Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Номенклатура дел структурного подразделения: успейте до 15 ноября!

Каждое структурное подразделение юридического лица должно разработать номенклатуру дел. На основе таких номенклатур формируется и утверждается сводная номенклатура дел юрлица. Читайте в статье, что такое номенклатура дел, кому и в какие сроки ее необходимо разработать.


Что такое номенклатура дел?

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел установлен Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Эти Правила являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями (далее – учреждение) независимо от форм собственности (п. 1 разд. І «Общие положения»).

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (п. 2 разд. І Правил № 1000/5).

В конце каждого делопроизводственного года номенклатуру дел отдела кадров и других структурных подразделений учреждения сводят в единую, после чего при необходимости уточняют, вносят изменения.

Новая номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.

Разные виды номенклатуры дел, а также порядок их составления и утверждения рассмотрены в гл. 1 «Составление номенклатуры дел» разд. ІV «Систематизация и хранение документов в делопроизводстве» Правил № 1000/5.

Как сформировать номенклатуру дел?

Сначала структурные подразделения учреждения формируют номенклатуру дел своего подразделения.

В какой срок нужно разработать номенклатуру дел?

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть разработана не позднее 15 ноября текущего года.

Кто формирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел формирует должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, на основании изучения документов по всем вопросам деятельности подразделения с привлечением специалистов, которые работают в этом подразделении.

Кто визирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел подписывает руководитель структурного подразделения и визирует руководитель архива учреждения (должностное лицо, ответственное за ведение архива), как это предусмотрено в форме приложения 11 к Правилам № 1000/5 (см. образец) (п. 8 гл. І разд. IV Правил № 1000/5).

Для чего структурные подразделения составляют номенклатуры дел?

На основе номенклатур дел структурных подразделений служба делопроизводства учреждения формирует сводную номенклатуру дел учреждения. В дальнейшем структурные подразделения учреждения получают для использования в работе заверенные в установленном порядке извлечения из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел учреждения.

Куда передается номенклатура дел?

Разработанная номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем подразделения, одобренная экспертной комиссией подразделения, если такая комиссия создана, и согласована с руководителем архивного подразделения учреждения.

После этого номенклатуру дел отдела передают в службу делопроизводства (общий отдел, отдел делопроизводства и контроля, канцелярию и т. п.) для присоединения ее к сводной номенклатуре дел.

Образец

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)
і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення
про відділ кадрів

 

До заміни новим

 

05-02

Посадові інструкції
працівників підприємства

 

Постійно

 

...

...

...

...

...

_________________________________________________________

(назва підрозділу)

Посада керівника
структурного підрозділу                   ____________             ______________

(підпис)                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

___________ 20__ року

Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) установи           ____________        _________

(підпис)          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Итак! До 15 ноября 2023 года каждому структурному подразделению учреждения необходимо разработать номенклатуру дел структурного подразделения и передать ее в отдел делопроизводства учреждения.

Зразок. Номенклатура справ.doc
Скачать
Комментарии к материалу
Статьи по теме
09.10.2025
Индексация зарплаты в октябре 2025 года
В статье рассмотрены особенности проведения индексации зарплаты в октябре 2025 года и приведены несколько практических примеров. Уже четыре месяца подряд коэффициенты индексации не меняются. В 2025 году право на индексацию возникло только в июле для тех работников, которым не повышали оклады (ставки...
30.09.2025
Варианты действий работодателя при повреждении предприятия
В статье рассмотрены 7 возможных вариантов действий работодателя в случае повреждения или уничтожения предприятия. Война всегда приводит к разрушительным последствиям, в частности и к повреждению предприятий или их производственных помещений. В связи с этим работники не могут выполнять свои трудовые...
23.09.2025
Каковы действия работодателя в случае невозвращения забронированного работника из-за границы?
В ответе на вопрос выясняем, что делать работодателю, если забронированный работник не возвращается из заграничного отпуска. Практическая ситуация Забронированный работник не вернулся из заграничного отпуска, сообщив в месенджере, что не планирует возвращаться в Украину в ближайшее время, и просит ...
Популярное
18.08.2025
Учет расходов на создание веб-сайта
В статье расскажем, что такое веб-сайт и как отражать в бухгалтерском и налоговом учете расходы на его создание. Сегодня веб-сайты используются с разными целями. Некоторые выполняют только представительские функции. Это может быть, например, сайт-визитка – электронный аналог традиционной бумаж...
28.07.2025
Как применять международные договоры (конвенции) об избежании двойного налогообложения
В статье рассмотрено, при каких условиях в случяае выплаті доходов нерезидентам можно применять международные договоры (конвенции) об избежании двойного налогообложения, а также в чем особенности налогообложения отдельных видов доходов по правилам конвенций. Резиденты Украины (как юрлица, так и физл...
18.07.2025
Какие документы должен иметь водитель для приема на работу
В статье рассмотрено, какие документы нужно требовать от водителя при приеме его на работу. При выполнении трудовых обязанностей водитель отвечает за транспортное средство (далее – ТС), пассажиров, груз. Поэтому работодатель, принимая человека на такую должность, должен проверить, есть ли у не...
Новое
09.10.2025
Индексация зарплаты в октябре 2025 года
В статье рассмотрены особенности проведения индексации зарплаты в октябре 2025 года и приведены несколько практических примеров. Уже четыре месяца подряд коэффициенты индексации не меняются. В 2025 году право на индексацию возникло только в июле для тех работников, которым не повышали оклады (ставки...
30.09.2025
Варианты действий работодателя при повреждении предприятия
В статье рассмотрены 7 возможных вариантов действий работодателя в случае повреждения или уничтожения предприятия. Война всегда приводит к разрушительным последствиям, в частности и к повреждению предприятий или их производственных помещений. В связи с этим работники не могут выполнять свои трудовые...
29.09.2025
Нормы продолжительности рабочего времени и важные события в октябре 2025 года
Какова норма продолжительности рабочего времени в октябре 2025 года? В статье дадим ответы на вопросы касательно продолжительности рабочего времени в октябре 2025 года и подачи статотчетности. Какова норма продолжительности рабочего времени в октябре 2025 года? В октябре – 31 календарный...
Лучшие материалы