение – «1»

Если страхователь самостоятельно выполнил корректировку недостоверных сведений по застрахованному лицу, не касающиеся сумм начисленной зарплаты/дохода и сумм ЕСВ в приложениях 1, 2, 3, 5 или 6 к Объединенному отчету, которые используются в Госреестре, то финансовые санкции и административная ответственность за представление недостоверных сведений ГНС не применяется

(см. категорию 201.09 ОИР)

П. 119.1 НК и п. 7 ч. 11 ст. 25 Закона № 2464 и предусмотрен финансовый штраф только в случае непредставления, несвоевременного представления, представления не по установленной форме отчетности о начислении ЕСВ в составе Объединенного отчета. За недостоверные сведения в отчетности по ЕСВ ПФУ может применить админштраф на основании ст. 165¹ КУоАП (если такая ошибка не будет исправлена).

ПФУ разъяснил порядок исправления ошибок в несуммовых реквизитах

В течение 2024 в приложении Д1 неправильно указывали фамилию застрахованного лица («Сокірко» вместо «Сокирко»), которое уже уволилось

Подаются Объединенные отчеты с приложением Д1 за каждый месяц, в котором была ошибка (с 1-го по 12-й):

– у гр. 25 для строки на ввод – «0», для строки на исключение – «1»

В течение 2024 и 2025 гг. в приложении Д1 указывали неправильно фамилию застрахованного лица («Кіріленко» вместо «Кириленко»), которое в настоящее время состоит в трудовых отношениях

Достаточно указать правильные данные в приложении Д1 к Объединенному отчету за текущий отчетный период

При самостоятельном исправлении несуммовой ошибки финансовые и административные санкции не применяются (см. ОИР, категория 201.09)

Ошибки должны быть исправлены до начала проверки ГНС (в определенных случаях – при участии должностных лиц ПФУ)

Не указали количество дней временной нетрудоспособности или отпуска без сохранения зарплаты в реквизитах 13 и 14 приложения Д1

Подается Уточняющий Объединенный отчет с приложением Д1 за месяц, в котором допущена ошибка:

– у гр. 25 для строки на ввод – «0», для строки на исключение – «1»

При самостоятельном исправлении несуммовой ошибки финансовые и административные санкции не применяются (см. ОИР, категория 201.09)

Такие ошибки нужно обязательно исправлять, так как они влияют на расчет страховых выплат.

Если ошибка была самостоятельно исправлена до начала проверки, оснований для применения штрафных санкций нет

Ошибочно указывали в течение нескольких месяцев в реквизите 05 «Громадянин України (1 – так, 0 – ні)» приложения Д1 – «0», то есть что застрахованное лицо не является гражданином Украины

Подаются Уточняющие Объединенные отчеты с приложениями Д1 за месяцы, в которых допущены такие ошибки:

– у гр. 25 для строки на ввод – «0», для строки на исключение – «1»

При самостоятельном исправлении несуммовой ошибки финансовые и административные санкции не применяются (см. ОИР, категория 201.09).

За непредставление или представление отчетности по ЕСВ с недостоверными сведениями ПФУ может применить админштрафы на основании ст. 165¹ КУоАП (если ошибка будет выявлена при проверке

Если ошибка будет самостоятельно исправлена работодателем, то штрафа не будет.

Такие ошибки нужно обязательно исправлять, ведь этот реквизит влияет на назначение пенсии

Ошибочно неправильно указали сведения для совместителя с неполным рабочим временем:

в реквизите 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» указали «1» и в реквизите 22 «Ознака неповного робочого часу (1 – так, 0 – ні)– «0» (нужно было наоборот)

Подается Уточняющий Объединенный отчет с приложением Д1 за месяц, в котором допущена такая ошибка:

– у гр. 25 для строки на ввод (с правильными данными) – «0», для строки на исключение (с неправильными данными) – «1»

Ошибку нужно немедленно исправить, ведь ГНС может проводить камеральную проверку отчетности.

