Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Номенклатура дел структурного подразделения: как оформить

Каждое структурное подразделение юридического лица должно разработать номенклатуру дел. На основе таких номенклатур формируется и утверждается сводная номенклатура дел юрлица. Читайте в статье, что такое номенклатура дел, кому и в какие сроки ее необходимо разработать.


Что такое номенклатура дел?

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел установлен Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Эти Правила являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями (далее – учреждение) независимо от форм собственности (п. 1 разд. І «Общие положения»).

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (п. 2 разд. І Правил № 1000/5).

В конце каждого делопроизводственного года номенклатуру дел отдела кадров и других структурных подразделений учреждения сводят в единую, после чего при необходимости уточняют, вносят изменения.

Новая номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.

Разные виды номенклатуры дел, а также порядок их составления и утверждения рассмотрены в гл. 1 «Составление номенклатуры дел» разд. ІV «Систематизация и хранение документов в делопроизводстве» Правил № 1000/5.

Как сформировать номенклатуру дел структурного подразделения?

Сначала структурные подразделения учреждения формируют номенклатуру дел своего подразделения. После этого может быть сформирована номенклатура дел учреждения.

В какой срок нужно разработать номенклатуру дел?

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть разработана не позднее 15 ноября текущего года.

Кто формирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел формирует должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, на основании изучения документов по всем вопросам деятельности подразделения с привлечением специалистов, которые работают в этом подразделении.

Кто визирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел подписывает руководитель структурного подразделения и визирует руководитель архива учреждения (должностное лицо, ответственное за ведение архива), как это предусмотрено в форме приложения 11 к Правилам № 1000/5 (п. 8 гл. І разд. IV Правил № 1000/5).

Для чего структурные подразделения составляют номенклатуры дел?

На основе номенклатур дел структурных подразделений служба делопроизводства учреждения формирует сводную номенклатуру дел учреждения. В дальнейшем структурные подразделения учреждения получают для использования в работе заверенные в установленном порядке извлечения из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел учреждения.

По какой форме составляется номенклатура дел структурного подразделения?

Номенклатура дел структурных подразделений учреждения составляется по форме, приведенной в приложении 11 к Правилам № 1000/5.

Куда передается номенклатура дел?

Разработанная номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем подразделения, одобренная экспертной комиссией подразделения, если такая комиссия создана, и согласована с руководителем архивного подразделения учреждения (при наличии).

После этого номенклатуру дел отдела передают в службу делопроизводства (общий отдел, отдел делопроизводства и контроля, канцелярию и т. п.) для присоединения ее к сводной номенклатуре дел.

Итак! До 15 ноября ежегодно каждое структурное подразделение разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и передает ее в отдел делопроизводства учреждения. После чего на основе номенклатуры структурных подразделений должна быть сформирована номенклатура дел всего предприятия.

Зразок. Номенклатура справ.doc
Скачать
Комментарии к материалу
Статьи по теме
18.02.2026
Каким документом подтверждается наличие инвалидности у работника?
В статье рассмотрено, какой документ для подтверждения инвалидности должен представить работник работодателю в 2026 году. Напомним, что этот документ имеет значение для выполнения норматива по трудоустройству лиц с инвалидностью, применения льготной ставки ЕСВ, а также предоставления такому работник...
09.02.2026
Расчет нормы продолжительности рабочего времени – 2026
В статье приводим расчет нормы продолжительности рабочего времени на 2026 год при пятидневной и шестидневной рабочей неделе с учетом продления военного положения до конца 2026 года.  Учет рабочего времени является важной частью организации труда, поэтому работодатели должны рассчитывать норму е...
04.02.2026
Оформление трудовых отношений в электронной форме: экспериментальный проект
В статье кратко изложена суть экспериментального проекта по трудоустройству и оформлению трудовых отношений в электронной форме через государственную информационную систему и порядок его реализации. Постановлением КМУ от 07.01.2026 № 41 (далее – Постановление № 41) правительство согласовало пр...
Популярное
19.01.2026
Формирование финансового результата: отражение в бухучете
По завершении отчетного финансового года в бухгалтерии подводят окончательные итоги работы предприятия за год – сравнивают доходы отчетного периода и расходы, понесенные для их получения, и определяют финансовый результат. Как это сделать, читайте в данной статье. Годовая финансовая отчетность...
02.12.2025
Отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда: кому и как оформить?
В данной статье мы рассмотрим, в каком порядке работникам предоставляется дополнительный ежегодный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Из этой статьи вы узнаете, в каких случаях работодатель обязан предоставить сотруднику дополнительный ежегодный отпуск за работу с вредными и тяж...
05.01.2026
Минимальная зарплата и прожиточный минимум – 2026: главные цифры года и их влияние на базовые показатели
Минимальная зарплата и прожиточный минимум влияют на ключевые зарплатные расчеты. Поэтому приводим показатели-2026, которые бухгалтер во избежание ошибок должен иметь под рукой в течение всего года. 2026 год традиционно начинается для бухгалтера с проверки базовых социальных показателей. Минимальная...
Новое
18.02.2026
Каким документом подтверждается наличие инвалидности у работника?
В статье рассмотрено, какой документ для подтверждения инвалидности должен представить работник работодателю в 2026 году. Напомним, что этот документ имеет значение для выполнения норматива по трудоустройству лиц с инвалидностью, применения льготной ставки ЕСВ, а также предоставления такому работник...
17.02.2026
Проверки Гоструда во время военного положения: правила и новшества
В статье рассмотрено, какие проверки вправе проводить органы Гоструда во время военного положения и какие правила при этом они должны соблюдать. Проверки соблюдения трудового законодательства – один из самых актуальных вопросов для работодателей, поскольку его нормы периодически меняются, усле...
11.02.2026
Гарантии и льготы для доноров
В статье рассказываем о льготах и гарантиях для работников-доноров, а также о порядке оформления кадровых документов в случае донации крови. Для работников-доноров законодательством предусмотрены государственные гарантии и льготы, часть из которых предоставляют работодатели. В статье рассмотрим, как...
Лучшие материалы