Чи передбачено відповідальність за неоцифрування трудових книжок до 10.06.2026?

Ситуація із практики

На підприємстві не встигли відсканувати та передати на портал ПФУ відомості із трудових книжок працівників. Чи передбачено штрафні санкції за несвоєчасне подання чи інші негативні наслідки?

Ні, не передбачено.

Законом від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який набув чинності 10.06.2021, передбачено п’ятирічний період для переходу на електронний облік трудової діяльності. Тобто до 10.06.2026 мало відбутися оцифрування паперових трудових книжок.

Нагадаємо, що постановою КМУ від 27.11.2019 № 1084 запроваджено облік трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі і затверджено відповідний Порядок обліку. А на виконання приписів цієї Постанови постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 було затверджено Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.

Вищезгаданими законодавчими актами не передбачено жодних санкцій чи інших негативних наслідків ні для працівників, ні для роботодавців за неподання в ПФУ відомостей із трудових книжок до 10 червня 2026 року.

Зауважимо, що застосування до роботодавця санкцій за несвоєчасне подання таких відомостей як за порушення законодавства про працю також неможливе, адже в КЗпП не йдеться про кінцевий термін – до 10.06.2026, як і взагалі про обов’язок подавати до ПФУ відомості з паперових трудових книжок. До того ж, обов’язку передання саме роботодавцем сканкопії трудової книжки до ПФУ не встановлено – це може зробити громадянин самостійно.

Детальніше про порядок подання відомостей із трудової книжки на оцифрування див. у статті «Подання відомостей про трудову діяльність через вебпортал ПФУ: покрокові дії».

Єдиним можливим негативним наслідком неоцифрування трудової книжки може бути її втрата або пошкодження. Адже якщо дані не оцифровано, підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення.

До того ж, як відомо із практики, не зникла можливість подання сканованої трудової книжки після 10.06.2026.

Крім того, через неподання відомостей про трудову діяльність на портал ПФУ трудовий стаж не втрачається. Обгрунтування див. у статті «Чи втратить працівник пенсійний стаж, якщо скан-копію трудової книжки не буде передано у ПФУ до 10.06.2026?».

Отже, штрафні санкції чи інші негативні наслідки несвоєчасного передання скан-копій трудових книжок на портал ПФУ не передбачено. Зробити це можна і після 10.06.2026.