Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Номенклатура дел структурного подразделения: успейте до 15 ноября!

Каждое структурное подразделение юридического лица должно разработать номенклатуру дел. На основе таких номенклатур формируется и утверждается сводная номенклатура дел юрлица. Читайте в статье, что такое номенклатура дел, кому и в какие сроки ее необходимо разработать.


Что такое номенклатура дел?

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел установлен Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Эти Правила являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями (далее – учреждение) независимо от форм собственности (п. 1 разд. І «Общие положения»).

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (п. 2 разд. І Правил № 1000/5).

В конце каждого делопроизводственного года номенклатуру дел отдела кадров и других структурных подразделений учреждения сводят в единую, после чего при необходимости уточняют, вносят изменения.

Новая номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.

Разные виды номенклатуры дел, а также порядок их составления и утверждения рассмотрены в гл. 1 «Составление номенклатуры дел» разд. ІV «Систематизация и хранение документов в делопроизводстве» Правил № 1000/5.

Как сформировать номенклатуру дел?

Сначала структурные подразделения учреждения формируют номенклатуру дел своего подразделения.

В какой срок нужно разработать номенклатуру дел?

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть разработана не позднее 15 ноября текущего года.

Кто формирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел формирует должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, на основании изучения документов по всем вопросам деятельности подразделения с привлечением специалистов, которые работают в этом подразделении.

Кто визирует номенклатуру дел?

Номенклатуру дел подписывает руководитель структурного подразделения и визирует руководитель архива учреждения (должностное лицо, ответственное за ведение архива), как это предусмотрено в форме приложения 11 к Правилам № 1000/5 (см. образец) (п. 8 гл. І разд. IV Правил № 1000/5).

Для чего структурные подразделения составляют номенклатуры дел?

На основе номенклатур дел структурных подразделений служба делопроизводства учреждения формирует сводную номенклатуру дел учреждения. В дальнейшем структурные подразделения учреждения получают для использования в работе заверенные в установленном порядке извлечения из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел учреждения.

Куда передается номенклатура дел?

Разработанная номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем подразделения, одобренная экспертной комиссией подразделения, если такая комиссия создана, и согласована с руководителем архивного подразделения учреждения.

После этого номенклатуру дел отдела передают в службу делопроизводства (общий отдел, отдел делопроизводства и контроля, канцелярию и т. п.) для присоединения ее к сводной номенклатуре дел.

Образец

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)
і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення
про відділ кадрів

 

До заміни новим

 

05-02

Посадові інструкції
працівників підприємства

 

Постійно

 

...

...

...

...

...

_________________________________________________________

(назва підрозділу)

Посада керівника
структурного підрозділу                   ____________             ______________

(підпис)                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

___________ 20__ року

Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) установи           ____________        _________

(підпис)          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Итак! До 15 ноября 2023 года каждому структурному подразделению учреждения необходимо разработать номенклатуру дел структурного подразделения и передать ее в отдел делопроизводства учреждения.

Зразок. Номенклатура справ.doc
Скачать
Комментарии к материалу
Статьи по теме
27.05.2025
Средняя зарплата для бронирования работников: как определять
Для того чтобы получить статус критически важного, предприятие должно соответствовать установленным критериям, один из которых касается размера средней зарплаты. Как определить этот показатель и какие выплаты учитываются при его исчислении, читайте в статье. Для того чтобы получить статус критически...
08.05.2025
Изменения относительно дистанционной и надомной работы
С 02.05.2025 вступил в силу Закон от 27.03.2025 № 4339-IX «О внесении изменений в Кодекс законов о труде Украины относительно усовершенствования правового регулирования отдельных вопросов надомной и дистанционной работы» (далее – Закон № 4339). Рассмотрим, какие именно изменен...
08.05.2025
Возвращение работника на работу после военной службы: действия работодателя
В статье рассмотрим, как работодателю оформить возвращение работника на работу после его увольнения с военной службы. На сегодняшний день учащаются случаи, когда мобилизованный работник увольняется с военной службы и возвращается на работу. Так что в этой статье расскажем: как действовать работод...
Популярное
05.04.2025
Продление срока полезного использования полностью самортизированных основных средств
Ситуация из практики: срок, определенный при первоначальном признании объекта основных средств (далее – ОС), уже истек, а актив продолжает использоваться. НП(С)БУ 7 предусмотрено, что срок полезного использования (эксплуатации) объекта ОС пересматривается в случае изменения ожидаемых экономич...
11.03.2025
Приказ об установлении норм расхода топлива
Если ваше предприятие решило прибегнуть к нормированию расходов горючего или размышляет, целесообразно ли это делать, постараемся упростить для вас эту задачу, приведя в статье: образец приказа об установлении норм расхода топлива; две причины, почему на предприятии необходим такой приказ. Есл...
10.03.2025
Списание ГСМ: оформление документов и учет
Для того чтобы обеспечить грамотный учет списания горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ), бухгалтер должен иметь первичные документы, фиксирующие транспортную работу (пробег) и фактические расходы ГСМ. Типовые формы этих документов законодательно не утверждены, так что их можно разработать ...
Новое
03.06.2025
Предприятие трудоустраивает переселенцев: как получить компенсацию от государства
В статье рассмотрено, в каких случаях работодатель вправе получить денежную компенсацию за трудоустройство временно перемещенный лиц, а также даны ответы на вопросы, касающиеся порядка оформления такой компенсации.  Предприятие принимает на работу нескольких работников, которые временно перееха...
03.06.2025
Штрафоопасные ошибки по НДФЛ и военному сбору в Объединенном отчете
После введения военного положения были некоторые послабления применения штрафных санкций, в частности, касающихся представления налоговой отчетности. Но сейчас штрафы применяются как за несвоевременное представление Объединенного отчета, так и за нарушения при начислении и уплате НДФЛ и военного сбо...
03.06.2025
Штрафы по НДФЛ и военному сбору: какие нарушения обходятся дороже всего
Нарушения, связанные с неначислением, неуплатой НДФЛ и военного сбора, а также непредставлением Объединенной отчетности, представлением ее с недостоверными данными и ошибками, могут привести к серьезным штрафным санкциям. В данной статье мы рассмотрим, какие именно штрафы предусмотрены за такие нару...
Лучшие материалы