Если такому застрахованному лицу начислена малая зарплата (минимальной заработной платы), то в ГНС могут возникнуть вопросы, почему такая зарплата и почему ЕСВ меньше минимального страхового взноса

Работник весь март 2025 года находился в отпуске без сохранения зарплаты, и сведения о нем забыли отразить в приложении Д1 за март 2025 года

Нужно добавить строку именно за март 2025 года ГНС и ПФУ советуют это делать с применением КТН – «2» (даже при отсутствии суммовых показателей)

При самостоятельном исправлении ошибок (без корректировки сумм) финансовые и административные санкции не применяются

(см. ОИР, категория 201.09)

Как исправить такую ошибку, объясняет ПФУ

В приложении Д1 за январь 2025 года занижена начисленная сумма зарплаты (дохода), которая была отражена в регистрах бухучета. ЕСВ начислен и уплачен правильно.

Нужно увеличить сумму начисленной зарплаты в реквизитах 16 и 17 приложения Д1

Ошибка исправляется в текущем Объединенном отчете или путем представления Уточняющего отчета с приложением Д1 за январь 2025 года с применением КТН «2» (работает как «+»)

При самостоятельном исправлении такой ошибки финансовые и административные санкции не применяются, ведь начислен и уплачен ЕСВ в установленные сроки

В этом случае нет нарушений, предусмотренных ч. 11 ст. 25 Закона № 2464

В приложении Д1 за февраль 2025 года завышена начисленная сумма зарплаты (дохода) и ЕСВ, которые отражены в регистрах бухучета, – ошибочно начислили ЕСВ на надбавку за разъездной характер работы. Нужно уменьшить сумму начисленной зарплаты и ЕСВ в реквизитах 16, 17 и 20 приложения Д1

Ошибка исправляется в текущем Объединенном отчете или путем представления Уточняющего отчета с приложением Д1 за февраль 2025 года с применением КТН «3» (работает как «–»)

При самостоятельном исправления ошибки финансовые и административные санкции не применяются

В таком случае нет нарушений, предусмотренных ч. 11 ст. 25 Закона № 2464

Не отразили в приложении Д1 за март 2025 года подарок, выданный работнику, и не начислили на его стоимость ЕСВ.

Нужно увеличить сумму начисленной зарплаты и ЕСВ в реквизитах 16, 17 и 20 приложения Д1

Ошибка исправляется в текущем Объединенном отчете или путем представления Уточняющего отчета с приложением Д1 за февраль 2025 года с применением КТН «2» (работает как «+»)

Занижение базы начисления ЕСВ является нарушением п. 3 ч. 11 ст. 25 Закона № 2464.

За доначисление ЕСВ (плательщиком ЕСВ или налоговым органом) – штраф в размере 10 % доначисленной суммы и начисляется пеня за несвоевременную уплату ЕСВ (если он не уплачен в установленный срок)

Штраф может быть применен ГНС только на основании акта проверки.

В таком случае плательщик ЕСВ должен также отразить:

1) сумму доначисленного ЕСВ в стр. 4 разд. І Объединенного отчета;

2) начисленную пеню – в стр. 5 разд. І этого Объединенного отчета

Ошибка в начислении отпускных за декабрь 2024 года – нужно доплатить (доначисленные суммы отпускных отражены в бухучете в мае 2025 года)

Ошибку исправляем в приложении Д1 к Объединенному отчету за май 2025 года: отдельная строка с положительными значениями сумм:

– у гр. 9 – КТН «10»;

– у гр. 10 – «122024»

В таком случае нет нарушений законодательства по ЕСВ – финансовые и административные санкции не применяются

Обязанность по начислению ЕСВ возникает, если зарплата (доходы) фактически начислены в регистрах бухучета (ч. 2 ст. 9 Закона № 2464).

Обязанность по уплате ЕСВ возникает при выплате зарплаты (дохода) (абзац второй ч. 8 ст. 9 Закона № 2464).

