Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Номенклатура дел структурного подразделения: успейте до 15 ноября!

Каждое структурное подразделение юридического лица должно разработать номенклатуру дел. На основе таких номенклатур формируется и утверждается сводная номенклатура дел юрлица. Читайте в статье, что такое номенклатура дел, кому и в какие сроки ее необходимо разработать.


Что такое номенклатура дел?

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел установлен Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Эти Правила являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями (далее – учреждение) независимо от форм собственности (п. 1 разд. І «Общие положения»).

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (п. 2 разд. І Правил № 1000/5).

В конце каждого делопроизводственного года номенклатуру дел отдела кадров и других структурных подразделений учреждения сводят в единую, после чего при необходимости уточняют, вносят изменения.

Новая номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.

Разные виды номенклатуры дел, а также порядок их составления и утверждения рассмотрены в гл. 1 «Составление номенклатуры дел» разд. ІV «Систематизация и хранение документов в делопроизводстве» Правил № 1000/5.

Как сформировать номенклатуру дел?

Сначала структурные подразделения учреждения формируют номенклатуру дел своего подразделения.

В какой срок нужно разработать номенклатуру дел?

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть разработана не позднее 15 ноября текущего года.

Кто формирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел формирует должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, на основании изучения документов по всем вопросам деятельности подразделения с привлечением специалистов, которые работают в этом подразделении.

Кто визирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел подписывает руководитель структурного подразделения и визирует руководитель архива учреждения (должностное лицо, ответственное за ведение архива), как это предусмотрено в форме приложения 11 к Правилам № 1000/5 (см. образец) (п. 8 гл. І разд. IV Правил № 1000/5).

Для чего структурные подразделения составляют номенклатуры дел?

На основе номенклатур дел структурных подразделений служба делопроизводства учреждения формирует сводную номенклатуру дел учреждения. В дальнейшем структурные подразделения учреждения получают для использования в работе заверенные в установленном порядке извлечения из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел учреждения.

Куда передается номенклатура дел?

Разработанная номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем подразделения, одобренная экспертной комиссией подразделения, если такая комиссия создана, и согласована с руководителем архивного подразделения учреждения.

После этого номенклатуру дел отдела передают в службу делопроизводства (общий отдел, отдел делопроизводства и контроля, канцелярию и т. п.) для присоединения ее к сводной номенклатуре дел.

Образец

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)
і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення
про відділ кадрів

 

До заміни новим

 

05-02

Посадові інструкції
працівників підприємства

 

Постійно

 

...

...

...

...

...

_________________________________________________________

(назва підрозділу)

Посада керівника
структурного підрозділу                   ____________             ______________

(підпис)                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

___________ 20__ року

Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) установи           ____________        _________

(підпис)          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Итак! До 15 ноября 2023 года каждому структурному подразделению учреждения необходимо разработать номенклатуру дел структурного подразделения и передать ее в отдел делопроизводства учреждения.

Зразок. Номенклатура справ.doc
Скачать
Комментарии к материалу
Статьи по теме
27.06.2025
Производственная практика студентов заведений высшего образования и ее оформление
Из статьи вы узнаете, как должна проходить производственная практика студентов высшего образования и можно ли оформить трудовые отношения со студентом-практикантом. Прохождение практики студентами заведений высшего образования несколько отличается от прохождения практики учащимися заведений професси...
26.06.2025
Оплата практики студентов и руководителей практики
В статье рассмотрены особенности оплаты практики студентов высших учебных заведений и руководителей практики. Оплата производственной практики студентов заведений высшего образования и руководителей такой практики имеет свои особенности. В статье расскажем о том, как и при каких условиях оплачиваетс...
12.06.2025
Прекращение отпуска без сохранения зарплаты для оформления ежегодного отпуска
Можно ли предоставить ежегодный основной отпуск работнику в период пребывания его в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном на период действия военного положения? Практическая ситуация Можно ли предоставить ежегодный основной отпуск работнику в период пребывания его в отпуске без сохранени...
Популярное
05.04.2025
Продление срока полезного использования полностью самортизированных основных средств
Ситуация из практики: срок, определенный при первоначальном признании объекта основных средств (далее – ОС), уже истек, а актив продолжает использоваться. НП(С)БУ 7 предусмотрено, что срок полезного использования (эксплуатации) объекта ОС пересматривается в случае изменения ожидаемых экономич...
27.06.2025
Какие документы должен иметь водитель для приема на работу
В статье рассмотрено, какие документы нужно требовать от водителя при приеме его на работу. При выполнении трудовых обязанностей водитель отвечает за транспортное средство (далее – ТС), пассажиров, груз. Поэтому работодатель, принимая человека на такую должность, должен проверить, есть ли у не...
23.04.2025
Бесплатное получение ОС от резидента
Предприятие может получить объект основных средств (далее – ОС) как за плату, так и бесплатно. В последнем случае бухгалтеров обычно интересует, как определить стоимость объекта, по которой его нужно оприходовать и каким документом подтвердить такую стоимость. В статье расскажем, как документа...
Новое
27.06.2025
Какие документы должен иметь водитель для приема на работу
В статье рассмотрено, какие документы нужно требовать от водителя при приеме его на работу. При выполнении трудовых обязанностей водитель отвечает за транспортное средство (далее – ТС), пассажиров, груз. Поэтому работодатель, принимая человека на такую должность, должен проверить, есть ли у не...
27.06.2025
Производственная практика студентов заведений высшего образования и ее оформление
Из статьи вы узнаете, как должна проходить производственная практика студентов высшего образования и можно ли оформить трудовые отношения со студентом-практикантом. Прохождение практики студентами заведений высшего образования несколько отличается от прохождения практики учащимися заведений професси...
26.06.2025
Оплата практики студентов и руководителей практики
В статье рассмотрены особенности оплаты практики студентов высших учебных заведений и руководителей практики. Оплата производственной практики студентов заведений высшего образования и руководителей такой практики имеет свои особенности. В статье расскажем о том, как и при каких условиях оплачиваетс...
Лучшие материалы