Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Номенклатура дел структурного подразделения: успейте до 15 ноября!

Каждое структурное подразделение юридического лица должно разработать номенклатуру дел. На основе таких номенклатур формируется и утверждается сводная номенклатура дел юрлица. Читайте в статье, что такое номенклатура дел, кому и в какие сроки ее необходимо разработать.


Что такое номенклатура дел?

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел установлен Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Эти Правила являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями (далее – учреждение) независимо от форм собственности (п. 1 разд. І «Общие положения»).

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (п. 2 разд. І Правил № 1000/5).

В конце каждого делопроизводственного года номенклатуру дел отдела кадров и других структурных подразделений учреждения сводят в единую, после чего при необходимости уточняют, вносят изменения.

Новая номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.

Разные виды номенклатуры дел, а также порядок их составления и утверждения рассмотрены в гл. 1 «Составление номенклатуры дел» разд. ІV «Систематизация и хранение документов в делопроизводстве» Правил № 1000/5.

Как сформировать номенклатуру дел?

Сначала структурные подразделения учреждения формируют номенклатуру дел своего подразделения.

В какой срок нужно разработать номенклатуру дел?

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть разработана не позднее 15 ноября текущего года.

Кто формирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел формирует должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, на основании изучения документов по всем вопросам деятельности подразделения с привлечением специалистов, которые работают в этом подразделении.

Кто визирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел подписывает руководитель структурного подразделения и визирует руководитель архива учреждения (должностное лицо, ответственное за ведение архива), как это предусмотрено в форме приложения 11 к Правилам № 1000/5 (см. образец) (п. 8 гл. І разд. IV Правил № 1000/5).

Для чего структурные подразделения составляют номенклатуры дел?

На основе номенклатур дел структурных подразделений служба делопроизводства учреждения формирует сводную номенклатуру дел учреждения. В дальнейшем структурные подразделения учреждения получают для использования в работе заверенные в установленном порядке извлечения из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел учреждения.

Куда передается номенклатура дел?

Разработанная номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем подразделения, одобренная экспертной комиссией подразделения, если такая комиссия создана, и согласована с руководителем архивного подразделения учреждения.

После этого номенклатуру дел отдела передают в службу делопроизводства (общий отдел, отдел делопроизводства и контроля, канцелярию и т. п.) для присоединения ее к сводной номенклатуре дел.

Образец

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)
і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення
про відділ кадрів

 

До заміни новим

 

05-02

Посадові інструкції
працівників підприємства

 

Постійно

 

...

...

...

...

...

_________________________________________________________

(назва підрозділу)

Посада керівника
структурного підрозділу                   ____________             ______________

(підпис)                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

___________ 20__ року

Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) установи           ____________        _________

(підпис)          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Итак! До 15 ноября 2023 года каждому структурному подразделению учреждения необходимо разработать номенклатуру дел структурного подразделения и передать ее в отдел делопроизводства учреждения.

Зразок. Номенклатура справ.doc
Скачать
Комментарии к материалу
Статьи по теме
21.07.2025
Работник переведен на другую должность: нужно ли уведомлять налоговый орган?
В статье рассмотрено, должен ли работодатель подавать в налоговый орган уведомление о приеме работника в ситуации, когда: работника переводят на другую должность; работник был совместителем, а стал основным работником. Как известно, работодатели обязаны подавать в орган ГНС уведомление о приеме новы...
07.07.2025
В июле 2025 года возобновляется индексация зарплаты
В статье изложены общие правила индексации зарплаты и особенности ее проведения в июле 2025 года. Как известно, с января 2025 года индексацию «обнулили», и для всех этот месяц стал «базовым» для проведения индексации (см. письмо Минсоцполитики от 10.12.2024 № 105/0/214-24). Э...
07.07.2025
Выезд забронированных работников за границу: возможно ли?
В консультации выясняем, могут ли забронированные работники выезжать за границу, и анализируем разъяснения госорганов по данному вопросу. Как известно, во время военного положения выезд за границу мужчин в возрасте от 18 до 60 лет ограничен. В то же время, прямой нормы, которая четко запрещает выезд...
Популярное
20.06.2025
Резерв сомнительных долгов: в каких случаях предприятию выгодно его создавать
Расскажем, какие предприятия могут оптимизировать налог на прибыль путем создания резерва сомнительных долгов и как правильно сформировать этот резерв, чтобы не было претензий со стороны контролирующих органов. В чем состоит проблема: оптимизация объекта обложения налогом на прибыль для некоторых пр...
20.06.2025
Как рассчитать резерв отпусков на дату баланса
В статье расскажем о порядке формирования резерва отпусков и регулярности его пересмотра. Нужно ли ежемесячно инвентаризовать резерв? Обеспечение на оплату отпусков формируется для равномерного распределения расходов на отпуска между отчетными периодами. Его создание – обязанность предприятия....
20.06.2025
Резерв на выполнение гарантийных обязательств: кто должен создавать и в чем выгода
В статье расскажем, как знания стандартов бухучета помогают оптимизировать базу обложения налогом на прибыль. Также поговорим о формировании резерва на выполнение гарантийных обязательств. Полезная норма бухучета: согласно п. 13–18 НП(С)БУ 11 «Обязательства» предприятиям дана возмо...
Новое
21.07.2025
Работник переведен на другую должность: нужно ли уведомлять налоговый орган?
В статье рассмотрено, должен ли работодатель подавать в налоговый орган уведомление о приеме работника в ситуации, когда: работника переводят на другую должность; работник был совместителем, а стал основным работником. Как известно, работодатели обязаны подавать в орган ГНС уведомление о приеме новы...
18.07.2025
Какие документы должен иметь водитель для приема на работу
В статье рассмотрено, какие документы нужно требовать от водителя при приеме его на работу. При выполнении трудовых обязанностей водитель отвечает за транспортное средство (далее – ТС), пассажиров, груз. Поэтому работодатель, принимая человека на такую должность, должен проверить, есть ли у не...
11.07.2025
Если задолженность по зарплате выплачивается в июле 2025 года
Компенсация гражданам потери части доходов в связи с нарушением сроков их выплаты осуществляется в случае задержки выплаты доходов на один и более календарных месяцев в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением КМУ от 21.02.2001 № 159. Сумма компенсации исчисляется как произведение начис...
Лучшие материалы