Такие обязанности у плательщика ЕСВ возникли только в мае 2025 года (после исправления ошибки в регистрах бухучета)

Ошибка в начислении больничных или декретных: нужно доплатить (доначисленные суммы в бухучете отражены в мае 2025 года)

Порядок исправления такой же, как и в предыдущей строке, но без указания КТН в гр. 9 приложения Д1

В приложении Д1 за март 2025 года ошибочно отразили начисленные отпускные за апрель 2025 года в одной строке вместе с зарплатой марта.

Нужно сторнировать зарплату за март (в сумме отпускных за апрель-2025) и показать эту сумму за апрель-2025. Ошибка исправляется в мае 2025 года

В приложении Д1 Объединенного отчета за май 2025 года показывают две строки:

•  первая строка – отрицательные значения сумм зарплаты и ЕСВ в графах 16, 17 и 20;

– у гр. 10 – «032025»;

•  вторая строка– отпускные за апрель 2025 года:

– у гр. 9 – КТН «10»;

– у гр. 10 – «042025»

В таком случае нет нарушений законодательства по ЕСВ – финансовые и административные санкции не применяются

Ошибка допущена при отражении сумм зарплаты, отпускных и ЕСВ, но ЕСВ начислен и уплачен в установленный срок.

Обратите внимание! Если нужно просто сторнировать зарплату за предыдущие отчетные периоды (вместо нее ничего не начисляем), то уменьшается зарплата и база начисления ЕСВ текущего отчетного месяца

В марте-2025 работнику (основное место работы) начислили зарплату только за 3 рабочих дня – 2 100 грн (остальные был отпуск без сохранения зарплаты). Но ошибочно не определили сумму разницы за март-2025.

Ошибка исправляется в мае-2025: нужно увеличить показатели граф 18 и 20 приложения Д1

Ошибку исправляют в приложении Д1 Объединенного отчета за май 2025 года (или Уточняющем за март 2025 года) с применением КТН «2» и отражением доначисленной суммы разницы в графе 18 и ЕСВ – в гр. 20

Занижение суммы начисленного ЕСВ является нарушением п. 3 ч. 11 ст. 25 Закона № 2464.

За доначисление ЕСВ (плательщиком ЕСВ или налоговым органом) – штраф в размере 10 % доначисленной суммы и начисляется пеня за несвоевременную уплату ЕСВ

Штраф применяют на основании акта проверки ГНС.

В данной ситуации страхователь должен

отразить также:

1) сумму доначисленного ЕСВ в стр. 4 разд. І Объединенного отчета;

2) начисленную пеню – в стр. 5 разд. І Объединенного отчета (если ЕСВ не был вовремя уплачен)

Ошибки в приложении Д5

Ошибка в приложении Д5 Объединенного отчета за март 2025 года (событие – прием на работу) неправильно указана категория лица в реквизите 7 (совместитель – «2» вместо основного работника с трудовой – «1») и наименование должности – в реквизите 15

Подается Уточняющий Объединенный отчет за март 2025 года:

– в строке на ввод указать правильные данные и в гр. 20 – «0»;

– в строке на исключение – повторить ранее поданные данные и указать в реквизите 20 – «1»

 Если страхователь самостоятельно выполнил корректировку недостоверных сведений по застрахованному лицу (кроме сумм) в приложениях 5 или 6 Объединенного отчета, то финансовые санкции и административная ответственность за представление недостоверных сведений ГНС не применяется

(см. ОИР, категория 201.09)

При выявлении таких ошибок органами ПФУ (в т. ч. во время проверок) может быть применен админштраф за представление недостоверных сведений в Госреестр на основании ст. 165¹ КУоАП.

Допущенные ошибки в приложении Д5 подлежат обязательному исправлению, ведь с помощью Д5 вносятся данные в электронную трудовую книжку в Госреестр и определяется страховой стаж

Ошибка в приложении Д5 к Объединенному отчету за март 2025 г. (событие – увольнение с работы): неправильно указаны реквизиты приказа об увольнении в реквизите 16 (неправильная дата) и основание для увольнения в реквизите 17 («ч. 1 ст. 36» вместо ст. 38 КЗоТ)